Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФСЖВ РФ от 30.09.2002 N 386 "О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ, ЖАЛОБ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН В ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ВОЙСКАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

4. Все поступившие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в книге учета предложений, заявлений и жалоб (приложение N 1 к Инструкции) и учетно - контрольной карточке (приложение N 2 к Инструкции).

Количество экземпляров учетно - контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручения по обращениям и их анализа.

Должностные лица на основании имеющихся у них учетно - контрольных карточек и переписки контролируют ход и результаты разрешения обращений, направленных в подчиненные органы военного управления, о результатах докладывают соответствующему командиру (начальнику).

Учетно - контрольная карточка (после внесения в нее исполнителем информации о содержании ответа заявителю, его номера и даты подписания) возвращается должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, для формирования картотеки, включенной в номенклатуру дел, журналов и картотек.

5. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется отдельно и специально назначенными должностными лицами (о чем объявляется в приказах соответствующих командиров и начальников).

6. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения (например: Ан-9, А-10, Скл-17, Я-1). Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы "Скл" и "Ан".

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращений, после чего уничтожаются.

7. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в графе 3 книги учета предложений, заявлений и жалоб и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка "Повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

8. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в данный орган военного управления;

сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

9. В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, командир (начальник) органа военного управления принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.

10. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в орган военного управления, рассматриваются как первичные.

11. Все поступившие обращения после регистрации докладываются командиру (начальнику) органа военного управления, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. Если письменное указание дается нескольким должностным лицам и не указано должностное лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа в целом, то ответственным является должностное лицо, указанное в письменном указании первым, которое обязано организовать исполнение документа в установленный срок. Соисполнители представляют (по кругу своих должностных обязанностей) материалы и справки, необходимые для своевременного и качественного исполнения письменного указания. На тексте обращений надписи не делаются.

12. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам военного управления или должностным лицам, действия которых обжалуются.

13. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы соответствующих органов военного управления и регистрируются за теми же номерами, что и обращения.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение.

14. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику органа военного управления, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.

15. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.

16. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в несекретных делопроизводствах органов военного управления отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

17. Срок хранения дел и книг учета предложений, заявлений и жалоб - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив органа военного управления.

18. Командиры (начальники) органов военного управления, их заместители и другие должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить специалистов на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

сообщать в письменной или устной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения - разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

В случае устного ответа заявителю составляется соответствующая справка, которая приобщается к материалам рассмотрения обращения. В книге учета предложений, заявлений и жалоб и учетно - контрольной карточке делается отметка о том, что результаты рассмотрения обращения сообщены заявителю в личной беседе.

19. По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности органа военного управления, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности органа военного управления. Заключение доводится до сведения командира (начальника) органа военного управления (о чем на заключении делается отметка) и докладывается для принятия решения должностному лицу, по указанию которого проводилась проверка.

20. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.