Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФССП РФ от 27.12.2006 N 179 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ"

5.1.1. Движение документов в ФССП России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В документообороте ФССП России присутствуют три основных потока документации:

- документы, поступающие из сторонних организаций и от граждан (входящие);

- документы, направляемые в другие организации и гражданам (исходящие);

- документы, создаваемые в управлениях центрального аппарата ФССП России и используемые в управленческом процессе (внутренние).

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ФССП России, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным Приказом Минюста России от 26.12.2005 N 252, Регламентом Федеральной службы судебных приставов, утвержденным Приказом ФССП России от 27.10.2006 N 140, настоящей Инструкцией, положениями об управлениях центрального аппарата ФССП России и должностными регламентами работников.

5.2.1. Доставка документов в ФССП России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

5.2.2. С помощью почтовой связи в ФССП России доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.3. С помощью фельдъегерской связи в ФССП России доставляется срочная письменная корреспонденция из высших органов государственной власти, органов власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов ФССП России.

5.2.4. Доставка письменной корреспонденции в ФССП России осуществляется на основании возмездных договоров по оказанию услуг почтовой и фельдъегерской связи с оператором почтовой связи и Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации.

5.2.5. По каналам электрической связи в ФССП России поступают: телеграммы, факсограммы, электронные документы, обращения граждан. Организация приема и передачи документов с использованием каналов электрической связи в Федеральной службе судебных приставов осуществляется в порядке, предусмотренном подразделом 5.5 Инструкции.

5.3.1. Документы, поступающие в ФССП России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

5.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства:

5.3.2.1. Поступающая в ФССП России несекретная корреспонденция принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства у почтальона по сопровождению почты в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (в ред. Федеральных законов от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 29, ст. 3697), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), договором ФССП России с предприятием Управления федеральной почтовой связи г. Москвы. Номера корреспонденции, поступившей в виде регистрируемых писем, сверяются с записями в почтовых реестрах. При отсутствии в доставленной корреспонденции регистрируемого письма, указанного в почтовом реестре, отделом документационного обеспечения составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта помещается в дело с реестрами почтовых отправлений, второй - приобщается к экземпляру почтового реестра, возвращаемому оператору почтовой связи.

5.3.2.2. Корреспонденция, доставляемая в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам. Прием корреспонденции подтверждается подписью работника, принявшего документы, в реестре с указанием даты получения. Подпись удостоверяется печатью Управления делопроизводства "Для пакетов".

5.3.2.3. Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ФССП России или начальникам управлений центрального аппарата ФССП России, а также поступившие в их адрес в конвертах с пометкой "лично", после рассмотрения подлежат немедленной передаче в Управление делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

5.3.2.4. Несекретная служебная корреспонденция, доставленная в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, телеграммы, доставленные в ФССП России нарочным, в нерабочее время принимаются оперативным дежурным по ФССП России в соответствии с Инструкцией о порядке организации оперативного дежурства в Федеральной службе судебных приставов. В рабочее время указанные документы по реестру передаются оперативным дежурным по ФССП России в Управление делопроизводства.

5.3.2.5. Перед вскрытием поступивших почтовых отправлений проверяются правильность их доставки (адресования) и сохранность упаковки.

Правильность адресования поступивших почтовых отправлений проверяется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реквизитам адреса адресата, которые должны включать:

- для юридического лица - полное или краткое наименование (например: "Федеральная служба судебных приставов" или "ФССП России"), для гражданина - фамилию, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовое отправление в связи с неточностью адресования, а также при отсутствии адресата по указанному адресу экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства передается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной для возврата отправителю или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.

Конверты с документами, за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Вскрытая, не принадлежащая ФССП России по содержанию корреспонденция перезаконвертовывается (вложение вкладывается во вскрытый конверт, разрез конверта заклеивается чистой бумагой, места склейки скрепляются печатью Управления делопроизводства "Для пакетов") и возвращается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.

Конверты с документами, имеющие пометку "лично", передаются адресату без вскрытия и регистрации.

При отсутствии документа, номер которого обозначен на конверте (в приложении к нему), а также в случаях несоответствия номера, указанного на конверте (в приложении к нему), номеру вложенного документа либо при повреждении документа отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта помещается в дело с реестрами почтовых отправлений, второй - приобщается к поступившему документу, а в случае отсутствия документа - к конверту, третий - пересылается отправителю, а в случае повреждения документа - оператору почтовой связи.

Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.

5.3.3. Вся входящая корреспонденция, за исключением личной переписки и отдельных ее видов, указанных в подпункте 5.3.3.1 Инструкции, подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства.

Централизованная регистрация обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства, централизованная регистрация иной входящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

Порядок регистрации полученных документов, установленный в ФССП России, излагается в разделе 6.5 Инструкции.

5.3.3.1. Не подлежат регистрации следующие виды входящей корреспонденции:

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

- поздравительные письма и телеграммы;

- пригласительные билеты;

- копии документов, поступившие для сведения;

- телеграммы и письма по кадровым вопросам (о разрешении отпусков, командировок и т.п.), заявления граждан о приеме на работу, заявления федеральных государственных гражданских служащих ФССП России об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), которые подлежат передаче в Управление государственной службы и кадров вместе с конвертами, в которых они поступили;

- документы бухгалтерского учета и отчетности, а также документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности (договоры, акты, счета на оплату товаров и услуг и т.п.), которые подлежат передаче в Управление делами вместе с конвертами, в которых они поступили.

5.3.3.2. Передача нерегистрируемых в Управлении делопроизводства документов в Управление государственной службы и кадров и в Управление делами осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28).

5.3.4. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ФССП России, а также без указания конкретного должностного лица или управления центрального аппарата ФССП России, предварительно рассматривается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

5.3.4.1. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством ФССП России и направляемые непосредственно в управления центрального аппарата ФССП России (ответственным исполнителям).

Распределение поступивших документов при предварительном рассмотрении осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом установленного в ФССП России распределения обязанностей между заместителями директора Федеральной службы судебных приставов.

В ходе предварительного рассмотрения для доклада Директору подбираются и прилагаются материалы (по ранее рассмотренным документам), связанные с поступившим документом, а при их большом объеме отделом документационного обеспечения (по обращениям - отделом писем и приема граждан) Управления делопроизводства готовится краткая справка, содержащая сведения о дате поступления указанных документов и их входящих номерах, о структурных подразделениях, ответственных за их рассмотрение, датах и исходящих номерах ответов на них.

Справку подписывает начальник Управления делопроизводства или его заместитель.

5.3.4.2. Без предварительного рассмотрения отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства передаются по назначению документы, адресованные непосредственно управлениям (должностным лицам управлений) центрального аппарата ФССП России, а также обращения граждан - в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

5.3.5. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства направляется:

5.3.5.1. Работнику, осуществляющему функции секретаря Директора, для доклада Директору:

- поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министра юстиции Российской Федерации по вопросам деятельности ФССП России, а также документы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, содержащие поручения для ФССП России; документы руководителей органов государственной власти;

- обращения руководителей субъектов Российской Федерации по вопросам ФССП России;

- федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, касающиеся деятельности Минюста России и подведомственных ему служб;

- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;

- документы, содержащие информацию о преступлениях;

5.3.5.2. Работникам, осуществляющим функции секретарей заместителей Директора, для доклада заместителям Директора:

- документы, адресованные лично заместителю Директора;

- иные документы, требующие рассмотрения в соответствии с установленным в ФССП России распределением обязанностей между заместителями Директора, не указанные в подпункте 5.3.5.1 Инструкции;

- документы, содержащие информацию о преступлениях (только заместителю Директора, курирующему работу Управления организации дознания и административной практики);

5.3.5.3. В управления центрального аппарата ФССП России:

- документы, адресованные лично начальнику соответствующего управления;

- обращения граждан и юридических лиц, а также руководителей территориальных органов ФССП России и их заместителей по вопросам, отнесенным к ведению управления;

- иные документы, касающиеся вопросов, отнесенных к ведению управления, не подлежащие направлению для рассмотрения Директору и его заместителям;

5.3.5.4. В Управление организации дознания и административной практики после рассмотрения Директором или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителем Директора, курирующим работу Управления организации дознания и административной практики, в соответствии с резолюцией незамедлительно:

- документы, содержащие информацию о преступлениях;

5.3.5.5. Документы на доклад Директору и его заместителям направляются в течение одного часа с момента завершения регистрации поступившей корреспонденции, а срочные (в том числе содержащие информацию о преступлениях) - незамедлительно.

К документам, направляемым на доклад Директору и его заместителям, прилагается сопроводительный лист (Приложение N 23);

5.3.5.6. Для доклада Директору (его заместителям) документы передаются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства работнику, осуществляющему функции секретаря Директора (заместителей Директора) по журналам установленного образца (Приложение N 29), в управления центрального аппарата ФССП России - по реестрам установленного образца (Приложение N 28).

Обращения граждан передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства также по реестрам установленного образца.

5.3.5.7. Работники, осуществляющие функции секретаря Директора (заместителей Директора), ответственные за делопроизводство в управлениях центрального аппарата ФССП России, поступившие документы учитывают в журналах (электронных базах) учета входящих документов под теми же номерами, которые были присвоены им в Управлении делопроизводства.

5.3.6. Зарегистрированные в отделе писем и приема граждан обращения граждан, не требующие доклада руководству ФССП России, направляются в зависимости от их содержания в соответствующие управления центрального аппарата ФССП России с приложением статистической карточки (в двух экземплярах) или с поручением о рассмотрении в территориальные органы ФССП России.

Обращения граждан, требующие доклада руководству ФССП России, передаются для рассмотрения Директору (заместителям Директора) в соответствии с порядком, предусмотренным в подпунктах 5.3.5.1 и 5.3.5.2 Инструкции.

Содержание резолюции руководства ФССП России по каждому обращению работниками отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства вносится в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) электронной базы учета данных.

Рассмотренные руководством ФССП России обращения граждан в соответствии с поручениями направляются в управления центрального аппарата ФССП России для исполнения с приложением статистической карточки (в двух экземплярах), а при постановке обращения на контроль исполнения - и контрольной карточки (в двух экземплярах) по реестрам установленного образца (Приложение N 28) в соответствии с порядком, предусмотренным в пункте 5.3.7 Инструкции.

5.3.7. Рассмотренные руководством ФССП России документы возвращаются работниками, осуществляющими функции секретаря Директора (заместителей Директора) в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства, где в РКФ по каждому документу вносится содержание резолюции, а документы передаются на исполнение.

В соответствии с резолюциями руководства ФССП России отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28) передает документы на исполнение в управления центрального аппарата ФССП России не позднее следующего рабочего дня, а срочные - незамедлительно.

5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким управлениям центрального аппарата ФССП России, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии.

5.3.9. Корреспонденцию, адресованную управлениям центрального аппарата ФССП России, получают по реестрам в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства работники этих подразделений, назначенные ответственными за делопроизводство, два раза в день: с 10 час. 00 мин. до 11 час. 45 мин. и с 15 час. 00 мин. до 17 час. 00 мин.

5.3.10. В управлениях центрального аппарата ФССП России поступившие документы после регистрации рассматриваются начальниками управлений, с их резолюциями передаются ответственным за ведение делопроизводства для доведения исполнителям не позднее следующего дня, а срочные - незамедлительно.

Ответственный за делопроизводство вносит в журнал (электронную базу) учета входящих документов информацию об исполнителе и установленном сроке исполнения, передает документ на исполнение.

Сведения об исполнителях по поступившим документам, поставленным на контроль исполнения, ответственным за делопроизводство сообщаются в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства по телефону с последующим представлением списка исполнителей по контрольным документам не позднее следующего дня.

5.3.11. Передача документа, поступившего для исполнения, из одного управления в другое управление центрального аппарата ФССП России производится в день получения документа только через отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестру.

Заместитель Директора принимает решение о передаче документа в случае, когда документ подлежит передаче между курируемыми им управлениями центрального аппарата ФССП России на основании мотивированной докладной записки соответствующего начальника управления.

В иных случаях решение о передаче документа принимает Директор на основании мотивированной докладной записки начальника управления центрального аппарата ФССП России, согласованной с заместителем Директора, курирующим данное управление.

Вопрос о передаче документа из одного отдела в другой внутри одного управления решается начальником данного управления на основании мотивированной докладной записки начальника отдела.

5.4.1. Документы, отправляемые ФССП России, доставляются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

Отправка исходящей корреспонденции производится только экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства. В исключительных случаях допускается отправка документа нарочным от структурного подразделения - исполнителя (с обязательным уведомлением об этом в день отправки отдела документационного обеспечения).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.4.2. Отправка письменной корреспонденции в ФССП России осуществляется на основании возмездных договоров по оказанию услуг почтовой и фельдъегерской связи с оператором почтовой связи и Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации. Для отправки письменная корреспонденция передается в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28).

5.4.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства в соответствии с Федеральным законом от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (в ред. Федеральных законов от 07.07.2003 N 126-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", договором ФССП России с предприятием Управления федеральной почтовой связи г. Москвы.

5.4.4. Обработка документов для отправки фельдъегерской связью осуществляется также экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства в соответствии с действующей "Инструкцией федеральной фельдъегерской связи".

5.4.5. До передачи документа на отправку в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства государственный служащий ФССП России - исполнитель документа обязан проверить наличие следующих реквизитов: подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки документа (Приложение N 15).

5.4.5.1. Один документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.

5.4.5.2. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки документа, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Указатель рассылки документа составляется в управлении центрального аппарата ФССП России, ответственном за подготовку документа, визируется исполнителем документа, подписывается начальником соответствующего управления ФССП России или его заместителем и утверждается начальником Управления делопроизводства или его заместителем.

В указателе рассылки документа делается отметка о дате отправки документов.

После отправки документов указатели рассылки документов хранятся в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

5.4.6. Документы отправляются в конвертах. На конверте указывается фамилия адресата, его почтовый адрес и индекс. Если документ отправляется регистрируемым (заказным) письмом или фельдъегерской связью, то на конверте проставляется номер документа. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.4.7. Регистрируемые почтовые отправления (заказные, с объявленной ценностью, бандероли и мелкие пакеты) экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства сдаются на почту по реестрам, составляемым в трех экземплярах. В них указываются номера документов, дата их отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра реестра передаются в почтовое отделение, третий - остается в экспедиции отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства.

Простая письменная корреспонденция передается общим счетом (общее количество конвертов).

Возвращенный из почтового отделения экземпляр реестра, подтверждающий отправку корреспонденции, вместе с третьим экземпляром хранится в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.

5.4.8. На документацию, отправляемую фельдъегерской связью, в соответствии с требованиями действующей "Инструкции федеральной фельдъегерской связи" экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства оформляются реестры установленного образца в четырех экземплярах. Первый, второй и третий экземпляры передаются вместе с корреспонденцией курьеру фельдъегерской связи, четвертый - с росписью принимающего, остается в экспедиции отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства.

После отправки корреспонденции третий экземпляр реестра, заверенный печатью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации установленного образца, с указанием стоимости оказанной услуги возвращается в экспедицию отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства и вместе с четвертым экземпляром хранится в отделе документационного обеспечения.

5.4.9. Заказными письмами и бандеролями направляются адресатам исполнительные документы, организационно-распорядительные документы ФССП России, а также срочные и особо важные документы.

5.4.10. Исходящая корреспонденция за подписью Директора или его заместителей, направляемая в органы государственной власти, подлежит отправке фельдъегерской связью или с нарочным.

5.4.11. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Управления делопроизводства.

5.5.1. С помощью средств электрической связи в ФССП России документы передаются в виде телеграмм, факсограмм, электронных документов. При подготовке документа к отправке с использованием электрической связи указывается номер телефона, к которому подключен факсимильный аппарат адресата, или его электронный адрес.

5.5.2. Доставленные в адрес ФССП России телеграммы принимаются под расписку экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства с проставлением даты и времени приема, передаются на регистрацию, а затем на рассмотрение руководству и исполнение.

Подготовка и отправка телеграмм осуществляется в порядке, предусмотренном подразделом 4.5 Инструкции.

5.5.3. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

5.5.3.1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного черным цветом на бумаге формата A4, не должен превышать 5 листов;

5.5.3.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего управления центрального аппарата ФССП России.

Запрещается передача документов, содержащих сведения, отнесенные к государственной и военной тайне, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе имеющих гриф "Для служебного пользования".

Решение о передаче документа, подписанного Директором или его заместителем, по факсимильной связи принимается ими, иные документы передаются по разрешению начальников управлений центрального аппарата ФССП России;

5.5.3.3. Передаче подлежат только зарегистрированные документы.

Подлинник документа после передачи возвращается исполнителю с отметкой, проставляемой на свободном от текста месте, о дате и времени отправки, номере телефона, по которому передана факсограмма.

В случае, когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью.

5.5.3.4. Факсограммы, поступившие на факсимильные аппараты Управления делопроизводства, регистрируются в РКФ без проставления на них регистрационного штампа с указанием даты приема и регистрационного номера. К регистрационному номеру в качестве отличительного признака документа, полученного по факсимильной связи, добавляется литер - "Ф".

Факсограммы, поступившие на факсимильные аппараты других управлений центрального аппарата ФССП России и подлежащие рассмотрению руководством ФССП России, передаются для регистрации в Управление делопроизводства.

Зарегистрированные факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно в соответствии с порядком, предусмотренным в пункте 5.3.5 Инструкции;

5.5.3.5. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не считается официальным документом и подлежит обязательному дублированию досылкой подлинника документа на бумажном носителе тому же адресату почтовой или фельдъегерской связью.

Перед сдачей подлинника документа на отправку почтовой или фельдъегерской связью в этом случае исполнителем проверяется наличие на документе отметки, указанной в абзаце втором подпункта 5.5.3.3 Инструкции.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель и приобщается к факсограмме.

5.5.3.6. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.5.4. Порядок электронного документооборота в Федеральной службе судебных приставов определен Временной инструкцией по обмену электронными документами между центральным аппаратом и территориальными органами Федеральной службы судебных приставов, утвержденной Приказом ФССП России от 15.11.2005 N 132.

Прием и учет документов, поступивших на электронный адрес ФССП России в электронном виде, осуществляется отделом информатизации Управления организации реализации имущества должников. Отдел информатизации передает адресатам документы, поступившие в их адрес в электронном виде, с использованием переносных накопителей информации.

Документы, поступающие в ФССП России в электронном виде, проходят предварительное рассмотрение в структурных подразделениях, принявших их из отдела информатизации, при необходимости передаются на рассмотрение руководством ФССП России и затем на исполнение.

Так же, как и в случае с документами, поступающими (направляемыми) по факсимильной связи, документы, поступившие в электронном виде, подлежат дублированию досылкой подлинника почтовой или фельдъегерской связью в порядке, предусмотренном подпунктом 5.5.3.5 Инструкции.

5.5.5. Обращения граждан, поступившие в ФССП России по информационным системам общего пользования (размещенные на Интернет-сайте ФССП России), на основании требований статей 7 и 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" работниками пресс-службы ФССП России переводятся на бумажный носитель и докладываются с учетом их содержания заместителям Директора, курирующим соответствующие направления деятельности ФССП России.

После рассмотрения заместителями Директора обращения граждан, поступившие в ФССП России по информационным системам общего пользования, с их резолюциями работниками, осуществляющими функции секретарей заместителей Директора, передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для регистрации.

Работники отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства при регистрации обращения, поступившего в ФССП России по информационным системам общего пользования, вносят в РКФ базы данных содержание резолюции, другие необходимые данные, а обращение по реестру передают на исполнение в управление центрального аппарата ФССП России в соответствии с резолюцией. При наличии в резолюции соответствующего поручения подготовка ответа на обращение ставится на контроль исполнения.

5.5.6. Обращения граждан, поступившие в ФССП России по факсимильной связи, также подлежат регистрации с учетом требований статей 7, 8 и пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", пункта 5.5.3.4 Инструкции и докладу руководству Федеральной службы судебных приставов.

После рассмотрения Директором (его заместителями) обращения граждан, поступившие в ФССП России по факсимильной связи, с поручениями Директора (его заместителей) работниками отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства по реестру передают на исполнение в управления центрального аппарата ФССП России в соответствии с резолюцией. При наличии в резолюции соответствующего поручения подготовка ответа на обращение ставится на контроль исполнения.

5.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками ФССП России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

5.6.2. Подготовленные проекты приказов (распоряжений), иных организационно-распорядительных документов ФССП России, проекты служебных писем и других документов, подлежащих визированию, визируются исполнителем и начальником управления центрального аппарата ФССП России, вносящего проект, проверяются в Управлении делопроизводства на соответствие правилам русского языка и требованиям по оформлению реквизитов документов, согласовываются с заинтересованными подразделениями и должностными лицами и передаются на подпись Директору или его заместителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Для доклада на подпись Директору (лицу, исполняющему его обязанности) подготовленные проекты документов принимаются помощниками Директора от исполнителей ежедневно до 15 часов (по срочным поручениям - без временных ограничений).

Подписанные Директором (лицом, исполняющим его обязанности) документы, а также проекты документов, возвращенные им для доработки, работником, осуществляющим функции секретаря Директора, незамедлительно передаются в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства для доведения исполнителям.

После подписания документы регистрируются.

5.6.3. Размноженные экземпляры подписанных руководством ФССП России и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в управления центрального аппарата ФССП России, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.6.4. Передача документов между управлениями центрального аппарата ФССП России осуществляется через Управление делопроизводства работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с пунктом 5.3.11 Инструкции.

Документы передаются по реестрам (Приложение N 28) с соответствующей отметкой в РКФ баз данных по регистрации документов.

5.6.5. Работа исполнителей с документами

5.6.5.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на утверждение (подписание) руководством ФССП России или начальником (заместителем начальника) управления центрального аппарата ФССП России, подготовку к пересылке адресату.

Необходимое количество экземпляров документа определяет начальник управления центрального аппарата ФССП России, в котором этот документ разработан.

При необходимости исполнитель передает документ на тиражирование в соответствии с требованиями раздела 5.8 Инструкции.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки документа по установленному образцу (Приложение N 15).

5.6.5.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате и времени поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.7.1. Редактированию подлежат:

5.7.1.1. Проекты документов, представляемые на подпись Директору либо лицу, исполняющему его обязанности;

5.7.1.2. Проекты документов, представляемые на подпись заместителям Директора при направлении этих документов в органы государственной власти, а также при рассылке их в территориальные органы ФССП России.

5.7.2. Проекты индивидуальных правовых актов, иных организационно-распорядительных документов, а также проекты нормативных правовых актов, подготовленные в ФССП России, представляются на редактирование в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.2 Инструкции.

5.7.3. На оборотной стороне каждого листа проверенных и отредактированных проектов организационно-распорядительных документов и приложений к ним редактором проставляется штамп "ОТРЕДАКТИРОВАНО" и его личная подпись.

На проектах писем и приложений к ним, доверенностей, нормативных правовых актов (подготовленных в инициативном порядке), штамп редактора и его подпись ставятся на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра документа.

5.7.4. Не допускается представление на подпись Директору и его заместителям проектов документов, указанных в пункте 5.7.1, 5.7.2 Инструкции, без проверки редактором и его отметки (штампа и подписи).

5.8.1. Размножению подлежат только документы служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью ФССП России.

5.8.2. Материалы, не относящиеся к деятельности ФССП России, и личного характера размножению с использованием копировально-множительной техники ФССП России не подлежат.

Также не подлежат размножению используемые ФССП России официальные бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Не допускается размножение в общем делопроизводстве документов, содержащих сведения, отнесенные к военной или государственной тайне.

5.8.3. В качестве оригиналов документов для ксерокопирования не принимаются: нечеткие (неконтрастные) ксероксные и факсимильные копии документов, а также документы с трудночитаемым текстом, исполненные мелким шрифтом, содержащие вклейки или загрязнение текста.

Не допускается ксерокопирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, документов в рукописном виде (кроме обращений граждан).

Брошюры и скрепленные материалы подлежат предварительному раскреплению и разброшюрованию. Материалы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения данных требований, возвращаются исполнителю на доработку.

5.8.4. Изготовление небольших тиражей (до 15 экземпляров) документов объемом до 15 страниц осуществляется в управлениях центрального аппарата ФССП России с использованием копировально-множительной техники управлений (отделов управлений).

Основанием для размножения документа в этом случае является указатель рассылки документа (Приложение N 15), подписанный руководителем структурного подразделения и утвержденный начальником Управления делопроизводства.

Произведенное тиражирование документа учитывается в журналах учета копировально-множительных работ (Приложение N 30), ведущихся в каждом управлении центрального аппарата ФССП России, имеющем копировально-множительную технику.

5.8.5. Тиражирование в ФССП России документов, подлежащих массовой рассылке (организационно-распорядительных документов, методических рекомендаций и др.), производится в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства (группа копировально-множительных работ) по заявке, подписанной начальником управления центрального аппарата ФССП России и согласованной с начальником Управления делопроизводства (Приложение N 31).

Основанием для оформления заявки на размножение документа в Управлении делопроизводства является оформленный надлежащим образом указатель рассылки документа.

5.8.6. Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера, в том числе внутриведомственной переписки, материалы, предназначенные для формирования номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста.

Копирование объемных материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется только в случаях действительной служебной необходимости.

5.8.7. Значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, в том числе официальные бланки ФССП России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, журналы учета установленной формы, таблицы (формы учета установленного образца), описи, реестры и т.п., используемые в управлениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России, годовая потребность в которых превышает 1 тыс. экземпляров, изготавливаются в типографии.

Заявки на выполнение типографских работ оформляются в управлениях центрального аппарата ФССП России, визируются в Управлении делопроизводства и направляются в Управление делами, которое формирует единый заказ на производство требуемых расходных материалов.

5.8.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в том числе имеющие гриф "Для служебного пользования", тиражируются с разрешения начальника управления центрального аппарата ФССП России.

О количестве снятых копий проставляется отметка на оригинале документа. Копии с документа, имеющего гриф "Для служебного пользования", учитываются в том же порядке, что и оригинал.

5.8.9. Учет выполненных работ по копированию документов, использованию расходных материалов и комплектующих к оргтехнике ведут в управлениях центрального аппарата ФССП России государственные служащие управлений, назначенные ответственными за делопроизводство.

5.8.10. Порядок использования имеющейся в управлениях (отделах управлений) центрального аппарата ФССП России копировально-множительной техники устанавливается их начальниками с учетом требований настоящей Инструкции.

5.9.1. Учет количества документов (определение объема документооборота) за определенный период времени (месяц, полугодие, год) проводится по данным РКФ по отдельным их видам (входящие, исходящие, внутренние и др.) и общему количеству по месту регистрации документов.

5.9.1.1. Ответственные лица за ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФССП России учитывают документы при получении и при подготовке к отправке.

Данные о количестве документов ежемесячно подсчитываются и до 7-го числа следующего месяца представляются в Управление делопроизводства в виде учетной формы (Приложение N 32).

5.9.1.2. Результаты учета количества документов за предыдущий месяц (полугодие, год), представленные управлениями центрального аппарата ФССП России, обобщаются Управлением делопроизводства до 11-го числа текущего месяца и представляются руководству ФССП России в виде учетной формы (Приложение N 33).

5.9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры, предназначенные для отправки адресатам, подсчитываются отдельно.

5.9.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.