Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ"

341. Для действенного учета и контроля за сохранностью материальных ценностей в местах хранения каждая организация принимает меры, которые обеспечивают:

наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

готовность складских помещений, зерносушилок, токов, навесов и других постоянных и временных мест к приемке и хранению продукции;

размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо- и сорторазмерам (в закромах, штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;

оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, в необходимом количестве измерительными приборами и мерной тарой, содержание их в исправном состоянии;

обязательное взвешивание продукции при ее принятии к учету и отправлении на заготовительные пункты и на склад организации;

своевременное и четкое оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанного в них количества продукции фактически отгружаемому;

соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке;

применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

закрепление за каждым материально ответственным лицом обязанностей по составлению и оформлению первичных документов с указанием сроков их представления;

наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

342. Для хранения материальных запасов в сельскохозяйственных организациях создаются:

а) центральные склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады с учетом специфики хранения;

б) склады (кладовые) отделений, ферм, бригад, участков, цехов, филиалов и других подразделений организации.

При отдаленности сельскохозяйственных организаций от железнодорожной станции могут создаваться экспедиторские склады.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

В центральных складах сосредоточиваются основные запасы семян, концентрированных кормов, овощей, картофеля, заложенных на длительное хранение, запасных частей, минеральных удобрений, строительных и других материалов, заготовленных или поступивших от поставщиков. Через центральные склады эти запасы распределяют между бригадами, фермами и другими подразделениями.

В складах (кладовых) бригад, ферм и других подразделений обычно хранятся небольшие запасы товарно-материальных ценностей. Нефтепродукты, минеральные удобрения, комбикорма и прочие материалы могут завозиться в подразделения непосредственно от поставщиков с обязательным оформлением через центральный склад.

343. Для нормальной работы складов (хранилищ) и сохранности продукции и материалов необходимо обеспечить:

четкий распорядок дня работы складов (хранилищ) и выдачу материалов, приемку и укладку прибывших материалов, наведение порядка на стеллажах, полках и т.д., оформление документации и отражение в карточках складского учета материалов операций текущего дня;

порядок коллективной выдачи спецодежды и спецобуви по заявкам (спискам) подразделений, участков и т.д. на фактический, наличный состав работающих. Запрещается выдача спецодежды и спецобуви сверх фактической потребности, не допуская в кладовых подразделений остатков спецодежды и спецобуви;

установление круга лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск материалов (зав. складами, кладовщики, экспедиторы и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материалов;

заключение письменных договоров об индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей, переданных им для хранения и других целей. Если материалы и тара находятся на ответственности одного и того же лица, то в договоре о материальной ответственности должна быть обусловлена ответственность и за тару;

установление перечня должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на затребование продукции и материалов, их получение, а также на выдачу разрешения (пропуска) на вывоз или вынос их с территории складов сельскохозяйственных организаций;

контрольно-пропускные службы и бухгалтерия должны быть обеспечены образцами подписей;

проведение инвентаризаций продукции и материалов в порядке и сроки, установленные учетной политикой, а также контрольных выборочных проверок остатков отдельных видов продукции, материалов и представление результатов этих инвентаризаций и проверок в бухгалтерию для своевременного отражения их в бухгалтерском учете.

344. Для надлежащей организации учета, сохранности продукции и материалов и нормальной деятельности складов дополнительно необходимо обеспечить:

хранение продукции и материалов в закрытых помещениях, гарантирующих количественную и качественную сохранность продукции и материалов;

оснащение складских помещений и мест открытого постоянного и временного хранения продукции и материалов инвентарем и оборудованием в соответствии с Правилами пожарного надзора и техники безопасности.

345. На складе (хранилище), кроме общих противопожарных правил, должны соблюдаться следующие требования:

а) не реже одного раза в месяц должны производиться заведующим складом (хранилищем) совместно с ответственным работником пожарно-сторожевой охраны осмотр и проба пожарных трубопроводов и рукавов;

б) патрубки пожарных трубопроводов должны быть выведены наружу для того, чтобы, не входя в склад (хранилище), на них можно было надеть рукава с брандспойтами и подать воду внутрь помещения;

в) вторые экземпляры ключей от склада (хранилища) с надписями для каждого ключа должны храниться в сейфе у руководителей подразделения (сельскохозяйственной организации);

г) выводимые наружу воздушные трубки должны быть оборудованы дыхательными клапанами, резервуары должны быть всегда плотно закрыты;

д) электропроводка, выключатели и предохранители должны быть проведены и установлены по наружной стене. Лампочки для освещения размещаются в застекленных нишах.

346. Систематическое наблюдение за соответствием фактического наличия каждого вида материала норме запаса лежит на ответственности службы снабжения сельскохозяйственных организаций. Нормы запасов отдельных видов материалов на складах разрабатываются службой снабжения совместно с производственно-техническими службами и указываются как специальный реквизит в карточках складского учета материалов и в материальном ярлыке в графах "Норма запаса". О всех случаях отклонения фактических остатков от нормы запаса, а также о материалах, лежащих без движения, заведующий складом (кладовщик) должен сообщать в службу снабжения и бухгалтерию.

347. Службы снабжения сельскохозяйственных организаций обязаны своевременно, при наличии соответствующих договоров, в установленные сроки сдавать возвратную и залоговую тару поставщикам, тарособирающим и тароремонтным предприятиям, предварительно отремонтированную, а также всю другую тару из-под материалов.

348. Складские помещения (склады, кладовые, тока, нефтесклады) должны быть соответствующим образом оборудованы и обеспечены исправными весами нужных типов, другими необходимыми измерительными приборами и оборудованием, мерной тарой, противопожарным оборудованием, а также инструментами для вскрытия тары. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) с клеймением в специализированных структурах.

Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.

На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Материалы размещают по секциям, а внутри них по отдельным группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, на стеллажах, на полках и т.п. В хранилищах зерна, картофеля, овощей и т.п. продукцию размещают в обособленных секциях (закромах). При этом в зернохранилищах, семенохранилищах и т.п. секции отделяют герметической перегородкой, исключающей возможность смешивания продукции различных видов, сортов, репродукций и т.п.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется специальный ярлык с указанием названия хранимого продукта или материала, его характеристики, а в необходимых случаях и назначения, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Бланк ярлыка на каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняет заведующий складом (кладовщик) при поступлении ценностей на склад и может быть примерно следующей формы:

Материальный ярлык

Номенклатурный номер 10061300

Наименование материалов - автомобильные шины

Марка - ГАЗ-53

Размер - 7,50 x 20

Сорт - 1

Единица измерения - шт.

Норма запаса - 20

Примечание. Повышенной проходимости.

349. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (то есть используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

350. Нефтепродукты, включая отработанные, должны храниться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Для заправки топливом автомобилей, тракторов и других машин применяются топливно- и маслораздаточные колонки и автозаправщики.

Объекты для хранения нефтепродуктов по своим функциональным особенностям подразделяют на типы:

центральные склады - для приема и хранения получаемых нефтепродуктов и выдачи их цехам, отделениям и другим подразделениям предприятия;

стационарные пункты заправки машин на производственных участках, отделениях, бригадах - для приема нефтепродуктов из автоцистерн, выдачи нефтепродуктов в баки транспортных средств, машин и механизмов, мелкую тару; в необходимых случаях нефтепродукты можно отпускать в механизированные заправочные средства;

посты заправки машин маслами и смазками на пунктах технического обслуживания и в ремонтных мастерских для заправки и дозаправки машин и транспортных средств при техническом обслуживании и ремонте;

одиночные резервуары (или группа резервуаров), установленные в цехах, отделениях, производственных участках.

Тару из-под нефтепродуктов (бочки, бидоны и др.) хранят в помещении или под навесом отдельно от нефтепродуктов. Все объекты хранения топлива должны иметь соответствующую техническую документацию (паспорта, градуировочные таблицы на резервуары и т.п.).

Отпуск нефтепродуктов с нефтескладов организации в автоцистерны, заправочные агрегаты и агрегаты технического обслуживания производят только через топливо- и маслораздаточные агрегаты, которые должны быть исправны и укомплектованы в соответствии с инструкцией по их эксплуатации.

Материально ответственные лица нефтескладов и пунктов заправки перед отпуском нефтепродуктов в автоцистерны, топливозаправщики и механизированные заправочные агрегаты обязаны проверить отсутствие остатка ранее перевозимого продукта, исправность заземляющего устройства, наличие огнетушителя и другого пожарного инвентаря.

Перед наливом нефтепродуктов автоцистерны должны быть обязательно заземлены. При обнаружении в раздаточном устройстве и оборудовании дефектов и неисправностей отпуск нефтепродуктов прекращают до полного устранения дефектов и неисправностей.

В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару нефтепродукты отпускают только через топливо- или маслораздаточные агрегаты.

Расфасованные в мелкую тару масла и смазки отпускают по массе, указанной на трафарете, с контрольным взвешиванием.

Материально ответственные лица, отпускающие нефтепродукты через раздаточные агрегаты, обязаны следить за исправностью и нормальной их работой, требовать от водителей транспортных средств, машин и механизмов соблюдения правил заправки и пожарной безопасности, ежедневно перед началом заправки проверять правильность счетчиков путем контрольного измерения отпускаемых нефтепродуктов по образцовым мерникам.

Нефтепродукты из мерника сливают в баки транспортных средств, машин и механизмов.

Выдачу водителям нефтепродуктов производят с измерением выданного количества топлива в единицах объема (литрах), смазок - в единицах массы (килограммах).

Количество выданных нефтепродуктов записывают в лимитно-заборную ведомость (карту), в которой за полученные нефтепродукты расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее нефтепродукты.

Нефтепродукты для других производственных нужд (для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования) выдают с нефтесклада на основании накладных или по лимитно-заборным ведомостям (картам) при наличии на них подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Учет нефтепродуктов в местах хранения ведут материально ответственные лица на карточках учета материалов по типовой междуведомственной форме N М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках, раздельно по каждому наименованию и марке нефтепродуктов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки (книгу) заносят данные по приходу и отпуску нефтепродуктов и выводят количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Для оперативного контроля за использованием выделенных фондов заведующий нефтескладом отражает поступление нефтепродуктов в карточках (книге) учета как в литрах, так и в килограммах. Соответственно бухгалтерия предприятия ведет накопительный учет поступления нефтепродуктов от поставщиков за месяц и с начала года в единицах объема (литрах) и единицах массы (килограммах) с учетом средневзвешенной плотности нефтепродуктов.

Наличие нефтепродуктов в единицах массы на конец отчетного периода определяют в бухгалтерии умножением фактического остатка в объемном выражении по данным инвентаризации на их средневзвешенную плотность за последний месяц соответствующего периода.

Поступление нефтепродуктов в единицах массы определяют по данным указанного учета, а использование - путем умножения количества израсходованных за соответствующий период нефтепродуктов в объемных единицах (литрах) на средневзвешенную плотность за этот же период.

Складской, а также бухгалтерский учет нефтепродуктов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведут в единицах массы. Нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитывают в тех единицах, по которым они получены материально ответственными лицами.

Также на карточках (или в книгах) материально ответственные лица ведут учет талонов на нефтепродукты в единицах измерения, указанных в талонах, т.е. в литрах.

Если в другие места хранения нефтепродукты отпускают с нефтесклада в единицах объема (литрах), то с лицевого счета заведующего склада (кладовщика) нефтепродукты списывают, исходя из оценки за килограмм, на лицевые счета других материально ответственных лиц, в том числе водителей, получающих нефтепродукты, приходуют в литрах с соответствующей оценкой их стоимости.

Данные чеков, лимитно-заборных карт, накладных, талонов на отпуск нефтепродуктов отражают в карточках складского учета по мере их отпуска, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. При этом количество нефтепродуктов, отпущенных с нефтесклада (кладовой), из объемных единиц пересчитывают в единицы массы исходя из средней плотности соответствующего вида нефтепродуктов за отчетный месяц по данному нефтескладу (кладовой) организации.

При сменной организации работы на предприятии материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована книга учета топлива, смазочных материалов и талонов.

По окончании смены остаток нефтепродуктов инвентаризируют и после сверки с данными учета сдают под расписку другому материально ответственному лицу.

На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в массу и обратно, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горючего и смазочных материалов.

Отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляют в бухгалтерию и после проверки он служит основанием для отражения в учете движения нефтепродуктов.

351. Спирт должен храниться в дубовых бочках, бутах, эмалированных цистернах, резервуарах из нержавеющей стали, установленных как на открытых площадках, так и в закрытых помещениях, удовлетворяющих специальным требованиям. Небольшое количество спирта можно хранить в металлических бочках, бутылях или бидонах, тщательно закупоренных пробками, запломбированных или опечатанных. Хранение и перевозка спирта в железных оцинкованных бочках не допускаются.

На все люки, воздушники, ланцевые соединения и краны спиртовых резервуаров, установленных на открытых площадках, должны быть наложены пломбы, предотвращающие возможность доступа к спирту посторонних лиц.

Стационарные резервуары для хранения спирта должны быть откалиброваны, снабжены металлической рулеткой с миллиметровыми делениями или наметкой (рейкой железной или из дерева твердой породы, с прокладкой в ней железной полосы, на которой наносят деления).

Работы в спиртохранилище производятся под непосредственным надзором заведующего и главного инженера сельскохозяйственной организации или лица, специально им уполномоченного. На период работы в спиртохранилище устанавливается постоянный пожарный пост. Работы, связанные с ударами или постукиванием металлическим инструментом по резервуару, наполненному спиртом, запрещаются. На зданиях спиртохранилищ и на резервуарах, расположенных на открытых площадках, должны быть установлены молниеотводы. Устройство грозозащиты, системы заземления, а также заземление электродвигателей и трубопроводов должны выполняться в соответствии с действующими положениями.

352. Минеральные удобрения должны храниться на складах в соответствии с утвержденной технологией механизированных работ по применению минеральных удобрений в колхозах и совхозах.

На складах каждый вид удобрений размещают в отдельных отсеках, образуемых передвижными или сборно-разборными перегородками. Каждый отсек имеет постоянный номер и этикетку с названием удобрений и процентным содержанием питательных веществ. При хранении минеральных удобрений на складах и в других приспособленных для этого помещениях соблюдают специальные правила. Хранение, подготовку и транспортировку аммиачной селитры, обладающей взрывными свойствами, осуществляют в соответствии с правилами по безопасному складированию, хранению, перевозке, подготовке и внесению аммиачной селитры.

353. Ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства, а также ядовитые лекарственные вещества хранят с соблюдением требований, предусмотренных правилами хранения, учета и отпуска ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств, предназначенных для ветеринарных целей. Шкафы, сейфы, комнаты (кладовые), в которых хранятся эти средства и вещества, после окончания рабочего дня запирают на замок, опечатывают или пломбируют. Лица, ответственные за хранение ядовитых и сильнодействующих средств и веществ, назначаются приказом (распоряжением) руководителя организации.

354. Лекарства, в состав которых входят ядовитые средства, хранящиеся в сельскохозяйственных организациях, подлежат предметно-количественному (кроме бухгалтерского) учету в специальных книгах, пронумерованных, прошнурованных, скрепленных сургучной печатью учреждения (хозяйства) и подписанных главным ветеринарным врачом и главным бухгалтером сельскохозяйственной организации.

Книгу учета, приходные и расходные документы на лекарства, содержащие ядовитые средства, хранят в шкафу, сейфе или ящике, в котором находятся лекарства, содержащие ядовитые средства.

Все документы по учету поступления, хранения, отпуска и расходования лекарств, содержащих ядовитые средства, группируют отдельно от документов на другие медикаменты и товары и хранят в условиях, гарантирующих их сохранность в течение установленных сроков.

Ежемесячно ветеринарный специалист на основании первичных документов (накладных, счетов, актов, рецептов и т.п.) составляет отчет о движении биопрепаратов и медикаментов в количественном и денежном выражении и представляет в бухгалтерию.

Запрещается хранение ядовитых лекарственных средств в чистом виде, а также изготовление из них лекарств для ветеринарных целей на фермах сельскохозяйственной организации.

Лекарства, содержащие сильнодействующие лекарственные средства (включая готовые лекарственные формы), хранят в отдельных шкафах или ящиках под замком в помещении, предназначенном для хранения других медикаментов.

Лекарства, содержащие ядовитые и сильнодействующие средства, хранят только в специальной фабричной или аптечной упаковке. Расфасовка, рассыпка, развешивание, переливание и перекладывание лекарств в другую тару или упаковку, а также замена этикеток запрещаются.

Ответственным за хранение лекарств, содержащих ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства, в сельскохозяйственной организации является главный (старший) ветеринарный врач или специально выделенное лицо из числа ветеринарных врачей (фельдшеров), что оформляют приказом главного ветеринарного врача района (города).

Готовое лекарство, в состав которого входит ядовитое средство, отвешивают (отмеривают) на месте его хранения, после чего штанглаз (упаковку) немедленно убирают в шкаф (ящик), а на обратной стороне рецепта делают отметку о количестве взвешенного лекарства и проставляют дату.

В аптеках на видном месте вывешивают таблицы высших разовых и суточных доз ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств для животных разных видов и разного возраста, а также таблицы противоядий при отравлениях.

355. Бланки строгой отчетности в местах их хранения, а также в местах их реализации и распространения должны храниться в сейфах, несгораемых или железных шкафах (ящиках), в специальных кладовых на приспособленных (запирающихся) стеллажах и передаваться под ответственность материально ответственным лицам, на которых возложена обязанность приема, хранения, отпуска и реализации указанных знаков.

Руководители сельскохозяйственных предприятий обязаны обеспечить сохранность всех бланков строгой отчетности в местах их хранения, а также при доставке с мест получения и несут в установленном порядке ответственность, когда по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность этих бланков.

Материально ответственные лица количественный учет бланков строгой отчетности в местах их хранения ведут в карточках (книгах) складского учета по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу указанных выше бланков оформляются аналогично операциям поступления и расходования денежных средств. Данные о движении билетов, талонов, абонементов и других знаков строгой отчетности отражают в отчетах материально ответственных лиц, сальдовых ведомостях, в ведомостях сводного учета движения товарно-материальных ценностей, книгах учета продуктов и материалов и других аналогичных регистрах.

При подготовке знаков к реализации назначаемая руководителем предприятия комиссия с участием материально ответственного лица, в подотчете которого находятся знаки, вскрывает пачки, производит полистный подсчет знаков и результаты проверки оформляет актом. При отсутствии расхождения в акте об этом делается отметка и к нему прилагаются упаковочные этикетки, а при выявлении расхождений в акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке и в установленном порядке заявляется претензия изготовителю.

Упаковочные этикетки и пломбы сохраняются до разрешения претензий по выявленным расхождениям или при необходимости прилагаются к направляемой изготовителю претензии.

356. В сельскохозяйственных организациях при поступлении сельскохозяйственной продукции (семян, посадочного материала и т.д.) из собственного производства при необходимости организуют взвешивание продукции и материалов в специально оборудованных весовых с регистрацией весовщиками грузов и веса в хронологической последовательности в журнале весовщика, который ведется по следующей форме.

Журнал весовщика (приема грузов)
за _________ месяц 200_ года

Из журнала показатели массы (веса) продукции весовщик переносит в путевки, реестры, накладные, товарно-транспортные накладные и в другие сопроводительные документы на груз.

Перед выдачей журнала весовщику бухгалтерия нумерует в нем страницы. На последней странице в правом нижнем углу указывает количество листов (страниц), ставит печать и подпись руководителя (главного бухгалтера).

357. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на штатных должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту приема-передачи. Акт визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего подразделения.

Вскрытие склада в отсутствие материально ответственного лица допускается в исключительных случаях по распоряжению руководителя организации или его заместителя в установленном порядке. При вскрытии склада должны присутствовать представители администрации и охраны склада, которыми составляется специальный акт. В акте делается ссылка на распоряжение, указываются причины вскрытия, наименование и количество отпущенной продукции и материалов в течение текущего дня.

358. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

359. Запасы, как полученные от других организаций (в том числе безвозмездно), так и произведенные (изготовленные) в организации, подлежат принятию на соответствующие склады организации, если иное не предусмотрено нормативными документами.

Суммы, оплаченные за запасы, не вывезенные со складов поставщиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие материальные ценности последние должны учитываться на забалансовых счетах.

360. При приемке грузов от транспортных организаций получатель (сельскохозяйственная организация) проверяет обеспеченность сохранности груза при перевозке, в частности наличие на транспортных средствах, железнодорожных вагонах или контейнерах пломб отправителя, состояние транспортных средств и тары; соответствие наименования груза данным, указанным в сопроводительных документах; требует от транспортных организаций выдачи груза по количеству мест или массе.

При установлении повреждения или порчи груза, несоответствия наименования, массы груза и количества мест данным, указанным в транспортных документах, получатель требует составления соответствующего акта.

Принимая материальные ценности на склад, кладовщик проверяет прибывший груз и сличает результаты приемки с документами. Если получаемые материальные ценности по количеству и качеству соответствуют документу, то на нем делается надпись:

В тех случаях, когда полученные ценности по количеству и качеству не соответствуют сопроводительным документам или материальные ценности поступили без документов, приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации составляет в двух экземплярах акт о приемке материалов (ф. N М-7). Данный акт применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

После приемки ценностей один экземпляр с приложением документов (товарно-транспортных накладных и др.) передают в бухгалтерию организации для учета материальных ценностей, а другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления поставщику.

361. Для контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей в бухгалтерии или отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов (форма N МХ-4), который применяется для регистрации грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.) за отчетный период (ежемесячно).

Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме. В случае доставки товаров, грузов по железной дороге, водным транспортом в графе "Примечание" фиксируется время подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), время простоя. Также в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе.

362. Аналитический учет продукции и материалов на складах (в кладовых) должен осуществляться по сортам в соответствии с порядком их хранения, вызываемые как условиями производственного потребления, так и требованиями организации складского хозяйства.

Учет МПЗ, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках учета материалов (форма N М-17), которые выдаются материально ответственным лицам под расписку в реестре выдачи карточек. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.).

Карточка учета материалов применяется для учета движения продукции и материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

На складе карточки хранятся в специальных картотеках по учетным группам, а внутри группы - в порядке возрастания номенклатурных номеров. Группы и подгруппы отделяются в картотеке разделителями с проставленными на них номерами.

Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется количественный сортовой учет движения продукции и материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества непосредственно материально ответственными лицами (заведующими, складами, кладовщиками и др.).

363. Карточки учета материалов открываются на календарный год. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

Карточки регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы.

364. На складах (в кладовых) с небольшой номенклатурой продукции и материалов вместо карточек складского учета материалов допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах складского учета, при этом предусматриваются реквизиты, указываемые в карточках учета материалов.

Если учет продукции и материалов на складе ведется в книге складского учета, то до передачи ее на склад все страницы книги должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Для каждого аналитического счета (номенклатурный номер) в книге складского учета отводится несколько страниц в зависимости от количества операций по данному виду материальных ценностей. Аналитические счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. В открытии книги (карточек) складского учета участвует бухгалтер материального учета. При этом необходимо строго соблюдать установленную классификацию ценностей.

В каждом аналитическом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Остатки продукции и материалов, записанные в книгу (карточку) на начало года (месяца), заверяются подписью бухгалтера.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

365. В картотеке (книге) складского учета открываются отдельные карточки (страницы) на сельскохозяйственную продукцию, переходящую с прошлого года, произведенную в отчетном году и покупную. В лимитно-заборных картах, накладных и других расходных документах следует указывать, какой вид продукции и по какой оценке выдается (сумма подсчитывается в бухгалтерии). Также обособленно ведется учет биопрепаратов, медикаментов и химикатов, приобретаемых за счет собственных средств и бюджетных целевых ассигнований.

В месячных отчетах о движении материальных ценностей для продукции с разной оценкой должны отводиться отдельные графы с тем, чтобы по ним контролировать движение продукции, имеющей одинаковую оценку.

366. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

367. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках учета материалов с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Ежедневно на основании оформленных в установленном порядке приходных и расходных документов заведующий складом (нефтескладом и др.) записывает в карточках все операции по приходу и расходу материалов и готовой продукции и выводит остатки.

Разноска из лимитно-заборных ведомостей (карт) в карточки данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу, расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 200_ года N ___"), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

368. Запись в карточках складского учета данных из ведомостей расхода кормов, лимитно-заборных карт и других документов производится по мере их закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

При разноске операций в книге (карточках) и на документе должен проставляться порядковый номер записи с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

369. Ошибочные записи в книге (карточках) исправляются путем зачеркивания неправильной цифры или слова (так, чтобы их можно было прочесть) и надписи над ними правильных данных. Все исправления должны быть заверены подписью заведующего складом, а правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.

Если фактический остаток материальных ценностей в книге (карточке) складского учета окажется значительно выше или ниже установленной нормы запаса, а также при наличии материальных ценностей, находящихся долгое время без движения, заведующий складом (кладовщик) обязан поставить об этом в известность администрацию сельскохозяйственной организации.

Необходимо иметь в виду, что при оперативно-бухгалтерском методе учета материалов удобнее использовать вместо книг карточки.

370. При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

371. Работники бухгалтерской службы, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, своевременности и правильности записей в карточках (книге) складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

Проверку записи операций и выведенных остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки (книги) складского учета. Материально ответственные лица обязаны по требованию работника бухгалтерской службы предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.

372. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

373. Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером.

В отдельных случаях, по решению руководителя (главного бухгалтера), если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, отделений, бригад, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены на отдаленном расстоянии от бухгалтерской службы сельскохозяйственной организации, контроль за правильным документированием операций и за ведением материально ответственным лицом складского учета допускается не на складах, а в бухгалтерии.

Заведующий складом в этом случае обязан представлять в бухгалтерию в установленный срок в двух экземплярах сальдовую ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или отчет о движении материальных ценностей.

Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, по которым имелось движение в отчетном месяце. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

Форма сальдовой ведомости, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

374. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках учета материалов в бухгалтерии организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, то есть указывается новая цена и до какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается новая карточка учета материалов (форма N М-17) при каждом изменении цены;

б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках учета материалов.

375. Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с экземплярами карт подразделений организации (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

376. В промышленных предприятиях агропромышленного комплекса заведующие складами (кладовщики) группируют первичные документы за каждые 3 - 5 дней по группам материалов, записывают их в реестр приема (сдачи) документов и в установленные сроки сдают в бухгалтерию организации (цеха). В бухгалтерии в присутствии заведующего складом проверяют правильность оформления первичных документов, отражения их в реестре и в карточках складского учета, о чем делают отметку в графе "Контроль". Таким образом, функции заведующего складом сводятся к ведению карточек складского учета и составлению реестра сдачи документов.

В сельскохозяйственных организациях материально ответственные лица ежемесячно на основании первичных документов составляют отчет о движении материальных ценностей и представляют его в двух экземплярах вместе с оправдательными приходными и расходными документами в бухгалтерию. После проверки второй экземпляр отчета возвращается материально ответственному лицу.

377. В отчет о движении материальных ценностей и в отчет о движении горючего и смазочных материалов остатки на начало месяца по каждому номенклатурному номеру переносят из отчетов предыдущего месяца на конец месяца.

Поступление и расход материалов в течение месяца отражаются на основании первичных документов или записей в книге (карточках) складского учета, после чего определяется остаток на конец отчетного месяца. В отчет включаются только продукция и материалы, по которым было движение за отчетный период. Данные об остатках продукции, материалов и их движении записываются в отчет материально ответственным лицом обычно в количественном выражении и подтверждаются его подписью. Таксировка и подсчет итогов в денежном выражении, как правило, производятся в бухгалтерии.

378. В связи с большим количеством наименований запасных частей и ремонтных материалов к тракторам, автомобилям, комбайнам и другим сельскохозяйственным машинам, а также наличием учетных твердых цен для уменьшения технической работы отчеты о движении запасных частей и ремонтных материалов могут составляться на бланках отчета о движении материальных ценностей только в суммовом выражении (без перечисления наименований).

379. При составлении отчета большое значение имеет правильная группировка статей прихода и расхода ценностей, связанная с определенными корреспондирующими счетами. Например, при составлении отчета о движении сельскохозяйственной продукции, учитываемой по счету "Готовая продукция", следует по первой статье расхода показать продажу продукции заготовительным организациям, по второй - прочую продажу, отнесенную на счет "Продажи", далее записать весь расход кормов, учитываемый по счету "Животноводство", затем расход кормов для рабочего скота, учитываемый по счету "Вспомогательные производства", и т.д.

380. Последовательность статей прихода и расхода устанавливает главный бухгалтер с учетом особенностей работы отделений, бригад, ферм, складов и других подразделений.

Количество и содержание статей прихода и расхода в отчете о движении материальных ценностей определяется с учетом характера производственных и хозяйственных операций. Так как детализация некоторых статей расхода имеется в других документах (например, в производственном отчете (лицевом счете), в котором расход каждого вида кормов отражается по учетным группам скота, а расход нефтепродуктов по культурам), то в отчете о движении материальных ценностей эти статьи могут быть показаны одной строкой, т.е. по отрасли в целом.

381. В поступивших отчетах проверяется соответствие данных о движении продукции и материалов сведениям, приведенным в оправдательных документах, приложенных к отчету, после чего производится таксировка отчетов. Так как особенно важным является своевременное и полное оприходование поступающих материальных ценностей, а также их оценка по принятым учетным ценам, в целях контроля за поступлением в бухгалтерии следует ежемесячно составлять ведомость поступления материальных ценностей по каждому балансовому счету отдельно на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, приемных актов и других документов.

382. Поступившие от поставщиков материалы, на которые к концу месяца не получены счета-фактуры (неотфактурованные поставки), записываются в ведомость в конце каждого месяца.

Данные ведомости ежемесячно сверяются с показателями отчета материально ответственных лиц. После проверки отчет подписывается принимающим его бухгалтером с указанием количества принятых приходных и расходных документов и подтверждением правильности определения остатков на конец отчетного месяца. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера.

383. Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (машинограмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются:

номера лицевых счетов;

номенклатурные номера (если они имеются);

наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;

единица измерения;

цена;

остаток на начало отчетного периода;

приход за отчетный период;

расход за отчетный период;

остаток на конец отчетного периода.

В графах "приход за отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные распечатки оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (то есть без указания оборотов).

При ведении складского учета автоматизированным способом карточки учета материалов могут не вестись.

384. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

385. В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.

386. В сельскохозяйственных организациях учет продукции и материалов может быть организован оперативно-бухгалтерским методом. Сущность оперативно-бухгалтерского метода учета товарно-материальных ценностей состоит в том, что бухгалтерский и складской учет материальных ценностей объединяются в единый оперативно-бухгалтерский учет. При этом в конце каждого месяца на основании данных первичных учетных документов и записей в карточках учета материалов (форма N М-17) материально ответственные лица составляют "Отчет о движении материальных ценностей"; по нефтепродуктам составляется "Отчет о движении горючего и смазочных материалов". Данные отчеты складов и других пунктов хранения продукции и материалов, в которых указываются остатки и движение продукции и материалов (после проверки и приемки бухгалтерией), заменяют регистры аналитического учета. Количественный учет на складах ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета.

Бухгалтерия осуществляет учет продукции и материалов в денежном выражении по планово-учетным ценам в разрезе синтетических субсчетов, мест хранения (складов, кладовых), материально ответственных лиц, групп продукции и материалов, их номенклатурных номеров.

Применение оперативно-бухгалтерского метода устраняет дублирование записей на складах и в бухгалтерии, ликвидирует трудоемкую работу по ежемесячному определению средней себестоимости материальных ценностей, обеспечивает своевременное получение сведений об остатках продукции и материалов, расширяет возможность применения компьютерной техники и технологий по составлению учетных регистров, устраняет отставание аналитического учета материальных ценностей от синтетического учета, в результате чего счетные работники получают возможность уделять больше внимания контролю за организацией хранения и учета материальных ценностей непосредственно на местах.

387. Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат).

При данном варианте карточки учета материалов в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

388. Бухгалтерская служба организации обязана:

а) производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;

б) регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.