Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МНС РФ от 16.10.2001 N БГ-3-18/413 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ СПЕЦИФИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"

Перечень включает в себя документы, отражающие специфические функции налоговых органов.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов, а также положений "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М 2000).

Перечень предназначен для использования в качестве методического документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в налоговых органах.

Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, а также в практике работы Экспертных комиссий.

Документы, образующиеся при документировании управленческих функций налоговых органов, предусматриваются "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М 2000).

Перечень построен по функциональному признаку и включает заголовки, отражающие специфические виды деятельности налоговых органов.

Перечень состоит из 6 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую методическую и организационную функции в налогообложении;

- раздел 2 включает документы, отражающие функции контроля;

- раздел 3 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков;

- раздел 4 включает документы, отражающие отчетность в налоговых органах;

- раздел 5 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков - физических лиц;

- раздел 6 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков - юридических лиц.

В разделе 3 статьи 14, 15 отражают документы, входящие в состав учетного дела налогоплательщика. Сроки хранения указанных дел распространяются только на документы, входящие в учетное дело налогоплательщика.

Сроки хранения представляемых в налоговые органы налогоплательщиками отчетов по налогам включены в раздел 5 и раздел 6, статья 49.

В Перечне 5 граф. В графе 1 указаны порядковые номера статей. В графе 2 перечисляются категории и виды документов. Сроки хранения документов (графы 3, 4) дифференцированы по двум группам. В графе 3 указаны сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата МНС России, межрегиональных инспекциях МНС России, управлениях МНС России по субъектам Российской Федерации. В графе 4 - в инспекциях МНС России; примечание (графа 5) комментирует и уточняет сроки хранения документов.

Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, заголовков дел, а лишь дает обобщенное наименование каждого вида документа. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляется срок хранения и статья.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.