Законодательная база Российской Федерации

УКАЗАНИЕ ГТК РФ от 24.11.93 N 01-12/994 (ред. от 07.08.97) "О МЕРАХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕРОК ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧАСТНИКОВ ВЭД"

Данный раздел рассматривает основные моменты учета и движения внутри предприятия товарно-материальных ценностей.

1. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставка материальных ценностей, оказание услуг и выполнение работ для предприятия производится на основании договоров или гарантийных писем. В них указываются обязательства одной стороны - поставить (оказать, выполнить) и другой стороны - принять и оплатить продукцию (оказанные услуги, выполненные работы).

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на балансовом счете 60.

Учет расчетов отражается в ведомости учета расчетов с поставщиками (типовая форма N В-7). Ведомость открывается задолженностью предприятия или поставщиков на 1-е число месяца. Затем в хронологическом порядке отражаются документы (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры) на поступившие материальные ценности, принятые работы, оказанные услуги. Наличие приходного ордера на материалы или акта на выполненные работы позволяет оформить бухгалтерскую проводку с кредита счета 60 в дебет счетов 10, 20, 08 и т.д. Отметка об оплате (в дебет счета 60) проводится на основании выписок банка с расчетного счета, с ссудного счета или со счета по расчетам чеками из лимитированной чековой книжки.

Если на предприятие поступили материальные ценности без платежного документа, то необходимо их оприходовать по цене (договорной, прейскурантной, плановой) с оформлением приходного акта. В графе 2 "Номер документа, дата" ставится буква "Н", означающая неотфактурованные поставки. При поступлении платежных требований на материалы строка неотфактурованных поставок повторяется, но с той особенностью, что суммы сторнируются, т.е. пишутся красными чернилами или обводятся в рамку. Таким образом убирается приход материалов по условным ценам. Приход материалов отражается в следующей строке в обычном порядке.

2. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Задача анализа дебиторских и кредиторских статей баланса - определить величину неоправданных вложений средств в расчеты с дебиторами и незаконного использования в обороте средств кредиторов.

Часть дебиторской и кредиторской задолженности носит нормальный характер. Сюда относятся:

- авансы, выданные по договорам на закупку сельскохозяйственной продукции;

- суммы дебетового и кредитового сальдо к концу месяца при расчетах с покупателями в порядке плановых платежей;

- авансы за услуги органов связи;

- задолженность поставщикам по акцептованным расчетным документам, сроки оплаты которых не наступили;

- переплаты и недоплаты по расчетам с бюджетом по различным отчислениям, по которым сроки платежей переходят на следующий месяц.

Среди дебиторов особого внимания требует задолженность по статье "Расчеты по возмещению материального ущерба". Для анализа данной статьи используются данные о недостачах, хищениях, порче товарно-материальных ценностей.

Значительная часть задолженности по статьей "Прочие дебиторы" образуется из-за незаконного авансирования поставщиков за счет предоставленной отгрузки материальных ценностей и услуг, несвоевременного взыскания претензионных сумм по спорным долгам и т.п.

К недопустимой кредиторской задолженности относят просроченную задолженность поставщикам и бюджету, а также по статье "Прочие кредиторы" незаконные авансы покупателям под видом предварительной оплаты услуг.

3. Учет материалов и малоценных и быстроизнашивающихся
предметов

К материалам относятся сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, вспомогательные материалы, топливо, тара, запасные части и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

Учет материалов на предприятии определен "Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках" (приложение к письму Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. N 103).

Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов регламентирован "Положением по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов" (приложение к письму Минфина СССР от 18 октября 1979 г. N 166) с учетом особенностей, изложенных в "Рекомендациях по ведению бухгалтерского учета и применению учетных регистров на малых предприятиях" (приложение к письму Минфина СССР от 2 июля 1991 г. N 40).

4. Формы первичной документации по приходу материалов

Товарно-транспортная накладная передается кладовщику.

При поступлении материалов на склад или в кладовую кладовщик оформляет приходный ордер по форме N М-3 (при поступлении одного наименования материалов) или по форме N М-4 (при поступлении нескольких видов материалов).

В случаях, когда доставленные на предприятие материальные ценности имеют расхождения или по количеству, или по качеству с сопроводительными документами поставщика, а также при приемке материалов без документов, составляется акт о приемке материалов (форма N М-7).

При наличии акта о приемке материалов по форме N М-7 приходный ордер не оформляется.

Порядок приемки товарно-материальных ценностей определен Инструкциями о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N П-6) и качеству (утверждена постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7) с дополнениями и изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81 и от 14.11.74 N 98.

На малых предприятиях с незначительными объемами поступления и расходования материалов может быть применима практика оформления прихода материалов путем проставления оттиска штампа предприятия на сопроводительном документе (железнодорожная накладная, товарно - транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону при доставке материалов самовывозом). Под оттиском штампа необходимы подписи лица, сдавшего материалы (экспедитора), и лица, принявшего материалы. В этом случае оформление приходного ордера не обязательно.

5. Формы первичной документации по расходу материалов

Систематический расход материалов при изготовлении продукции оформляется лимитно-заборными картами (формы N N М-8, М-8а, М-9, М-9а, М-28, М-28а). Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах.

6. Складской учет материалов

Учет материалов на складе должен вести работник, принявший их на хранение и с которым заключен договор о полной материальной ответственности. На каждый поступивший на предприятие материал открывается карточка складского учета материалов (форма N М-17).

7. Бухгалтерский учет материалов

Производственные запасы по типовому Плану счетов учитываются на счетах: 10 "Материалы", 12 "МБП", 15 "Заготовление и приобретение материалов", 16 "Отклонение в стоимости материалов".

План счетов предусматривает применение одного из двух вариантов ведения текущего учета движения производственных запасов: первый - когда они отражаются на счете 10 "Материалы" по учетным ценам с одновременным использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов" второй - когда непосредственно на счете 10 "Материалы" выявляется фактическая себестоимость материальных ценностей (без использования счетов 15 и 16). Однако в обоих вариантах отклонения от учетных цен (транспортно-заготовительные расходы) в доле, относящейся к израсходованным в производстве материалам, подлежат ежемесячному списанию на счета производственных затрат. В бухгалтерских балансах производственные запасы, как правило, отражаются по фактической себестоимости.

При первом варианте организации текущего учета и контроля движения производственных запасов на отдельном счете 15 "Заготовление и приобретение материалов" отражаются все финансовые операции, связанные с процессом материально-технического снабжения. В дебет этого счета относится не только покупная (фактурная) стоимость приобретенных ценностей согласно расчетным документам поставщиков, но и все расходы по заготовке и доставке материалов на предприятие. Однако для упрощения учетного процесса (для текущей оценки движения материальных ценностей) применяются учетные цены, которые регистрируются в составленном номенклатуре-ценнике. Именно в такой оценке отражается стоимость фактически поступивших на склад предприятия материалов до дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материалов". Разность же между фактической себестоимостью материальных ценностей и их стоимостью по принятым на данном предприятии учетным ценам списывается ежемесячно со счета 15 в дебет или кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материалов". Таким образом, последний счет, по существу, регулирует оценку производственных запасов, использованных для выработки продукции и оставшихся на складе. Сальдо этого счета - дебетовое или кредитовое - присоединяется в балансах (со знаком плюс или минус) к статье "Производственные запасы" раздела II актива.

Счет 15 "Заготовление и приобретение материалов" обычно закрывается в конце каждого месяца. Однако на отдельные отчетные даты на этом счете может оставаться дебетовое сальдо (остаток), характеризующее стоимость материалов, находящихся в пути, т.е. оплаченных, но еще не прибывших к концу месяца грузов. В бухгалтерских балансах остаток этих ценностей включается в состав статьи "Производственные запасы" с выделением (в том числе) по отдельной строке "Запасы и товары в пути" за итогом раздела II актива.

Второй вариант отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с поступлением материалов и выявлением их фактической себестоимости, отличается от первого варианта лишь тем, что вся заготовительная себестоимость приобретенных материалов (включая транспортно-заготовительные расходы) полностью и непосредственно аккумулируется на счете 10 "Материалы". При этом отпадает надобность в применении счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов". Использование этого метода снижает аналитичность учетной информации и возможность ее использования для оперативного контроля финансовых результатов деятельности производственных подразделений предприятия и службы снабжения, имея в виду значительные колебания рыночных цен, тарифов на перевозки и других расходов по заготовке и доставке материалов.

Объектом контроля является также распределение транспортно - заготовительных расходов или отклонений от учетных цен (от покупных оптовых цен или плановой себестоимости) между израсходованными на производственные нужды материалами и их остатками на складе к концу каждого месяца. Примерная методика такого контроля выглядит так:

1) Остаток материалов на начало месяца:

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен (перерасход +, экономия -)

в) по фактической себестоимости (1а + - 1б)

2) Приход за отчетный месяц (без внутренних оборотов):

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен

в) по фактической себестоимости (2а + - 2б)

3) Итого с остатком:

а) по учетным ценам (1а + 2а)

б) отклонения от учетных цен (1б + 2б)

в) по фактической себестоимости (3а + - 3б)

4) Процент отклонений к стоимости материалов по учетным ценам (3б x 100 : 3а)

5) Расход за отчетный месяц (без внутренних оборотов):

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен (5а x 4 : 100)

в) по фактической себестоимости (5а + - 5б)

6) Остаток материалов на конец месяца:

а) по учетным ценам (3а - 5а)

б) отклонения от учетных цен (3б - 5б)

в) по фактической себестоимости (6а + - 6б)

8. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов

МБП могут присваиваться инвентарные номера, совпадающие с номером карточки складского учета.

В случае возврата МБП из эксплуатации на склад они приходуются по цене возможного использования. Основанием для постановки на учет является оценочный акт, составленный с участием бухгалтера и любых двух лиц, имеющих отношение к данным предметам. Акт утверждается руководителем предприятия.

Бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется в ведомости учета производственных запасов и готовой продукции (форма N В-2) аналогично учету материалов.