Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР"

3.1. Регистрации подлежат все документы (в т.ч. заявления), требующие исполнения государственной нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью государственной нотариальной конторы не связаны.

3.2. При приеме поступающей в государственную нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (прил.1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией.

3.4. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой "лично" передаются по назначению.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (прил.1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.6. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

3.8. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях

- на следующий день.

3.9. Старший нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается нотариальной конторой к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

3.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.11. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (прил.1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.12. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (прил.1, форма N 3).

3.13. Выдача, дубликатов документов производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.