Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФСС РФ от 02.07.99 N 102 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО ПОСТРАДАВШИХ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ЗАБОЛЕВАНИЙ"

4.1. Хранение личных (учетных дел) пострадавших осуществляется отделениями Фонда.

В исключительных случаях (значительная территориальная отдаленность от отделения Фонда при наличии большого количества пострадавших на этой территории) при обеспечении надлежащих условий, предусмотренных настоящими Правилами, личные (учетные) дела пострадавших могут храниться в филиалах отделений Фонда. Разрешение на хранение личных (учетных) дел пострадавших в филиале отделения Фонда оформляется приказом управляющего отделением Фонда.

4.2. Для хранения личных (учетных) дел пострадавших выделяется отдельное специально оборудованное помещение.

При небольшом количестве личные (учетные) дела пострадавших хранятся на производственной площади структурного подразделения, на которое возложена функция по формированию, ведению и учету дел, в специально отведенном для этих целей месте, исключающем свободный доступ к личным делам пострадавших.

4.3. Для размещения личных (учетных) дел пострадавших применяется специальное оборудование - стеллажи, сейфы, металлические шкафы и т.д.

Личные (учетные) дела пострадавших размещаются в алфавитном порядке.

При наличии в отделении Фонда большого количества личных (учетных) дел пострадавших допускается иной порядок их размещения, определяемый исполнительным органом Фонда.

4.4. По истечении двух лет после прекращения обеспечения по страхованию личные (учетные) дела пострадавших оформляются и сдаются по описи (приложение 3) на ведомственное хранение в соответствии с Основными правилами.

4.5. При подготовке к архивному хранению:

- личные (учетные) дела пострадавших извлекаются из картонных обложек и объединяются в одно дело в объеме не более 250 листов;

- внутри дела документы располагаются в строгом алфавитном порядке фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества получателя обеспечения по страхованию;

- к объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных (учетных) дел пострадавших с перечислением в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

4.6. Личные (учетные) дела пострадавших хранятся в отделениях Фонда 75 лет и в архивные учреждения не передаются. По истечении срока хранения личные (учетные) дела пострадавших подлежат уничтожению в установленном порядке.