Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР"

1.1. От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе в большей мере зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Старший государственный нотариус (государственный нотариус), возглавляющий нотариальную контору <*>, должен постоянно совершенствовать делопроизводство, внедряя научную организацию труда, передовые методы и формы работы с документами, механизацию делопроизводства.

<*> В дальнейшем старший государственный нотариус и государственный нотариус, возглавляющие нотариальную контору, будут именоваться "старший нотариус".

1.2. Настоящей инструкцией устанавливается единый порядок ведения делопроизводства во всех государственных нотариальных конторах РСФСР.

1.3. Инструкция составлена на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований ГОСТов на управленческую документацию и Типовой инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденной Министерством юстиции СССР.

1.4. В соответствии со ст.10 Закона РСФСР о государственном нотариате нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или национального округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, - на языке большинства населения района.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший нотариус.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

1.6. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение 1):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4);

д) контрольная картотека (или папка).

1.7. Прием, регистрация и выдача поступивших в депозит государственной нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг ведутся по правилам, установленным Инструкцией о порядке учета депозитных операций в государственных нотариальных конторах СССР, утвержденной Приказом Министра юстиции СССР от 1 августа 1975 г. N 20.

2.1. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденной приказом Министра юстиции РСФСР 31 января 1975 г. N 5, и Указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2).

2.2. Оформление документов, предназначенных для действия за границей, производится в соответствии с указаниями, изложенными в Инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 15 октября 1971 г. об оформлении документов, предназначенных для действия за границей.

2.3. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

2.4. Наименование вида документа (приказ, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

2.5. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297), независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

2.6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

- документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

- наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном;

- почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

2.7. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью (20 января 1976 г.) или тремя парами арабских цифр (10.02.76). Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

2.8. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например, "старший государственный нотариус (подпись) Н.А.Сергеев".

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

3.1. Регистрации подлежат все документы (в т.ч. заявления), требующие исполнения государственной нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью государственной нотариальной конторы не связаны.

3.2. При приеме поступающей в государственную нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (прил.1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией.

3.4. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой "лично" передаются по назначению.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (прил.1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.6. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

3.8. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях

- на следующий день.

3.9. Старший нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается нотариальной конторой к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

3.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.11. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (прил.1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.12. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (прил.1, форма N 3).

3.13. Выдача, дубликатов документов производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

4.1. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший нотариус.

4.2. На контроль обязательно берутся документы, поступившие из партийных и советских органов, редакций газет, журналов, радио и телевидения, Министерства юстиции СССР, министерств юстиции РСФСР и автономных республик, отделов юстиции исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся, от депутатов Советов депутатов трудящихся с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения, а также письма, жалобы и заявления военнослужащих и членов их семей.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Для осуществления контроля за исполнением документов в первых и наиболее крупных нотариальных конторах ведутся карточки, в остальных нотариальных конторах - специальные контрольные папки.

5.1. Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции, и оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и 6.39-72 (прил.1. форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

5.2. Номенклатура утверждается старшим нотариусом и согласовывается с районным (городским) архивным учреждением.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

5.3. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

5.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

5.5. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (прил.1, форма N 7) и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

5.6. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

5.7. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряда) того года, к которому они относятся по своему содержанию, не зависимо от времени их составления.

5.8. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3. Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: "В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив - подпись, дата".

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР