Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Госстроя РФ от 19.01.2000 N 6 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ "ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХ КОМИССИЯХ"

3. Архив организации технической инвентаризации (далее - "архив БТИ") действует, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения организации технической инвентаризации.

Архив БТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр Архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

4. Дела и документы технической инвентаризации объектов недвижимости, образующиеся в деятельности БТИ, независимо от правового статуса и места дислокации БТИ на территории субъекта Российской Федерации (в том числе предоставленной муниципалитету), относятся к государственной федеральной собственности, владение и распоряжение которой в полном объеме прав осуществляет Госстрой России. Архивные фонды БТИ составляют часть Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Документная информация Архива БТИ является предметом совместного пользования организации - фондообразователя (БТИ), а также уполномоченной Госстроем России организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП "Ростехинвентаризация".

5. Дела и документы архива БТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы, защищаются законом.

Архив БТИ отнесен к составу источников комплектования государственных архивов.

6. Дела и документы архива БТИ, созданные за счет средств физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

7. В своей деятельности архив БТИ руководствуется законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ГУП "Ростехинвентаризация", Федеральной архивной службы Российской Федерации (Росархив), методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации, уполномоченной Госстроем организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

8. Архив БТИ работает, отчитывается в своей работе перед уполномоченной Госстроем России организацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП "Ростехинвентаризация".

9. Начальник архива БТИ назначается и увольняется по согласованию с ГУП "Ростехинвентаризация" в соответствии с квалификационными требованиями и результатами аттестации. Другие работники архива назначаются и увольняются руководителем БТИ.

Круг обязанностей начальника архива БТИ определяется типовой должностной инструкцией, утвержденной ГУП "Ростехинвентаризация". Круг обязанностей других работников архива БТИ определяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации с учетом типовых должностных инструкций.

10. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

- находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документной информации;

- оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

- учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение, др.);

- информационные и учетные электронные базы данных БТИ;

- печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

11. Задачами архива БТИ являются:

- прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;

- проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;

- проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

- участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

- размножение и рассылка документов внешним абонентам;

- контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

- учет и розыск утраченных документов;

- организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

- участие в работе по составлению перечней (описей, реестров, др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

- оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;

- ведение и представление в установленные сроки в вышестоящие ведомства реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;

- обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;

- организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты - памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

- создание и пополнение учетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно-поисковые базы данных);

- организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;

- проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

- изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

12. Архив БТИ:

- участвует в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам технической инвентаризации и архивного дела;

- высылает ежегодно в установленном порядке в ГУП "Ростехинвентаризация" и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фонда;

- проводит проверки наличия дел и документов;

- направляет в ГУП "Ростехинвентаризация" оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах недвижимости с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесению к составу Архивного фонда Российской Федерации;

- страхование документов архивных фондов организаций технической инвентаризации Российской Федерации как федеральной государственной собственности осуществляет ГУП "Ростехинвентаризация".

13. Начальник архива БТИ имеет право:

- подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

- контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;

- вносить руководству БТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

- требовать от руководства БТИ создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;

- осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- участвовать в работе совещаний, проводимых руководством БТИ, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

14. Начальник архива БТИ несет личную ответственность за:

- некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив БТИ;

- ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;

- прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;

- нарушение порядка уничтожения дел и документов, списания их без согласования с Центральной экспертной комиссией ГУП "Ростехинвентаризация";

- недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;

- использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;

- нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

- нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и недокументированной информации;

- использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

15. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах - памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой ответственность по статьям Уголовного кодекса Российской Федерации (ст. ст. 140, 164, 243, 283, 325, др.).