Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РФ N 175, МИД РФ N 13527 от 02.09.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ ПЕРВЫХ И ВТОРЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, В ОРГАНЫ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

7. В целях передачи в уполномоченные органы ЗАГС первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния до направления в МИД России консульские учреждения:

1) группируют в пределах календарного года в хронологическом порядке по дате и номеру записи акта отдельно первые экземпляры записей актов гражданского состояния и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния по каждому виду актов гражданского состояния, осуществляя их сверку на предмет идентичности;

2) формируют в отдельные дела, группируя в хронологическом порядке:

- документы, послужившие основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния <*>, по каждому виду актов гражданского состояния (по дате и номеру записи акта);

<*> Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Федеральный закон) к документам, являющимся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, относятся: документы о рождении и смерти, выданные медицинской организацией (частнопрактикующим врачом); заявления о государственной регистрации актов гражданского состояния, копии актовых записей, а также иные документы, послужившие основанием для внесения сведений в записи актов гражданского состояния; копии решений судов (выписки из решений судов), вступившие в законную силу и касающиеся актов гражданского состояния.

- материалы по перемене имени <*> (по дате и номеру записи акта);

<*> В соответствии с главой VII Федерального закона к материалам по перемене имени относятся: заявление лица о перемене имени, копии записей актов, в которые вносятся изменения в связи с переменой имени, иные собранные по делу документы.

- материалы по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния (по дате подачи заявления) <*>.

<*> В соответствии с главой IX Федерального закона к материалам по внесению исправлений и изменений относятся: заявление о внесении исправлений и изменений, документы, перечисленные в пункте 2 статьи 69 Федерального закона, а также иные собранные по делу документы.

8. Документы, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные консулу Российской Федерации для государственной регистрации актов гражданского состояния, а также для внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на русский язык. Верность перевода удостоверяется должностным лицом консульского учреждения Российской Федерации, уполномоченным на совершение нотариальных действий, либо нотариусом.

9. Материалы и документы, указанные в подпункте 2 пункта 7 Правил, если их объем превышает 20 - 30 листов, подшиваются в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. На обложке дела указываются наименование консульского учреждения, заголовок дела, крайние даты.

Документы, послужившие основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, предварительно сгруппированные в хронологическом порядке по видам актов гражданского состояния, могут подшиваться в одно дело с учетом максимального объема в 250 листов.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом либо нумератором. Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.