Последнее обновление: 22.12.2024
Законодательная база Российской Федерации
8 (800) 350-23-61
Бесплатная горячая линия юридической помощи
- Главная
- "ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ" (утв. Главархивом СССР 15.08.88) (извлечение) (ред. от 26.07.96)
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(извлечение)
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
: Часть 1 Перечня, утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 приведена отдельным документом
Часть 2 Перечня, утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 приведена отдельным документом
УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ1. Общие положения1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий <*>.
<*> Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций, предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также положений: "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.
1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.
2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12-ти разделов:
раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;
разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций; раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;
раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;
раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социально - культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно-спортивную работу;
раздел 8 включает документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;
раздел 10 содержит документацию о материально-техническом снабжении и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской
раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.). Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м и 4-м разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5-й и 7-й разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8, 10-м разделах (ч. I); 3-м (ч. II).
2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно - конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ <*>
<*> Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на государственное хранение, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;
раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;
раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;
раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).
Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
В разделе 3 (подраздел 3.4. "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию <*>.
<*> Состав и содержание технических документов, поступающих на государственное хранение по каждой из стадий проектирования, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
В 7-м разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.
2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3-й графе Перечня.
Первая группа включает организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе <*>. К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народно-хозяйственного и социально-культурного строительства.
<*> Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.
Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3-й графе Перечня.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе <*>, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3-й графе Перечня.
<*> Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организаций.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3-й графе Перечня.
2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4-й графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная информационно-аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.
2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.
Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.
Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации - автора документа.
В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к деятельности конкретных организаций.
По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.
2.8. При экспертизе ценности научно-технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно - технической документации являются организации - разработчики (авторы), а также организации - заказчики (Госплан СССР, Госстрой СССР и госстрои союзных республик, облисполкомы, горисполкомы, головные институты в отрасли, а также предприятия - держатели подлинников (головные заводы - изготовители изделий серийного, массового производства)).
Полный комплект научно-технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается у генпроектировщика. Полный комплект научно-технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.
Подлинная научно-техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы.
Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.
Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.
2.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Научно-техническая документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем, хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем, или до минования практической надобности.
2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.
Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В" ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" ("ЭК") по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимается ЭПК архивных учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и государственных архивов.
2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.14. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами (ГОСТ N 1300279). Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.
2.15. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3-й и 4-й графах. Так, примечание: "При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после утверждения", "после замены новыми", "после снятия изделий с производства", "после ввода объекта в эксплуатацию" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в 3-й, 4-й графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания. Например, переписка по кредитным операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен 5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми организациями.
2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977, 1984), "Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР" (М., 1985).
Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:
- для документов министерств, ведомств и других организаций союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;
- для документов организаций районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для научно-технической документации - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет;
- для кинофотодокументов и документов на машинных носителях, входящих в состав научно-технической документации, - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.
3.5. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа.
На первом этапе выбирается проблематика исследований и проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом этой работы является составление "Перечня проектов, проблем, научно - техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение".
На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы научно - технической документации, подлежащей приему на государственное хранение. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения научно-технической документации, передаваемых в государственные архивы.
3.6. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.7. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются в организацию, а первый экземпляр (для научно-технической документации - три экземпляра) передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.8. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую - два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на научно - техническую документацию согласовываются с ЭПК государственной архивной службы.
3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.10. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.
3.11. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
3.12. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном законом порядке.
3.13. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров СССР, республиканские и местные архивные учреждения.
3.14. С введением в действие данного Перечня "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов", утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря 1967 г., и последующие его переиздания, а также "Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями" (М., 1964), "Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963) считать утратившими силу.
Наряду с настоящим Перечнем следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987). При отборе на государственное хранение научно-технической документации, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1969).
ЧАСТЬ IДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИНомер статьи | Вид документов | Срок хранения документов | Примечание | |
в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы | в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | ||||
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность | ||||
290 | Документы единовременных обследований и переписей: | |||
а) первичные (анкеты, бланки, опросные листы) | 3 г. <1> | 3 г. | <1> После очередной переписи. В статистических органах - постоянное хранение (на машинных носителях) | |
б) итоговые (отчеты, таблицы, сборники) | Пост. <2> | 3 г. | <2> По месту разработки, в других организациях - не менее одного года после подведения итогов | |
291 | Статистические ежегодники, сборники, бюллетени, таблицы динамических рядов о состоянии отраслей и подотраслей народного хозяйства и культуры: | |||
а) по месту разработки | Пост. | |||
б) в других организациях | До минования надобности | До минования надобности | ||
292 | Отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов; анализы отчетов: | <1> При отсутствии годовых - пост. | ||
а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | <2> При отсутствии годовых - 10 л. | ||
б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | 10 л. | ||
в) полугодовые | 5 л. <1> | 5 л. <2> | <3> При отсутствии годовых, полугодовых - пост. | |
г) квартальные | 3 г. <3> | 3 г. <4> | ||
д) месячные | 1 г. <5> | 1 г. <6> | ||
<4> При отсутствии годовых, полугодовых - 10 л. | ||||
<5> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост. | ||||
<6> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - 10 л. | ||||
293 | Статистические отчеты и таблицы организаций по всем основным для данных организаций видам деятельности: | <1> При отсутствии годовых - пост. | ||
а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | <2> При отсутствии полугодовых - пост. | ||
б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | 10 л. | ||
в) полугодовые | 5 л. <1> | 5 л. | <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост. | |
г) квартальные | 3 г. <2> | 3 г. | ||
д) месячные | 1 г. <3> | 1 г. | ||
294 | Статистические отчеты и таблицы организаций по вспомогательным для данных организаций видам деятельности; отчеты структурных подразделений | 5 л. | 5 л. | |
295 | Оперативные отчеты и сводки о выполнении планов <1>: | <1> Для организации системы ЦСУ СССР, Госагропрома СССР, Минхлебопродуктов СССР сроки хранения определяются ведомст. перечнями, номенклатурами дел | ||
а) 15-дневные, декадные | 3 мес. | 3 мес. | ||
б) 5-дневные, ежемесячные | 1 мес. | 1 мес. | ||
296 | Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных отчетов организаций (кроме статистических) <1> | 3 г. | 3 г. | <1> В статистических органах срок хранения определяется перечнем ЦСУ СССР |
297 | Документы (доклады, обзоры, аналитические справки) об итогах деятельности организаций | Пост. | 5 л. | |
298 | Заключения по отчетам: | Пост. | 10 л. | <1> При отсутствии годовых - пост. |
а) годовым | 3 г. <1> | 3 г. <2> | ||
б) квартальным | ||||
<2> При отсутствии годовых - 10 л. | ||||
299 | Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности, книги учета форм отчетности | 1 г. | 1 г. | |
300 | Переписка об организации и совершенствовании учета и отчетности | 3 г. | 3 г. | |
301 | Переписка с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 3 г. | 3 г. | |
302 | Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г. | 1 г. | |
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность | ||||
303 | Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним: | <1> При отсутствии годовых - пост. | ||
а) сводные годовые | Пост. | <2> При отсутствии годовых - 10 л. | ||
б) годовые | Пост. | 10 л. | ||
в) квартальные | 3 г. <1> | 3 г. <2> | ||
304 | Отчеты по финансированию: | <1> При отсутствии годовых - пост. | ||
а) сводные годовые | Пост. | |||
б) годовые | Пост. | 10 л. | <2> При отсутствии годовых - 10 л. | |
в) квартальные | 3 г. <1> | 3 г. <2> | ||
г) месячные | 1 г. <3> | 1 г. <4> | <3> При отсутствии годовых и квартальных - пост. | |
<4> При отсутствии годовых и квартальных - 10 л. | ||||
305 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | Пост. | 10 л. | |
306 | Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: | <1> При отсутствии годовых - пост. | ||
а) годовых | Пост. | 10 л | <2> При отсутствии годовых - 10 л. | |
б) квартальных | 3 г. <1> | 3 г. <2> | ||
307 | Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | Пост. | 5 л. | |
308 | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 3 г. | 3 г. | |
309 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 г. | 1 г. | |
310 | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
311 | Лицевые счета: | |||
а) рабочих и служащих | 75 л. - "В" ЭПК | 75 л. - "В" | <1> После прекращения выплаты пособий и пенсий; для единовременных пособий - 1 г. | |
б) получателей пенсий и государственных пособий | 5 л. <1> | 5 л. <1> | ||
312 | Расчетные (расчетно - платежные) ведомости | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
313 | Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После ликвидации основных средств |
314 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | 3 г. | 3 г. | |
315 | Гарантийные письма | 3 г. | 3 г. | |
316 | Учетные регистры (главная книга, журналы - ордера, разработочные таблицы и другие) | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
317 | Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
318 | Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | 5 л. | 5 л. | |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
319 | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. | 5 л. | 5 л. | |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
320 | Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них | 3 л. | 3 л. | |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
321 | Сведения о расходовании кредитов: | |||
а) годовые | 5 л. | 5 л. | ||
б) квартальные | 3 г. | 3 г. | ||
322 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие | 5 л. | 5 л. | |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
323 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
324 | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию | До минования надобности <1> | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 лет |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
325 | Исполнительные листы | До минования надобности <1> | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 лет |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
326 | Поручения - обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений - обязательств | До минования надобности <1> | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 лет |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
327 | Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другие | До минования надобности <1> | До минования надобности <1> | <1> Не менее 3 лет |
328 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | До минования надобности <1> | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 лет |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
329 | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов | Пост. | До переоценки | |
330 | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств | Пост. | До переоценки | |
331 | Паспорта зданий <1>, сооружений <1> и оборудования | 3 г. <2> | 3 г. <2> | <1> Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - пост. |
<2> После ликвидации основных средств | ||||
332 | Переписка о паспортизации зданий и сооружений | 5 л. | 5 л. | |
333 | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | 3 г. | 3 г. | |
334 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки) к ним | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
335 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам) | 3 г. | 3 г. | |
336 | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие | 5 л. | 5 л. | |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
337 | Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий |
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН) | ||||
338 | Реестры договоров | 3 г. | 3 г. | |
339 | Договоры о материальной ответственности | 5 л. <1> | 5 л. <1> | <1> После увольнения материально - ответственного лица |
340 | Образцы подписей (материально - ответственных лиц) | До минования надобности | До минования надобности |
- Главная
- "ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ" (утв. Главархивом СССР 15.08.88) (извлечение) (ред. от 26.07.96)