Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФМС РФ от 08.06.2009 N 138 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

45. Заявления и предложения граждан, направленные в ФМС России, территориальные органы, а также должностным лицам ФМС России, рассматриваются в общем или упрощенном порядке в зависимости от срока и стадий (процедур, последовательности) исполнения государственной функции, а также от вида и формы обращения.

46. Общий порядок рассмотрения заявлений и предложений устанавливает общие сроки и стадии (процедуры) исполнения государственной функции ФМС России по рассмотрению обращений граждан.

47. Общий порядок рассмотрения обращений распространяется на любые формы (способы) обращений независимо от их вида, если иное не установлено административным регламентом, и включает в себя следующие стадии (процедуры) исполнения государственной функции ФМС России по рассмотрению обращений:

личный прием заявителей, получение устных, письменных обращений, в том числе обращений, поступивших по информационным системам общего пользования;

регистрация, первичная проверка, переадресация, подготовка к рассмотрению поступивших письменных обращений;

рассмотрение обращений;

принятие решений по результатам рассмотрения обращений;

передача или направление принятых по результатам рассмотрения обращений решений;

контроль стадий (процедур) и сроков рассмотрения обращений;

хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением;

мониторинг порядка исполнения государственной функции по рассмотрению обращений.

48. Личный прием заявителей по вопросам, относящимся к компетенции ФМС России, по общему правилу проводится специалистами уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, территориальных органов <*>.

<*> Далее - "специалист".

49. Максимальное время ожидания в очереди при личном приеме заявителя не должно превышать 30 минут.

50. Максимальное время ожидания заявителем в очереди при подаче дополнительных документов к обращению, запроса на получение информации, консультации, итоговых решений не должно превышать 15 минут.

51. Устные и письменные обращения могут также приниматься и рассматриваться лично уполномоченными должностными лицами ФМС России, территориальных органов. Время личного приема уполномоченными должностными лицами должно составлять не менее 4 часов в неделю.

52. Время ожидания личного приема к уполномоченному должностному лицу ФМС России не должно превышать 20 минут.

53. Информация о месте и времени приема, фамилии, имени и отчества специалиста, уполномоченного должностного лица ФМС России, ведущего личный прием заявителей, а также об установленных для личного приема днях и часах доводится до сведения посредством размещения информации на специальных информационных стендах в местах расположения приемных и в холлах зданий, в которых располагаются ФМС России, территориальные органы, а также на Интернет-сайтах ФМС России в соответствии с пунктами 9 - 15 административного регламента.

54. Прием заявителей ведется в порядке очередности. Допускается осуществление приема заявителей по предварительной записи. Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи, электронной почты. Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве специалиста либо уполномоченного должностного лица ФМС России, ведущего личный прием заявителей.

Вне очереди принимаются инвалиды I и II групп <1>. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в день обращения.

<1> Абзац шестой пункта 1 Указа Президента Российской Федерации от 2 октября 1992 г. N 1157 "О дополнительных мерах государственной поддержки инвалидов" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1992, N 14, ст. 1098).

55. При личном приеме заявитель предъявляет специалисту либо уполномоченному должностному лицу ФМС России, ведущему личный прием заявителей, документ, удостоверяющий его личность.

56. Содержание устного обращения заносится в регистрационно-контрольную форму <1> (РКФ, карточку личного приема гражданина).

<1> Традиционные или электронные карточки, журналы - пункт 4.1.6 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 года, регистрационный N 7418).

Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими обязательному учету, являются:

дата и время приема;

фамилия, имя, отчество посетителя, его адрес регистрации, адрес фактического проживания;

краткое содержание устного обращения;

фамилия должностного лица, осуществившего прием;

сведения о результатах приема;

графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений, имеющих принципиальное значение.

Сведения о сути устного обращения и результатах приема, внесенные в карточку личного приема гражданина, должны быть конкретными и носить информативный характер.

57. В случае если во время личного приема изложенные заявителем в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема специалистом, уполномоченным должностным лицом ФМС России, о чем делается запись в РКФ (в карточке личного приема заявителя) и указывается принятое решение.

58. Должностные лица, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов вправе привлекать к их рассмотрению работников соответствующих подразделений или получать у них консультации.

59. В случае если во время личного приема решение по устному обращению не может быть принято, специалистом либо уполномоченным должностным лицом ФМС России предлагается заявителю составить письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в соответствии с положениями административного регламента, предусмотренными для общего порядка рассмотрения обращений. Специалистом либо уполномоченным должностным лицом ФМС России делается запись в РКФ (в карточке личного приема заявителя) и указывается принятое им решение о предложении заявителю составить письменное обращение.

В случае если устное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФМС России и территориальных органов, заявителю дается подробное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Если по существу поставленных в устном обращении вопросов заявителю ранее был дан ответ, то в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении устного обращения.

60. Специалист, уполномоченное должностное лицо, осуществляющее личный прием, в пределах своей компетенции, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами ФМС России, вправе принять одно из следующих решений:

удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

принять письменное обращение, если поставленные заявителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения. Если заявитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить суть своего обращения, оказать ему в этом необходимую помощь.

61. Учет обращений заявителей, поступивших во время личного приема, а также контроль исполнения принятых по итогам личного приема заявителей решений по обращениям ведется по РКФ (в журнале карточек личного приема заявителей).

62. В обращении, направленном в письменной форме, в том числе по информационным системам общего пользования, должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

наименование ФМС России, территориального органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилия и инициалы соответствующего должностного лица ФМС России, либо должность соответствующего должностного лица ФМС России;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

суть обращения (требования заявителя);

дата написания обращения;

личная подпись заявителя (только для письменного обращения).

63. Отсутствие в письменном обращении любой другой информации не может являться основанием для отказа в его принятии и рассмотрении.

64. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

65. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, отсутствуют или не приложены к обращению, решение может быть принято без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

66. Работа с обращением, поступившим по информационным системам общего пользования, ведется как с письменным обращением, а решение (ответ на обращение) направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

67. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации не позднее чем в течение трех дней с момента поступления по почте или иным способом в уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, территориальные органы.

68. Исполнение процедуры регистрации обращений осуществляется специалистом, в обязанности которого входит регистрация поступающих обращений граждан.

69. При поступлении письменных обращений граждан проверяется правильность адресования, а также наличие приложений. Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения письменного обращения.

70. Специалист, в обязанности которого входит регистрация поступающих обращений граждан, осуществляет регистрацию обращения в регистрационно-контрольной форме (РКФ).

71. В РКФ вносятся следующие основные реквизиты обращения заявителя:

наименование вида обращения, с отдельным выделением начальной буквы вида обращения (предложение - П, заявление - З, жалоба - Ж);

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый (электронный) адрес;

дата поступления обращения;

дата регистрации обращения, регистрационный номер;

количество листов обращения и наличие приложений;

наличие предыдущих обращений заявителя;

краткое содержание обращения;

подразделение-исполнитель;

срок исполнения обращения;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

движение обращения;

отметка об исполнении обращения.

72. Регистрационный номер обращения заявителя состоит из начальной буквы вида обращения и порядкового номера поступившего обращения (предложение - П, заявление - З, жалоба - Ж). Регистрационный номер и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, который проставляется на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте либо на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу.

73. Обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи предыдущего обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения, считается повторным. Повторному обращению заявителя присваивается очередной регистрационный номер. В РКФ делается отметка "повторно" и в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный номер предыдущего обращения.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора по разным вопросам. Руководитель уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, территориального органа обязан тщательно разобраться в обстоятельствах и причинах поступления повторного обращения и принять соответствующие меры.

74. Письменное обращение с приложенными материалами (в случае их наличия), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФМС России, в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст обращения не поддается прочтению.

75. Руководители уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, территориальных органов, а также должностное лицо ФМС России при переадресации письменного обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу могут запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

76. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы государственной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

77. Обращения граждан, поступившие в ФМС России, уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, могут направляться для рассмотрения и принятия решения в территориальные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. О результатах рассмотрения таких обращений территориальные органы ФМС России информируют уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений.

78. ФМС России, территориальные органы по направленному в установленном порядке запросу органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение пятнадцати дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления сведений.

79. Поступившие в уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, территориальные органы, а также должностному лицу ФМС России обращения после их регистрации в зависимости от содержания докладываются директору ФМС России, его заместителю, руководителю (заместителю руководителя) территориального органа, либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений ФМС России, территориальных органов, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

80. Директору ФМС России для рассмотрения и принятия решения докладываются в течение одного дня с момента регистрации уполномоченным подразделением ФМС России по рассмотрению обращений письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации и других органов государственной власти, исполнение которых поставлено на контроль в названных органах или в случае указания на необходимость информирования названных органов о результатах их рассмотрения, а также обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие указание на нарушение законодательства Российской Федерации, его заместителями, руководителями структурных подразделений с представлением заключений структурных подразделений, определенных директором ФМС России (в том числе, при необходимости, правового подразделения).

81. Директор ФМС России принимает решение в трехдневный срок со дня регистрации обращения в форме резолюции, которая размещается на первом листе обращения на свободном от текста месте. Если резолюция написана на отдельном листе бумаги, то на ней указываются дата и регистрационный номер рассмотренного обращения.

82. Поступившие на имя директора ФМС России обращения, содержащие жалобы на результаты рассмотрения ранее поступивших в ФМС России обращений, направляются заместителям директора ФМС России по курируемым направлениям деятельности, руководителям соответствующих структурных подразделений ФМС России для ответа.

83. Заместители директора ФМС России в трехдневный срок со дня регистрации обращений, поступивших на их имя, принимают решение в виде резолюции, которая размещается на первом листе обращения на свободном от текста месте. Если резолюция написана на отдельном листе бумаги, то на ней должны быть указаны дата и регистрационный номер рассмотренного обращения.

В резолюции по обращению определяются исполнитель, срок и порядок его рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля.

84. Специалист уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, в обязанности которого входит регистрация поступающих обращений, переносит в РКФ содержание резолюции и направляет обращение на исполнение согласно резолюции.

85. Согласно резолюции директора ФМС России или его заместителей копии обращения (с приложенными к нему материалами и документами, содержащими сведения об обстоятельствах, имеющих значение для подготовки заключения) направляются в соответствующие структурные подразделения ФМС России, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, для представления заключения в десятидневный срок.

86. Передача обращения согласно резолюции директора ФМС России или его заместителей из одного структурного подразделения ФМС России в другое осуществляется через уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений. В РКФ вносится необходимая информация, после чего обращение передается на исполнение в структурное подразделение ФМС России по принадлежности.

87. Согласно резолюции директора ФМС России или его заместителей копия обращения (с приложенными к нему материалами и документами, содержащими сведения об обстоятельствах, имеющих значение для подготовки заключения) подлежит направлению уполномоченным подразделением ФМС России по рассмотрению обращений в соответствующие территориальные органы для представления заключения в десятидневный срок. В запросе может содержаться указание на необходимость представления копий документов, необходимых для рассмотрения обращения.

88. Письменные заявления граждан, поступившие в ФМС России, территориальные органы, должностному лицу ФМС России, в компетенцию которых входит решение поставленных в заявлении вопросов, подлежат обязательному рассмотрению.

89. ФМС России, территориальные органы, должностные лица ФМС России:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение заявления, в случае необходимости - с личным участием заявителя;

запрашивают необходимые для рассмотрения заявления документы и материалы в других органах государственной власти, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

по решению директора ФМС России или руководителя соответствующего территориального органа, могут обеспечить рассмотрение заявления с выездом на место;

принимают решение (письменный ответ) по существу поставленных в заявлении вопросов за исключением случаев, указанных в пункте 43 административного регламента;

уведомляют заявителя о переадресации заявления.

90. Заявитель имеет право:

лично изложить доводы рассматривающему заявление специалисту, уполномоченному должностному лицу ФМС России (на личном приеме);

предоставить дополнительные документы и материалы в подтверждение обоснованности своего заявления, либо предоставить информацию о месте их нахождения, либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения заявления, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать письменное решение (ответ) по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 43 административного регламента;

получать уведомление о переадресации заявления;

обращаться с жалобой на принятое по заявлению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением заявления;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

91. Заявление считается своевременно рассмотренным, если по всем поставленным в нем вопросам приняты решения и направлен ответ заявителю в срок не более 30 дней со дня регистрации заявления, а также по просьбе направившего обращение органа государственной власти - уведомление о принятом решении.

92. Решения (ответы) на заявления должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении требований заявления заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), в который может быть направлена жалоба.

93. В случае если в обращении содержатся сведения о наличии у сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации, прикомандированного к ФМС России, федерального государственного гражданского служащего или работника ФМС России личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов, директор ФМС России принимает меры по недопущению или урегулированию конфликта интересов вплоть до отстранения государственного служащего ФМС России от замещаемой должности государственной службы на период урегулирования конфликта интересов и уведомляет о принятых мерах заявителя.

94. В случае если в заявлении содержатся сведения о совершении федеральным государственным гражданским служащим ФМС России поступков, порочащих его честь и достоинство, иного нарушения государственным служащим ФМС России требований к служебному поведению, о наличии у государственного служащего ФМС России личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов, директор ФМС России или его первый заместитель принимает решение о направлении заявления в Комиссию ФМС России по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов <*>.

<*> Далее - "Комиссия".

95. Образование Комиссии, ее состав и порядок работы утверждаются Приказом ФМС России в соответствии с Положением о комиссии ФМС России по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов, утвержденным Приказом ФМС России от 13 августа 2007 г. N 176 <*>.

<*> Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 ноября 2007 года, регистрационный N 10436.

: В связи с утратой силы Приказа ФМС РФ от 13.08.2007 N 176, следует руководствоваться принятым взамен Приказом ФМС РФ от 14.08.2010 N 254.

96. В случаях, указанных в пункте 94 административного регламента, ответ заявителю должен содержать решение Комиссии ФМС России по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов и решение директора ФМС России или его первого заместителя о мерах, принятых в соответствии с решением Комиссии, или об отказе соблюдать решение Комиссии.

97. В случае если в заявлении содержатся сведения о возможном совершении должностным лицом ФМС России преступлений против государственной власти, интересов государственной службы директор ФМС России или его первый заместитель в трехдневный срок со дня регистрации заявления принимает решение о проведении служебной проверки в отношении должностного лица ФМС России или об отсутствии оснований для проведения служебной проверки и уведомляет о принятом решении заявителя.

98. Письменные предложения граждан, поступившие в ФМС России, территориальные органы, должностному лицу ФМС России, к компетенции которых относятся вопросы, затронутые в предложении, подлежат обязательному рассмотрению.

99. ФМС России, территориальные органы, должностные лица ФМС России:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение предложений;

запрашивают необходимые для рассмотрения предложения документы и материалы в других органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

уведомляют заявителя о результатах рассмотрения предложения;

уведомляют заявителя о переадресации его предложения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

100. Заявитель имеет право:

лично изложить доводы рассматривающему предложение специалисту, уполномоченному должностному лицу ФМС России (на личном приеме);

предоставить дополнительные документы и материалы в подтверждение обоснованности своего предложения, либо предоставить информацию о месте их нахождения, либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения предложения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать письменное уведомление (ответ) о результатах рассмотрения предложения за исключением случаев, указанных в пункте 43 административного регламента;

получать уведомление о переадресации предложения в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

101. Предложение считается своевременно рассмотренным, если заявителю направлено уведомление (ответ) в срок не более 30 дней со дня регистрации обращения, а также по просьбе направившего обращение органа государственной власти - уведомление о принятом решении.

102. Упрощенный порядок рассмотрения заявлений и предложений распространяется на любые формы обращений граждан, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, административными регламентами ФМС России, и включает в себя сокращенные по времени исполнения стадии (процедуры) исполнения государственной функции ФМС России, установленные для общего порядка рассмотрения обращений пунктом 47 административного регламента.

Заявления и предложения рассматриваются в упрощенном порядке:

уполномоченным должностным лицом ФМС России во время личного приема;

специалистом уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, территориального органа.

103. Упрощенный порядок рассмотрения заявлений и предложений применяется для устных и письменных заявлений и предложений, направленных в случаях, когда решение по результатам рассмотрения заявлений и предложений может быть принято незамедлительно без сбора дополнительных документов и материалов, в том числе в связи с очевидностью существа вопроса, изложенного в заявлении или предложении, в том числе в случаях, указанных в пункте 57 административного регламента.

104. Решение о применении упрощенного порядка рассмотрения заявлений и предложений принимается уполномоченным должностным лицом ФМС России или руководителем уполномоченного подразделения ФМС России по рассмотрению обращений, территориального органа.

105. Упрощенный порядок рассмотрения заявлений и предложений при личном приеме применяется только с согласия заявителя. Принуждение заявителя к даче согласия на применение упрощенной процедуры или к отказу от ее применения расценивается как должностной проступок и влечет дисциплинарную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

106. Завершающей процедурой рассмотрения обращений является получение заявителем следующих решений (ответов):

об устранении препятствий при реализации прав и свобод, законных интересов заявителя;

о передаче обращения заявителя по подведомственности в другой орган государственной власти, муниципальный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

об отказе в удовлетворении требований заявителя.

107. За подписью директора ФМС России или по поручению директора ФМС России его заместителями по курируемым направлениям деятельности готовятся ответы на письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации и других органов государственной власти, исполнение которых поставлено на контроль в названных органах или в случае указания на необходимость информирования названных органов о результатах их рассмотрения.

108. Обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в уполномоченном подразделении ФМС России по рассмотрению обращений, территориальных органах.

109. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело", дата и подпись руководителя структурного подразделения ФМС России, территориального органа.

110. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

111. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

112. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

113. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, территориальные органы, а находящихся на исполнении - на руководителей структурных подразделений ФМС России, территориальных органов, а также на специалистов, должностных лиц ФМС России, работающих с данной категорией документов.

114. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

115. Документы по обращениям, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.