Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Госстроя РФ от 19.01.2000 N 6 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ "ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХ КОМИССИЯХ"

16. Государственный учет архивов и документов БТИ - единая государственная система учета документов технической инвентаризации объектов недвижимости в масштабе субъектов Российской Федерации и федеральном масштабе: архивов БТИ, архивных фондов и единиц хранения, как подлежащих передаче в государственные архивы, так и находящихся в производстве.

Государственный учет документов и архивов БТИ - составная часть системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Централизованный государственный учет документов и архивов БТИ осуществляется с целью обеспечения государственного контроля сохранности документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и документов, находящихся в производстве.

Централизованный государственный учет документов и архивов организаций технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации реализуется посредством ведения ГУП "Ростехинвентаризация" Государственного реестра архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

17. Архивы БТИ подлежат централизованному государственному учету в следующем порядке:

а) уполномоченная Госстроем России организация технической инвентаризации субъекта Российской Федерации в установленном порядке представляет с сопроводительным письмом в ГУП "Ростехинвентаризация" на каждый архив БТИ на территории субъекта Российской Федерации "Лист архива БТИ" (в 2-х экземплярах).

В "Листе архива БТИ" указываются учетные и описательные характеристики:

- название организации технической инвентаризации;

- дата создания организации;

- обслуживаемая территория в административных границах;

- правовой статус организации;

- штатная численность на начало отчетного года;

- крайние даты документов, хранящихся в архиве организации, на дату регистрации:

а) всего;

б) на объекты, находящиеся в производстве;

в) на снесенные объекты;

- количество документов (в единицах учета) на объекты, отнесенные к памятникам архитектуры, истории и культуры;

- количество и крайние даты единиц учета, переданных в государственный архив (с указанием местонахождения и полного наименования государственного архива, источником комплектования которого является архив БТИ);

- площадь архивохранилища, краткие сведения об оборудовании, оснащенности, охране, соответствие требованиям архивных, пожарных, режимных органов;

б) поступившие "Листы архива БТИ" рассматривает Центральная экспертная комиссия ГУП "Ростехинвентаризация" и вносит предложения о включении архива БТИ в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности;

в) решение о включении организации в Государственный реестр передается в ГУП "Ростехинвентаризация" для:

- присвоения архиву организации БТИ регистрационного номера по Государственному реестру архивов БТИ Российской Федерации, который проставляется на двух экземплярах "Листа архива БТИ";

- включения информации в электронную базу данных "Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации";

- оформления Свидетельства о государственной регистрации архива БТИ с предоставлением данной организации права пользования подлинниками и иными документами технической инвентаризации (права архиводержателя);

г) свидетельство вместе со вторым экземпляром "Листа архива БТИ" передается в уполномоченную Госстроем России организацию технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, на территории которого находится регистрируемая организация;

д) первые экземпляры "Листов архивов БТИ" к Государственному реестру архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации формируются в тома с последовательностью номеров по названному Государственному реестру и хранятся вечно. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании актов произвольной формы, которые составляются и представляются в ГУП "Ростехинвентаризация". Регистрационный номер, присвоенный архиву БТИ по Государственному реестру, в случае ликвидации организации и ее архива или только архива, не используется архивами других организаций;

е) после внесения изменений в "Лист архива БТИ" и электронную базу данных акты формируются в дело (дела).

18. Документы, хранящиеся в архивах БТИ, также подлежат централизованному государственному учету как неотъемлемая государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Государственный учет документов основывается на следующих принципах:

- централизации, реализуемой на основе порядка взаимодействия организаций технической инвентаризации с архивными учреждениями субъектов Российской Федерации, регламентированного Федеральной архивной службой Российской Федерации (Росархив) и Госстроем России;

- унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

- динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов в интересах пользователя.

19. Централизованному государственному учету подлежат:

в составе Архивного фонда Российской Федерации:

- архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой Российской Федерации в соответствии со ст. 5 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". Экспертиза научно-исторической ценности инвентаризационных документов на объект недвижимости осуществляется в течение 3-х месяцев с момента приема их в архив БТИ (первая стадия) и не позднее одного года после окончания производства (сноса объекта);

в составе Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации:

- документы инвентаризации на все объекты недвижимости на территории России, независимо от назначения объекта, вида собственности, места дислокации и регистрации недвижимости.

20. Дела и документы архивов БТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке.

21. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации является единая система регистрации организаций технической инвентаризации, их документальных фондов (архивов БТИ), единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

22. Особому учету и обязательному страховому копированию подлежат инвентаризационные документы на категории объектов культурного наследия (памятники архитектуры, истории и культуры).

23. Государственный учет документов архива БТИ ведется на основании: паспорта архива, а также сведений об изменениях в составе и объеме фондов архива.

24. Архивы БТИ - ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации и государственные архивы, на учете которых они состоят, паспорта архивов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов архивов БТИ. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом.

25. Уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации на основании представленных паспортов архивов БТИ составляют Сведения о состоянии хранения документов в архивах организаций технической инвентаризации (БТИ) на территории субъекта Российской Федерации и представляют их в ГУП "Ростехинвентаризация".

26. При осуществлении централизованного государственного учета документов и архивов БТИ в автоматизированном режиме в число обязательных реквизитов учетных баз данных входят обобщенные показатели документов централизованного учета в части, отражающей: количество и состав архивов БТИ, архивных фондов, количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования (при их наличии), а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей.