Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Госналогслужбы РФ от 26.02.98 N АП-3-08/28 (ред. от 15.06.98) "О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ГОСНАЛОГСЛУЖБЫ РОССИИ ОТ 29.06.95 N 35 "ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ" (вместе с "ИЗМЕНЕНИЯМИ И ДОПОЛНЕНИЯМИ N 6 ИНСТРУКЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 29.06.95 N 35 "ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ")

Формы представления информации на магнитных носителях, получаемые государственными налоговыми инспекциями от источников выплаты дохода - юридических и физических лиц, идентичны.

Структура формы представления информации на магнитных носителях приведена в таблице 1.

В графе "Наименование показателя" указывается полное наименование реквизита.

Символы в графе "Тип" имеют следующие значения:

О - обязательный реквизит;

Н - необязательный реквизит;

У - условно - обязательный реквизит;

С - реквизит выбирается из справочника.

Текстовое (символьное) значение может состоять из заглавных букв, цифр и любых других символов, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" (коды 13 и 10).

Числовое значение может состоять из цифр и включать десятичную точку.

Значение типа "Дата" имеет специальный формат для представления дат в виде ДД.НН.ГГГГ, где ДД - число, НН - номер месяца, ГГГГ - цифры года.

Обязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого приводит к нарушению корректности документа.

Необязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого не приводит к нарушению корректности документа.

Условно - обязательный реквизит - реквизит, наличие или отсутствие которого определяется значением другого (других) реквизита.

В графе "Длина" указывается максимальная длина реквизита.

В графе "Аббревиатура" указывается сокращенное наименование реквизита, используемое при представлении информации.

Каждый реквизит записывается в отдельной строке. Признак окончания строки - пара символов с кодами 13 и 10. Сокращенное наименование реквизита отделяется от значения знаком ":" (двоеточие).

Реквизиты, не имеющие значений, могут быть опущены при формировании файла (кроме обязательных реквизитов, которые заполняются даже нулевыми значениями).

2.1. Состав файла и структура информации документа "Справка о доходах физического лица"

Таблица 1

2.2. Описание реквизитов

2.2.1. Реквизит "Идентификатор файла"

Реквизит "Идентификатор файла" является обязательным реквизитом и позволяет каждому файлу присвоить уникальный код и идентифицировать отправителя сообщения. Отправителем может быть организация (предприятие, учреждение) и иной работодатель, представляющие в налоговую инспекцию сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, на магнитных носителях. Наличие символов "*" (звездочка) в идентификаторе файла свидетельствует о том, что источником информации является юридическое лицо.

Идентификатор файла имеет следующую структуру:

ИИИИИИИИИИИИГГННДДЧЧММСС, где

Идентификатор отправителя представляется 12-разрядным кодом.

Для отправителя - физического лица идентификатор отправителя совпадает с 12-разрядным идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) физического лица:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXXXX.

Для отправителя - иностранного юридического лица идентификатор отправителя состоит из 11-разрядного ИНН иностранного юридического лица, дополненного одним символом *:

<идентификатор отправителя> = FXXXXXXXXXX*.

Для отправителя - российского юридического лица идентификатор отправителя состоит из 10-разрядного ИНН юридического лица, дополненного двумя символами *:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXX**.

2.2.2. Реквизит "Тип информации"

Для данного типа информации всегда постоянное значение ДОХОД.

2.2.3. Реквизит "Наименование отправителя"

Реквизит обязательный. Для отправителя (источника выплаты дохода) - юридического лица указывается наименование в соответствии с его написанием в Государственном реестре юридических лиц, который ведется в налоговой инспекции. Записывается НаимОтпрЮл: <наименование>. Для отправителя (источника выплаты дохода) - физического лица (предпринимателя, нотариуса) записывается НаимОтпрФл: <фамилия>, <имя>, <отчество>, разделяемые знаком "," (запятая). Значения элементов представляются только русскими буквами. Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным.

2.2.4. Реквизит "Телефон отправителя"

Реквизит необязательный. Заполняется произвольным способом (как правило, пишется через дефисы).

2.2.5. Реквизит "Адрес отправителя"

Реквизит обязательный. Указывается адрес, по которому зарегистрирован отправитель информации (юридическое или физическое лицо). Правила заполнения всех адресных реквизитов одинаковы и приведены в описании реквизита "Адрес постоянного места жительства". В данном реквизите элемент <код страны> не заполняется.

2.2.6. Реквизит "Должность отправителя"

Указывается должность ответственного лица, подготовившего информацию на магнитном носителе для представления в налоговую инспекцию. Реквизит обязательный. Заполняется произвольным способом.

2.2.7. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество отправителя"

Определяет ответственное лицо, подготовившее информацию на магнитном носителе. Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком "," (запятая). Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным. Значения элементов представляются только русскими буквами.

В случае, если отправитель информации - физическое лицо, значение данного реквизита может совпадать со значением реквизита "Наименование отправителя".

2.2.8. Реквизит "Количество документов"

Обязательный реквизит. Фиксирует количество документов в передаваемом файле.

2.2.9. Реквизит "Версия передающей программы"

Реквизит обязательный. Должен содержать идентификатор программы (записывается произвольным текстом), с помощью которой готовился файл и другие данные.

2.2.10. Реквизит "Идентификатор документа"

Реквизит "Идентификатор документа" позволяет каждому документу присвоить уникальный код и идентифицировать его источник. Обязательный реквизит.

Для обеспечения уникальности идентификатор документа (записи) состоит из идентификатора отправителя, двух последних цифр номера отчетного года и порядкового номера документа, сформированного источником в течение отчетного года.

Структура идентификатора документа:

ИИИИИИИИИИИИГГКККККККК, где

Структура идентификатора отправителя описана в разделе 2.2.1.

2.2.11. Реквизит "Дата документа"

Значение данного реквизита равно дате формирования документа в ЭВМ. Представляется в формате "Дата", описанном ранее.

Реквизит обязательный.

2.2.12. Реквизит "ИНН физического лица"

В настоящее время этот реквизит заполняется только для граждан, получивших ИНН как предприниматели, частнопрактикующие нотариусы либо при непосредственном обращении в налоговую инспекцию.

2.2.13. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество"

Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком "," (запятая), и определяет получателя дохода.

Значения элементов представляются только русскими буквами.

Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным.

2.2.14. Реквизит "Документ, удостоверяющий личность"

Реквизит представляет собой группу из 2-х элементов, разделенных запятой: <код вида документа> и <серия и номер>. Все элементы являются обязательными.

Код вида документа, соответствующий виду удостоверяющего личность документа, выбирается из справочника N 1, приведенного в Приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В элементе <серия и номер> указываются реквизиты удостоверяющего личность документа в том виде, как они представлены в конкретном документе. При этом слово "серия" и знак "N" можно опускать.

В случае использования в значении серии документа римских цифр, они задаются символами "I", "V", "X", "L", "C", набранными на верхнем регистре латинской клавиатуры. Возможен прием информации, в которой цифровая часть серии указана соответственно символами "1", "У", "Х", "Л", "С", набранными на верхнем регистре русской клавиатуры.

2.2.15. Реквизит "Дата рождения"

Данный реквизит является обязательным. Представляется в формате "Дата", описанном ранее.

2.2.16. Реквизит "Адрес постоянного места жительства"

"Адрес постоянного места жительства" является обязательным реквизитом. Формат представления адреса состоит из элементов адреса, разделенных запятыми: <код страны>, <индекс>, <код региона>, <район>, <город>, <населенный пункт>, <улица>, <дом>, <корпус>, <квартира>.

Элементы адреса <код страны> и <код региона> представляются кодами из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ) и из справочника N 5, приведенного в Приложении N 9 к настоящей Инструкции, соответственно.

Состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом для региональных центров наименования регионов могут не указываться. Для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт - Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент <код региона> и не заполняются элементы <район>, <город>.

Элементы адреса <район>, <город>, <населенный пункт> и <улица> представляются в текстовом виде.

При отсутствии в адресе любого (любых) из перечисленных выше 10 элементов общее количество запятых (девять) в записи, отделяющих и отсутствующие элементы, сохраняется для обеспечения контроля.

Написание адресных реквизитов производится только заглавными буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается тип элемента, например: город Подольск записывается как ПОДОЛЬСК Г; поселок Победа - ПОБЕДА П; улица Строителей - СТРОИТЕЛЕЙ УЛ; бульвар Мира - МИРА Б-Р и т.п. Перечень сокращенных наименований типов элементов адреса приведен в разделе 3. Точки в конце сокращений не допускаются.

При заполнении элемента <дом> ставится только номер дома (символьное значение, состоящее из числа и, при необходимости, буквы). Если дом "угловой", то номер дома вводится через "/".

Корпус и другие возможные модификации (например, "строение") дома заполняются в элементе <корпус>.

2.2.17. Реквизит "Статус"

Данный реквизит принимает значение, равное "1", для резидента, и значение, равное "2", для нерезидента. Реквизит является обязательным.

2.2.18. Реквизит "Место работы"

Данный реквизит является обязательным. Если доходы получены по основному месту работы, реквизит равен "1" если не по основному - реквизит равен "2".

2.2.19. Реквизит "Налогооблагаемый период"

Данный реквизит является обязательным. Состоит из 12 символов "0" или "1", позиции которых соответствуют номерам месяцев. Все рабочие месяцы отмечаются символом "1" нерабочие - символом "0".

2.2.20. Реквизит "Совокупный доход по месяцам"

Данный реквизит содержит 12 элементов, разделенных знаком "," (запятая).

Все элементы являются обязательными. При отсутствии доходов в каком-либо месяце соответствующий элемент должен иметь значение, равное нулю.

2.2.21. Реквизит "Виды доходов в налогооблагаемом периоде"

При занесении информации о доходах каждому виду дохода (деятельности) ставится в соответствие группа из 4-х элементов, разделенных запятыми:

<код дохода>, <сумма дохода>, <код скидки>, <сумма скидки>.

Все элементы являются обязательными. Отсутствующие в группе элементы должны иметь значение, равное нулю.

Данный реквизит может содержать до 8 групп, разделенных знаком "" (точка с запятой).

Код дохода выбирается из справочника N 2, код скидки (расхода) - из справочника N 3, приведенных в Приложении N 9 к настоящей Инструкции.

2.2.22. Реквизит "Вычеты"

При занесении информации о вычетах каждому виду вычета ставится в соответствие группа из 2-х элементов, разделенных запятыми:

<код вычета> и <сумма вычета>.

Данный реквизит может содержать до 9 групп, разделенных знаком "" (точка с запятой).

Код вычета выбирается из справочника N 4, приведенного в Приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Реквизит в целом является необязательным.

2.2.23. Реквизит "Наименование и адрес нового строительства или приобретения жилья"

Реквизит является условно - обязательным. Заполняется текстовым значением в случае предоставления физическому лицу вычета по строительству или приобретению жилья.

2.2.24. Реквизиты "Общая сумма скидок (расходов)", "Сумма валового дохода", "Сумма облагаемого дохода", "Сумма исчисленного налога с облагаемого дохода" и "Сумма удержанного налога с облагаемого дохода" являются обязательными. При отсутствии данных по любому из перечисленных выше реквизитов его значение должно быть равно "0".

2.2.25. Реквизит "Общая сумма вычетов из дохода" является обязательным и заполняется в соответствии с документом "Порядок заполнения справки о доходах физического лица", приведенным в Приложении N 3 к настоящей Инструкции.

При отсутствии данных в реквизите "Вычеты" значение реквизита "Общая сумма вычетов из дохода" должно быть равно "0".

2.2.26. Реквизиты "Сумма коэффициентов и надбавок", "Облагаемая сумма коэффициентов и надбавок", "Исчисленный подоходный налог с суммы коэффициентов и надбавок", "Сумма материальной выгоды", "Облагаемая сумма материальной выгоды", "Исчисленный подоходный налог с суммы материальной выгоды", "Удержанный подоходный налог с суммы материальной выгоды" и "Сумма налога, переданная на взыскание в ГНИ" являются необязательными.

2.2.27. Реквизит "Наличие у предпринимателя, частного практика, арендодателя основания для неудержания подоходного налога у источника выплаты" не является обязательным. Данный реквизит заполняется только для перечисленных категорий налогоплательщиков и равен "1" - при наличии у налогоплательщика документа, подтверждающего, что налогообложение данного физического лица осуществляется налоговым органом. Реквизит принимает значение, равное "2" - при отсутствии у налогоплательщика документа, подтверждающего правомерность неудержания подоходного налога у источника выплаты.