Законодательная база Российской Федерации

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ Минздрава РФ от 14.05.98 N 98/124 "О ВНУТРИВЕДОМСТВЕННОМ ПЕРВИЧНОМ УЧЕТЕ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ДРУГИХ МЕДИЦИНСКИХ ТОВАРОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ РОЗНИЧНОЙ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ (АПТЕЧНОЙ) СЕТИ ВСЕХ ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАВОВЫХ ФОРМ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета изготовленных в аптеках по рецептам лекарственных средств бесквитанционным методом.

В графе 2 "Номер рецепта" проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам.

Квитанция заполняется при приеме рецепта на индивидуальное изготовление лекарственного средства в одном экземпляре.

Корешок квитанции служит основанием для учета лекарственных средств, изготовленных по рецептам. Квитанции комплектуются по 50 - 100 штук.

Книга заводится на год. На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие предметно - количественному учету. Для каждой лекарственной формы, дозировки, фасовки лекарственного препарата отводится отдельный лист (разворот). Указываются единицы учета для каждого препарата. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально ответственного лица. Поступление отражается по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами (ежедневные записи) и подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно - профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки.

Книга заполняется уполномоченным на это материально ответственным лицом.

Сличительная ведомость составляется при проведении инвентаризации или проверках в розничных фармацевтических организациях. Одновременно она является и основанием для списания естественной убыли.

Результаты предметно - количественного учета наркотических и других лекарственных средств, внесенных в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, включаются в сличительную ведомость.

Остаток по данным учета заполняется по записям книги учета наркотических и других лекарственных средств и этилового спирта на дату инвентаризации, после чего определяется результат инвентаризации.

Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем вышестоящей организации.

В связи с имеющимися установленными дифференцированными нормами естественной убыли на спирт, к ведомости прилагается за подписью бухгалтера справка, в которой указываются расходы его по стационарной и амбулаторно - поликлинической рецептуре и по отпуску "ангро".

Реестр используется в качестве сопроводительного документа при направлении его для оплаты за отпуск медтовара больным по рецептам бесплатно или со скидкой.

Реестры на бесплатный отпуск медтовара и на отпуск их со скидкой могут составляться раздельно.

Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем организации и бухгалтером (работником учетно - контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) аптечной организации, ставится дата передачи.

Журнал составляется на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по изготовленным в аптеках лекарствам и кассовых лент (талонов) по готовым лекарственным средствам в конце рабочего дня (смены) одной строкой.

В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписью работника учетно - контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии.

Учет лабораторных и фасовочных работ предлагается вести в фармацевтических организациях раздельно.

Журнал используется для учета и контроля за выполнением лабораторных и фасовочных работ, за оприходованием или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них, или результатам округления цен за единицу фасовки и т.д.

Все записи в журнале производятся немедленно после окончания соответствующей работы.

Если расфасовка партии лекарственных средств не закончена в течение рабочего дня, то в журнале должна быть записана часть расфасованной партии.

При лабораторных работах в графе 4 показываются все полученные ингредиенты, входящие в состав внутриаптечной заготовки.

В графе 7 показывается розничная цена медицинского товара (сырья) и посуды, выданных для фасовки, а в графе 14 - фактическая розничная цена за единицу фасовки готовой продукции, исходя из розничной стоимости медикаментов (сырья) и упаковки тарифа и т.д.

В конце месяца подсчитываются суммы по графам 8 и 15, а разница (результат округления) показывается в графах 19 и 20 по каждой лабораторной работе или виду фасовки. В журнале учитываются стоимость и количество отпущенного населению по рецептам спирта в чистом виде.

Журнал лабораторных и фасовочных работ должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя организации.

Справка составляется в конце месяца на основании данных, подсчитанных в конце месяца в журнале учета лабораторных и фасовочных работ (форма N А-2.7), в журнале выдачи медицинских товаров напрокат (форма А-2.10), из сводных документов по услугам ремонта и прочим видам оказанных фармацевтических услуг.

Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки в розничных ценах.

Обязательство заполняется под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй передается больному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.

Журнал ведется руководителем (его заместителем) фармацевтической организации или материально ответственным лицом.

Записи в журнал производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат или при их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.

Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов составляется материально ответственным лицом и представляется в бухгалтерию один раз в месяц. Она является основанием для списания вспомогательных материалов.

Данные по индивидуальной амбулаторной рецептуре указываются в справке на основании показателей рецептурного журнала или квитанций на заказанное лекарство; по стационарной - по счетам - требованиям.

Показатели отпуска готовых лекарственных форм рассчитываются в соответствии с установленными нормативными документами. Сумма оборота по ручной продаже показывается по учетным данным. Внутриаптечная заготовка и фасовка проставляются на основании записей в журналах учета лабораторных и фасовочных работ.

Применяется для оформления переоценки стоимости лекарственных средств и других медицинских товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием независимого представителя.

При переоценке товаров, произведенной по распоряжению Правительства Российской Федерации, акт составляется по установленной для этой цели форме.

В журнале регистрируется выдача медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Запись производится в момент выдачи материально ответственным лицом.

Книга пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации (не являющегося материально ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В конце месяца итоговые данные переносятся в форму N А-2.14.

Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц моющих и дезинфицирующих средств. Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается в делах аптеки (отдела).

В акте отражаются использованные моющие средства по видам расхода, исходя из утвержденных норм расхода на месяц.

Журнал ведется в розничных фармацевтических организациях. До начала записей он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя организации.

Записи в журнал производятся сразу же после оказания помощи.

Справка составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах итогами данных (форма N А-2.15).

Справка составляется в разрезе отделов материально ответственным лицом и включается в товарный отчет.

Расчет естественной убыли товаров составляется в розничных аптечных организациях по установленным нормам только при обнаружении недостачи лекарственных средств и другой медицинской продукции.

В графе 3 указывается оборот по розничным ценам за межинвентаризационный период по товарам, для которых установлены нормы убыли. В графе 5 проставляется нормативная сумма естественной убыли по розничным ценам.

Расчет составляется по каждому материально ответственному лицу в отдельности за каждый межинвентаризационный период.

Данные расчета включаются в акт результатов инвентаризации.

Оборот включается в расчет по данным бухгалтерского учета. Расчет подписывает бухгалтер, составивший его. Право утверждения расчета предоставляется руководителю организации, не являющемуся материально ответственным лицом.

Акт о порче товарно - материальных ценностей составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.

В акте списания товары и тара указываются по действующим ценам. К акту должны быть приложены объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с установленными правилами. Третий экземпляр хранится у материально ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.

В журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями отражается отпуск товаров из аптечной организации по группам. В журнале в хронологической последовательности регистрируются все требования по отпуску и счета по оплате реализованного товара как по безналичному расчету, так и за наличный расчет.

Требование - накладная выписывается аптечными организациями при отпуске лекарственных средств лечебно - профилактическим учреждениям и отделам аптеки (внутриаптечная передача), а также при отпуске товаров другим аптечным организациям. Аптечные учреждения, у которых учет товаров ведется в суммовом выражении, при отпуске товаров лечебно - профилактическим учреждениям и другим организациям по розничной стоимости графы оптовой стоимости не заполняют.

Требование - накладная нумеруется порядковым номером с начала года и выписывается в трех экземплярах лечебно - профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением соответствующих граф.

Отделы аптечной организации, прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают требования - накладные в трех экземплярах.

При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечной организации, второй вместе со счетом покупателю для оплаты или предъявления в банк, третий получателю.

На ядовитые, наркотические и другие лекарственные средства, внесенные в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, а также спирт этиловый, требование - накладная выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально ответственного лица, отпустившего лекарственное средство.

Счет выписывается при отпуске товара и других материальных ценностей разовым покупателям и организациям.

Счет выписывается аптекой в четырех экземплярах. Два экземпляра счета (первый и четвертый) вручаются покупателю для оплаты, второй прилагается к месячному отчету, а по третьему оформляется отпуск товаров, фармацевтических услуг.

Получение товара покупатель подтверждает распиской на втором экземпляре.

Реестр составляется аптечными организациями, которым разрешено производить продажу товаров оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, и в нем отражается общая сумма оптового товарооборота за месяц с разбивкой по видам: стоимость лекарств индивидуальных, готовых, медикаментов весовых и прочих товаров.

Для взаимной сверки расчетов за соответствующий период оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам составляется бухгалтерией ежемесячно на основании записей в реестре выписанных покупателям требований - накладных (счетов) по форме А-2.22.

Применяется для проведения выборочных проверок движения лекарственных средств, перевязочных и других материалов в межинвентаризационный период.

При выборочной проверке движения медицинских товаров в межинвентаризационном периоде используются документы, относящиеся к проверяемому периоду: материалы инвентаризации товарно - материальных ценностей, счета, накладные, требования и документы, по которым получены или отпущены медицинские товары.

Ведомости движения медицинских товаров (по каждому наименованию) за каждый межинвентаризационный период по одному и тому же материально ответственному лицу включаются в сводную ведомость движения медицинских товаров.

Ведомости составляются в четырех экземплярах и подписываются всеми проверяющими, руководителем организации, главным бухгалтером и материально ответственным лицом (лицами). Первый и третий экземпляры остаются у проверяющих, второй - у материально ответственного лица и четвертый - у руководителя аптечной организации.

Товарный отчет составляется материально ответственными лицами прикрепленной к фармацевтической организации мелкорозничной сети (аптечных пунктов, киосков и т.д.), подчиненными аптеке, в двух экземплярах не реже одного раза в месяц для аптечных пунктов, для киосков и отделений - за декаду, половину месяца.

Карточка составляется в отделах хранения в одном экземпляре на каждую поступившую серию медицинского товара и служит контрольным документом за реализацией лекарственных средств по срокам годности и пополнению их запасов.

Товарный отчет составляется всеми материально ответственными лицами аптек, отделов.

Отчеты представляются регулярно с периодичностью, установленной руководителем вышестоящей организации или главным бухгалтером.

Аптечные организации в приходной части отчета делают записи документов, которыми оформляется поступление товаров, дооценка тары и т.д. раздельно по каждому документу (счету, накладной и т.д.).

Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал по учетным ценам. К товарному отчету прилагают реестр о движении денежных средств, инкассации выручки.

В расходной части отчета сумма реализации указывается на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т.п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно - контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.

На оборотной стороне товарного отчета организации отражают движение тары. Допускается составление отчета о движении тары на отдельном листе. Он составляется и представляется одновременно с товарным отчетом. В отчете о движении тары показываются остатки тары на конец отчетного периода по отдельным видам тары.

Суммарные итоги в отчете о движении тары должны совпадать с соответствующими итогами в товарном отчете.

В отчете по движению тары для сокращения работы по его составлению наименования отдельных видов тары и учетные цены на нее могут быть внесены в бланк типографским способом.

В соответствии с новыми положениями по бухгалтерскому учету, с нормативными актами и методическими рекомендациями Министерства финансов Российской Федерации, указаниями Государственной налоговой службы, приказами, методическими рекомендациями и указаниями Министерства здравоохранения Российской Федерации впервые разработаны Методические рекомендации по учету медицинской продукции.

Методические рекомендации предусматривают единообразие учета на основе натуральных измерений в денежном выражении всего ассортимента лекарственных средств и другой медицинской продукции по унифицированным внутриведомственным формам первичных документов в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети.

Методические рекомендации предлагаются для использования в практической деятельности розничных фармацевтических (аптечных) организаций всех организационно - правовых форм, работающих в новых экономических условиях фармацевтического рынка.