Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РФ N 175, МИД РФ N 13527 от 02.09.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ ПЕРВЫХ И ВТОРЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, В ОРГАНЫ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

10. МИД России осуществляет сбор из консульских учреждений первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, сформированных дел, а также сведений о регистрации актов гражданского состояния либо сообщений о том, что государственная регистрация актов гражданского состояния не производилась, по каждому консульскому учреждению.

11. В рамках подготовки документов к передаче в уполномоченные органы ЗАГС МИД России проверяет наличие, правильность и качество оформления записей актов гражданского состояния, а именно: наличие всех записей актов гражданского состояния по их номерам, наличие первого и второго экземпляра одной записи, наличие даты регистрации, номера записи, подписи составившего запись работника консульского учреждения, руководителя консульского учреждения, а также оттиска печати этого консульского учреждения.

12. В случае обнаружения ошибок МИД России возвращает соответствующую запись акта гражданского состояния в консульское учреждение, составившее документ, для устранения выявленных нарушений. Если их устранение возможно лишь на основании заявления гражданина, то МИД России направляет ему уведомление о допущенных при составлении актовой записи ошибках, разъясняет право на письменное обращение для внесения соответствующих исправлений или изменений, а также информирует о месте нахождения первого экземпляра записи акта гражданского состояния. В этом случае первый экземпляр записи акта гражданского состояния подлежит передаче на хранение в уполномоченный орган ЗАГС с приложением указанного уведомления.

При отсутствии записи акта гражданского состояния МИД России направляет запрос в соответствующее консульское учреждение о предоставлении непоступившего документа.

13. После проверки поступивших из консульских учреждений документов МИД России составляет в двух экземплярах акт о передаче в уполномоченные органы ЗАГС первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (приложения N 1 и N 2) и сформированных консульскими учреждениями дел, а также согласовывает с уполномоченными органами ЗАГС график передачи документов.

14. В целях обеспечения сохранности первые экземпляры записей актов гражданского состояния хранятся отдельно от вторых экземпляров соответствующих записей актов гражданского состояния в уполномоченных органах ЗАГС города Москвы и Московской области соответственно.

15. МИД России осуществляет доставку в уполномоченный орган ЗАГС записей актов гражданского состояния, материалов и документов, подлежащих передаче в соответствии с настоящими Правилами, а также сообщает сведения о том, какими консульскими учреждениями государственная регистрация актов гражданского состояния за соответствующий год не производилась.

16. Прием документов осуществляется должностным лицом уполномоченного органа ЗАГС, ответственного за архив, в присутствии должностного лица МИДа России по акту о передаче. При этом на обоих экземплярах акта о передаче напротив каждого документа или дела, включенного в акт, делается отметка о наличии.

В конце каждого экземпляра акта указываются цифрами и прописью количество фактически принятых уполномоченным органом ЗАГС документов, их номера, дата приема-передачи. Каждый экземпляр акта подписывается должностными лицами МИДа России и уполномоченного органа ЗАГС.

При приеме на хранение документов должностные лица уполномоченных органов ЗАГС проверяют правильность оформления записей актов гражданского состояния и формирования дел прилагаемых документов, соответствие количества и содержания документов актам передачи.

В случае, если при приеме на хранение выяснится отсутствие записи акта или иных документов, или в передаваемой записи акта будет выявлена техническая ошибка (ошибки), должностные лица МИДа России и уполномоченного органа ЗАГС составляют акт об отсутствии документа (приложение N 3) или акт об обнаружении ошибки (приложение N 4) соответственно. При этом запись акта с отсутствующими реквизитами приему на хранение не подлежит и остается у должностного лица МИДа России. МИД России в течение месяца осуществляет дооформление записи акта отсутствующими реквизитами, после чего она подлежит передаче на хранение по отдельному акту.

17. После принятия документов на хранение уполномоченные органы ЗАГС собирают из первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью актовые книги и обеспечивают их сохранность.

18. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранятся в соответствующем уполномоченном органе ЗАГС в течение ста лет. По истечении указанного срока актовые книги передаются на постоянное хранение в государственный архив.

19. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранятся в течение ста лет, после чего подлежат уничтожению.

20. Уполномоченные органы ЗАГС оказывают консультационную помощь Консульскому департаменту МИДа России в работе с записями актов гражданского состояния, передаваемыми на хранение.