Законодательная база Российской Федерации

РЕШЕНИЕ Коллегии комитета по делам архивов при правительстве РФ от 29.05.92 "О ВРЕМЕННОМ ПОЛОЖЕНИИ "О ПОРЯДКЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ПРАВИЛАХ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ"

3.1. Оформление пользователей для работы в читальном зале.

3.1.1. Пользователи оформляются в читальный зал на основании официального письма направившей их организации или личного заявления на имя руководства государственного архива. Студенты оформляются по письму вуза.

В официальном письме или личном заявлении указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования.

Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма принимающей их организации, дипломатических представительств и других зарубежных учреждений.

Все пользователи заполняют анкету установленного образца.

3.1.2. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством государственного архива. При изменении темы пользователь представляет новое письмо или заявление в соответствии с требованиями п. 3.1.1.

3.2. Обязанности государственных архивов.

3.2.1. Архивные документы и научно-справочный аппарат предоставляются архивом на основании письменного заказа пользователя.

Отсрочка в предоставлении архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование другим учреждениям и организациям.

3.2.2. При наличии микрокопий документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. Вопрос об их выдаче решается руководством архива с учетом конкретных обстоятельств (особенностей исследования, физического состояния документов и т.д.). Кинофотофонодокументы выдаются исследователям в виде копий.

3.2.3. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней, архивные документы - до одного месяца.

При необходимости продления срока работы с документами этот вопрос решается в индивидуальном порядке.

3.2.4. При окончательной сдаче исследователем дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала проверяет наличие и физическое состояние дел и расписывается в бланке заказа на выдачу дел за их возврат.

При обнаружении в сдаваемых делах недостач или повреждений составляется акт.

3.3. Права и ответственность пользователя.

3.3.1. Пользователь имеет право получать консультации специалистов архивов по составу документов и научно-справочному аппарату. Он может обращаться с информационными запросами в автоматизированные архивные системы, заказывать копии документов (при наличии соответствующих технических возможностей архива).

Пользователя может сопровождать переводчик.

3.3.2. Пользователь имеет право по согласованию с заведующим читальным залом проносить в читальный зал рукописный, машинописный и печатный текст, гранки собственной научной работы. Вынос этих материалов из читального зала оформляется специальным пропуском.

3.3.3. При изучении архивных материалов пользователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других пользователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном зале необходимых условий.

3.3.4. При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность и физическое состояние документов. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования.

3.3.5. В ходе работы пользователь обязан заполнять листы использования документов.

3.3.6. При посещении читального зала пользователь обязан соблюдать установленный режим работы: расписываться в книге посещений, не вносить в читальный зал портфели, сумки, свертки; фотоаппараты и кинокамеры проносятся по специальному разрешению.

3.3.7. Пользователь обязан соблюдать существующие в государственном архиве правила работы с документами.

3.4. Организация копирования документов по заказам пользователей.

3.4.1. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменного заказа пользователя. Объем одного заказа определяется государственным архивом исходя из технических возможностей копировальной техники и других объективных причин.

3.4.2. Разрешается копирование (вне зависимости от того, чьими техническими средствами оно производится) в размерах, не превышающих 10 процентов фонда, документы которого представлены пользователю. Превышение данного объема копирования допускается с согласия руководства архива.

3.4.3. Копирование по заказу пользователя целостных фондов для коллекций документов государственного архива допускается в исключительных случаях с разрешения Роскомархива.

3.4.4. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счета за выполняемую работу.

3.4.5. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные или фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

3.4.6. Копии документов, изготовленные по заказу пользователя, могут быть выданы ему на руки, высланы на дом или в адрес учреждения, направившего его для работы в архив.

Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и пользователям не выдаются. В исключительных случаях по письменному разрешению руководства архива отдельные негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами, оформлением музейных экспозиций.

3.4.7. В случае необходимости по согласованию с руководством архива пользователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой работы специалиста чертежника, фотографа или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копирующего материала.

Вынос изготовленных в помещении читального зала копий изобразительных материалов оформляется специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.

3.4.8. При отсутствии в архиве необходимой техники копирование документов может производиться силами заинтересованных организаций в помещении архива или фотолабораториях других учреждений обязательно в присутствии и под контролем представителя государственного архива.

3.4.9. При изготовлении копий техническими средствами как архива, так и заказчика их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

3.4.10. По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов через государственную границу. В разрешении указывается количество копий документов и их перечень; оно подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью.