Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР"

2.1. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденной приказом Министра юстиции РСФСР 31 января 1975 г. N 5, и Указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2).

2.2. Оформление документов, предназначенных для действия за границей, производится в соответствии с указаниями, изложенными в Инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 15 октября 1971 г. об оформлении документов, предназначенных для действия за границей.

2.3. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

2.4. Наименование вида документа (приказ, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

2.5. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297), независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

2.6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

- документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

- наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном;

- почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

2.7. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью (20 января 1976 г.) или тремя парами арабских цифр (10.02.76). Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

2.8. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например, "старший государственный нотариус (подпись) Н.А.Сергеев".

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.