Законодательная база Российской Федерации

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ Минздрава РФ от 14.05.98 N 98/124 "О ВНУТРИВЕДОМСТВЕННОМ ПЕРВИЧНОМ УЧЕТЕ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ДРУГИХ МЕДИЦИНСКИХ ТОВАРОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ РОЗНИЧНОЙ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ (АПТЕЧНОЙ) СЕТИ ВСЕХ ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАВОВЫХ ФОРМ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

При приеме товаров материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, счете или других сопроводительных документах, возвращаемых экспедитору, проставляют штамп или печать фармацевтической организации и своей подписью (при коллективной материальной ответственности не менее двух членов) подтверждают факт приема товаров. В этих документах указываются также расхождения (если они имели место) между фактическим наличием товаров и данных накладных, счетов или других сопроводительных документов.

На экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп "приема".

Фармацевтические организации, получающие товар по почте, на его недостачу составляют специальный акт (формы N А-1.2 и N А-1.4), о чем делается отметка в сопроводительном документе.

Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак.

Для участия в приеме товаров и составления акта приглашается представитель аптечного склада (базы, фирмы) или поставщика, незаинтересованной организации или общественности аптеки. Удостоверение представителя прилагается к акту.

Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм.

Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй экземпляр прилагается к приемному акту и вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приеме) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму.

В п. 6 акта перечисляются только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве.

Удостоверение выдается представителю независимой организации, которому в качестве представителя общественности поручено участвовать в приеме товаров, поступивших от поставщиков.

Список лиц, которые могут быть привлечены к участию в приеме товаров, определяется нормативными документами законодательства Российской Федерации или соглашениями контрагентов, или обычаем делового оборота (номер протокола и дата указывается в удостоверении). Каждый представитель общественности рекомендуется участвовать в приеме товаров не более двух раз в месяц. Удостоверение не может быть выдано материально ответственным и подчиненным им лицам, а также работникам, связанным с учетом, хранением, приемом и отпуском материальных ценностей.

Представитель общественности назначается в тех случаях, когда в приеме не участвуют представители поставщика или незаинтересованной организации.

Удостоверение прилагается к формам N А-1.2 и N А-1.4.

Применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него.

Применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье.

Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и служит одновременно расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю.

Оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа.

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель организации, материально ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор - технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в фармацевтической организации.

Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, служит накопительным документом и заполняется лицом, уполномоченным для приема стеклянной посуды от населения. Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости с отсортированной посудой сдается материально ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды.

В журнале регистрации счетов поступления товаров по группам ведется учет поступления товаров в аптеку. Журнал служит основным документом для составления отчета.

Поступившие товары отражаются по розничным и оптовым ценам.

Карточка составляется в отделах аптеки в одном экземпляре на каждую поступившую серию медицинских товаров и служит контрольным документом реализации лекарственных средств по срокам годности.

Свободные отпускные цены (тарифа) фиксируются в протоколе согласования, который подписывается руководителями предприятия - изготовителя и предприятия - потребителя.

Возможно фиксирование указанных цен (тарифов) в договорах на поставку продукции (товаров) в других документах, подтверждающих согласие покупателя с уровнем цен (тарифов).

Аптечные розничные организации, осуществляющие реализацию медицинской продукции по свободным розничным ценам, фиксируют эти цены, уровень применяемых торговых и снабженческо - сбытовых надбавок в реестрах.

Свободные отпускные цены (тарифы) на продукцию (товары, услуги) указываются в установленном порядке поставщиком в расчетно - платежных, а также первично - учетных документах (товарно - транспортных накладных, счетах - фактурах, платежных требованиях и др.). В данных документах суммы акциза, налога на добавленную стоимость, лицензионного сбора по алкогольной продукции указываются в установленном порядке отдельной строкой.

Заказ - требование выписывается аптечной организацией в 1 - 2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением медицинского товара со склада, базы, фирмы и других предприятий.

Аптечная организация получает медицинский товар согласно товарно - транспортной накладной при поступлении его со склада, базы, фирмы и других предприятий. Один экземпляр накладной с подписью грузополучателя в получении медицинского товара вместе с реестром расходных или других сопроводительных документов возвращается на склад, базу, фирму или другое предприятие. Другой экземпляр накладной остается в аптечной организации при получении товара.

При получении товара аптечная организация получает сопроводительный (упаковочный) лист, который предъявляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами.

При получении товара проверяется наличие упаковочного вкладыша. Форма применяется при упаковке товара в ящики, контейнеры, мешки и т.д., заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр кладется в упаковку, второй прилагается к накладной, которая остается у грузоотправителя.

Журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета изготовленных в аптеках по рецептам лекарственных средств бесквитанционным методом.

В графе 2 "Номер рецепта" проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам.

Квитанция заполняется при приеме рецепта на индивидуальное изготовление лекарственного средства в одном экземпляре.

Корешок квитанции служит основанием для учета лекарственных средств, изготовленных по рецептам. Квитанции комплектуются по 50 - 100 штук.

Книга заводится на год. На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие предметно - количественному учету. Для каждой лекарственной формы, дозировки, фасовки лекарственного препарата отводится отдельный лист (разворот). Указываются единицы учета для каждого препарата. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально ответственного лица. Поступление отражается по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами (ежедневные записи) и подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно - профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки.

Книга заполняется уполномоченным на это материально ответственным лицом.

Сличительная ведомость составляется при проведении инвентаризации или проверках в розничных фармацевтических организациях. Одновременно она является и основанием для списания естественной убыли.

Результаты предметно - количественного учета наркотических и других лекарственных средств, внесенных в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, включаются в сличительную ведомость.

Остаток по данным учета заполняется по записям книги учета наркотических и других лекарственных средств и этилового спирта на дату инвентаризации, после чего определяется результат инвентаризации.

Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем вышестоящей организации.

В связи с имеющимися установленными дифференцированными нормами естественной убыли на спирт, к ведомости прилагается за подписью бухгалтера справка, в которой указываются расходы его по стационарной и амбулаторно - поликлинической рецептуре и по отпуску "ангро".

Реестр используется в качестве сопроводительного документа при направлении его для оплаты за отпуск медтовара больным по рецептам бесплатно или со скидкой.

Реестры на бесплатный отпуск медтовара и на отпуск их со скидкой могут составляться раздельно.

Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем организации и бухгалтером (работником учетно - контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) аптечной организации, ставится дата передачи.

Журнал составляется на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по изготовленным в аптеках лекарствам и кассовых лент (талонов) по готовым лекарственным средствам в конце рабочего дня (смены) одной строкой.

В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписью работника учетно - контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии.

Учет лабораторных и фасовочных работ предлагается вести в фармацевтических организациях раздельно.

Журнал используется для учета и контроля за выполнением лабораторных и фасовочных работ, за оприходованием или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них, или результатам округления цен за единицу фасовки и т.д.

Все записи в журнале производятся немедленно после окончания соответствующей работы.

Если расфасовка партии лекарственных средств не закончена в течение рабочего дня, то в журнале должна быть записана часть расфасованной партии.

При лабораторных работах в графе 4 показываются все полученные ингредиенты, входящие в состав внутриаптечной заготовки.

В графе 7 показывается розничная цена медицинского товара (сырья) и посуды, выданных для фасовки, а в графе 14 - фактическая розничная цена за единицу фасовки готовой продукции, исходя из розничной стоимости медикаментов (сырья) и упаковки тарифа и т.д.

В конце месяца подсчитываются суммы по графам 8 и 15, а разница (результат округления) показывается в графах 19 и 20 по каждой лабораторной работе или виду фасовки. В журнале учитываются стоимость и количество отпущенного населению по рецептам спирта в чистом виде.

Журнал лабораторных и фасовочных работ должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя организации.

Справка составляется в конце месяца на основании данных, подсчитанных в конце месяца в журнале учета лабораторных и фасовочных работ (форма N А-2.7), в журнале выдачи медицинских товаров напрокат (форма А-2.10), из сводных документов по услугам ремонта и прочим видам оказанных фармацевтических услуг.

Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки в розничных ценах.

Обязательство заполняется под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй передается больному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.

Журнал ведется руководителем (его заместителем) фармацевтической организации или материально ответственным лицом.

Записи в журнал производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат или при их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.

Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов составляется материально ответственным лицом и представляется в бухгалтерию один раз в месяц. Она является основанием для списания вспомогательных материалов.

Данные по индивидуальной амбулаторной рецептуре указываются в справке на основании показателей рецептурного журнала или квитанций на заказанное лекарство; по стационарной - по счетам - требованиям.

Показатели отпуска готовых лекарственных форм рассчитываются в соответствии с установленными нормативными документами. Сумма оборота по ручной продаже показывается по учетным данным. Внутриаптечная заготовка и фасовка проставляются на основании записей в журналах учета лабораторных и фасовочных работ.

Применяется для оформления переоценки стоимости лекарственных средств и других медицинских товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием независимого представителя.

При переоценке товаров, произведенной по распоряжению Правительства Российской Федерации, акт составляется по установленной для этой цели форме.

В журнале регистрируется выдача медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Запись производится в момент выдачи материально ответственным лицом.

Книга пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации (не являющегося материально ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В конце месяца итоговые данные переносятся в форму N А-2.14.

Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц моющих и дезинфицирующих средств. Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается в делах аптеки (отдела).

В акте отражаются использованные моющие средства по видам расхода, исходя из утвержденных норм расхода на месяц.

Журнал ведется в розничных фармацевтических организациях. До начала записей он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя организации.

Записи в журнал производятся сразу же после оказания помощи.

Справка составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах итогами данных (форма N А-2.15).

Справка составляется в разрезе отделов материально ответственным лицом и включается в товарный отчет.

Расчет естественной убыли товаров составляется в розничных аптечных организациях по установленным нормам только при обнаружении недостачи лекарственных средств и другой медицинской продукции.

В графе 3 указывается оборот по розничным ценам за межинвентаризационный период по товарам, для которых установлены нормы убыли. В графе 5 проставляется нормативная сумма естественной убыли по розничным ценам.

Расчет составляется по каждому материально ответственному лицу в отдельности за каждый межинвентаризационный период.

Данные расчета включаются в акт результатов инвентаризации.

Оборот включается в расчет по данным бухгалтерского учета. Расчет подписывает бухгалтер, составивший его. Право утверждения расчета предоставляется руководителю организации, не являющемуся материально ответственным лицом.

Акт о порче товарно - материальных ценностей составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.

В акте списания товары и тара указываются по действующим ценам. К акту должны быть приложены объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с установленными правилами. Третий экземпляр хранится у материально ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.

В журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями отражается отпуск товаров из аптечной организации по группам. В журнале в хронологической последовательности регистрируются все требования по отпуску и счета по оплате реализованного товара как по безналичному расчету, так и за наличный расчет.

Требование - накладная выписывается аптечными организациями при отпуске лекарственных средств лечебно - профилактическим учреждениям и отделам аптеки (внутриаптечная передача), а также при отпуске товаров другим аптечным организациям. Аптечные учреждения, у которых учет товаров ведется в суммовом выражении, при отпуске товаров лечебно - профилактическим учреждениям и другим организациям по розничной стоимости графы оптовой стоимости не заполняют.

Требование - накладная нумеруется порядковым номером с начала года и выписывается в трех экземплярах лечебно - профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением соответствующих граф.

Отделы аптечной организации, прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают требования - накладные в трех экземплярах.

При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечной организации, второй вместе со счетом покупателю для оплаты или предъявления в банк, третий получателю.

На ядовитые, наркотические и другие лекарственные средства, внесенные в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, а также спирт этиловый, требование - накладная выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально ответственного лица, отпустившего лекарственное средство.

Счет выписывается при отпуске товара и других материальных ценностей разовым покупателям и организациям.

Счет выписывается аптекой в четырех экземплярах. Два экземпляра счета (первый и четвертый) вручаются покупателю для оплаты, второй прилагается к месячному отчету, а по третьему оформляется отпуск товаров, фармацевтических услуг.

Получение товара покупатель подтверждает распиской на втором экземпляре.

Реестр составляется аптечными организациями, которым разрешено производить продажу товаров оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, и в нем отражается общая сумма оптового товарооборота за месяц с разбивкой по видам: стоимость лекарств индивидуальных, готовых, медикаментов весовых и прочих товаров.

Для взаимной сверки расчетов за соответствующий период оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам составляется бухгалтерией ежемесячно на основании записей в реестре выписанных покупателям требований - накладных (счетов) по форме А-2.22.

Применяется для проведения выборочных проверок движения лекарственных средств, перевязочных и других материалов в межинвентаризационный период.

При выборочной проверке движения медицинских товаров в межинвентаризационном периоде используются документы, относящиеся к проверяемому периоду: материалы инвентаризации товарно - материальных ценностей, счета, накладные, требования и документы, по которым получены или отпущены медицинские товары.

Ведомости движения медицинских товаров (по каждому наименованию) за каждый межинвентаризационный период по одному и тому же материально ответственному лицу включаются в сводную ведомость движения медицинских товаров.

Ведомости составляются в четырех экземплярах и подписываются всеми проверяющими, руководителем организации, главным бухгалтером и материально ответственным лицом (лицами). Первый и третий экземпляры остаются у проверяющих, второй - у материально ответственного лица и четвертый - у руководителя аптечной организации.

Товарный отчет составляется материально ответственными лицами прикрепленной к фармацевтической организации мелкорозничной сети (аптечных пунктов, киосков и т.д.), подчиненными аптеке, в двух экземплярах не реже одного раза в месяц для аптечных пунктов, для киосков и отделений - за декаду, половину месяца.

Карточка составляется в отделах хранения в одном экземпляре на каждую поступившую серию медицинского товара и служит контрольным документом за реализацией лекарственных средств по срокам годности и пополнению их запасов.

Товарный отчет составляется всеми материально ответственными лицами аптек, отделов.

Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем вышестоящей организации или главным бухгалтером.

Аптечные организации в приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, дооценка тары и т.д. раздельно по каждому документу (счету, накладной и т.д.).

Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал по учетным ценам. К товарному отчету прилагают реестр о движении денежных средств, инкассации выручки.

В расходной части отчета сумма реализации указывается на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т.п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно - контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.

На оборотной стороне товарного отчета организации отражают движение тары. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Он составляется и представляется одновременно с товарным отчетом. В отчете о движении тары показываются остатки тары на конец отчетного периода по отдельным видам тары.

Суммарные итоги в отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в товарном отчете.

В отчете по движению тары для сокращения работы по его составлению наименования отдельных видов тары и учетные цены на нее могут быть внесены в бланк типографским способом.

В соответствии с новыми положениями по бухгалтерскому учету, с нормативными актами и методическими рекомендациями Министерства финансов Российской Федерации, указаниями Государственной налоговой службы, приказами, методическими рекомендациями и указаниями Министерства здравоохранения Российской Федерации впервые разработаны Методические рекомендации по учету медицинской продукции.

Методические рекомендации предусматривают единообразие учета на основе натуральных измерений в денежном выражении всего ассортимента лекарственных средств и другой медицинской продукции по унифицированным внутриведомственным формам первичных документов в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети.

Методические рекомендации предлагаются для использования в практической деятельности розничных фармацевтических (аптечных) организаций всех организационно - правовых форм, работающих в новых экономических условиях фармацевтического рынка.