Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28.12.98 N 93 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляются работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются немедленно. В вышестоящих прокуратурах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.

2.1.2. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений <*>, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой на регистрационных карточках. В вышестоящих прокуратурах, где корреспонденция регистрируется работниками отдела писем, передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через этот отдел.

<*> В дальнейшем - обращения или жалобы.

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на самом документе или на отдельном листе с резолюцией. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.1.4. Документы передаются, как правило, без расписки, но с обязательной отметкой на регистрационных карточках или в других учетных формах.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации под расписку передаются поручения Президента Российской Федерации, обращения председателей Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и их заместителей, руководителя Администрации и помощников Президента Российской Федерации, Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации, председателей Верховного, Конституционного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации, обращения председателей комитетов и комиссий Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных правоохранительных органов, министерств и ведомств, обращения, поступившие непосредственно от президентов и глав республик в составе Российской Федерации, председателей правительств, глав администраций и губернаторов субъектов Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, международные следственные поручения по уголовным делам.

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные, гражданские, арбитражные дела, материалы служебных расследований, проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.

2.1.5. Обращения, жалобы и иные документы передаются из одного подразделения в другое по мотивированной справке начальника управления, отдела, а в случае несогласия - по указанию одного из заместителей руководителя прокуратуры с обязательной отметкой на карточках и в других учетных формах.

2.1.6. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.

2.2.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб <*>.

<*> В дальнейшем - экспедиция.

2.2.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

2.2.3. Работникам экспедиции Генеральной прокуратуры запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В прокуратурах субъектов Российской Федерации и в районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который в вышестоящих прокуратурах размещается в приемной, в районных - в ином доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.2.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение 7) и передаются по назначению под расписку.

2.2.5. В экспедиции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших в адрес руководства прокуратуры от руководителей федеральных органов власти. В других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.2.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки и наличие вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение 8). Первый экземпляр посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в экспедиции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей экспедиция составляет акт, который прикладывается к документам, а ценности учитываются в книге (приложение 7). Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются по акту, который подписывается начальником службы делопроизводства и работником, вскрывшим пакет.

2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.2.8. Штамп с указанием даты поступления (приложения 9) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

2.2.9. В экспедиции корреспонденция сортируется, выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение 6), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

дела (уголовные, гражданские);

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, протесты, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные производства, письма прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информации и письма, подлежащие приобщению к надзорным производствам или делам <*>;

<*> В дальнейшем - переписка по обращениям, жалобам и делам.

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и жалобам, уголовным и гражданским делам;

арбитражные дела и переписка по ним;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также и на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационно-контрольного (кроме указанных в п. 2.2.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, не подлежащие регистрации.

2.2.10. Срочные документы и обращения, переданные руководству прокуратуры без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.2.11. Предварительное рассмотрение обращений, жалоб и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела писем. Если в составе аппарата лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ, а также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При регистрации ходатайств о продлении срока следствия и содержания под стражей, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3.1.1. Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной картотеке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.

Документы, переданные согласно п. 2.2.9, регистрируются в структурных подразделениях в книгах, на карточках или в персональных компьютерах.

2.3.1.2. Входящие документы регистрируются на карточках или компьютерах. В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах (приложение 3) с указанием всех данных, предусмотренных карточками.

2.3.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.3.2.1. Поступающие обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

В прокуратурах, где документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию работника, который ее регистрировал, или его личный индекс.

2.3.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение 10) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение 11) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

2.3.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение 12), которые вместе с обращением передаются в подразделение.

2.3.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения и прокурора, номер надзорного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными производствами. На карточке учета движения надзорного производства (приложение 15) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение 15), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного производства или направлении за номером с индексом "р". Для учета передачи первичных обращений могут использоваться журналы или блокноты.

2.3.2.5. Надзорные производства (приложение 16) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы <*>.

<*> В дальнейшем - обращения или жалобы, принятые к производству.

Надзорные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международно-правовых поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры - соответствующим прокурором.

2.3.2.6. Учет надзорных производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение 4). Номер надзорного производства состоит из индекса управления, отдела (приложение 2), порядкового номера по книге учета и двух последних цифр года принятия обращения к производству.

При наличии в управлении нескольких отделов нумерация надзорных производств ведется в целом по управлению, при этом после индекса управления проставляется индекс отдела, который присваивается управлением самостоятельно.

Например: 15/1; 16/2; 17/3.

Аналогичным образом присваиваются номера надзорным производствам при поступлении ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, если ранее надзорное производство по данному делу не заводилось.

Например: 15-48-98; 7-10-98;

15/2-486-98; 7/3-285-98.

По перепискам о несовершеннолетних после порядкового номера указывается буква "н".

Например: 12/3-145н-98.

2.3.2.7. Управление (отдел) по надзору за законностью судебных постановлений по уголовным делам, принимая к своему производству жалобу на приговор, истребует из управления (отдела) по надзору за расследованием преступлений надзорное производство и присваивает ему свой номер. При этом обложка не уничтожается, прежний номер аккуратно зачеркивается и указывается новый, т.е. очередной порядковый номер по книге учета надзорных производств.

В случае направления дела для производства дополнительного расследования надзорное производство возвращается в управление (отдел) по надзору за расследованием преступлений, где оно ведется под прежним номером этого подразделения. Карточка учета движения надзорного производства в этих случаях передается вместе с ним.

Передача жалоб и надзорных производств осуществляется только через службу делопроизводства с регистрацией на алфавитной картотеке и отметками в книгах учета надзорных производств обоих подразделений.

2.3.2.8. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных производств, они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета надзорных производств.

Объединение надзорных производств по разным вопросам не допускается.

2.3.2.9. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, надзорные производства не заводятся. Сопроводительные письма направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения, с добавлением буквы "р" и двух последних цифр текущего года.

Например: 25р-98, 15/3р-98, 7/2р-98.

Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.3.2.10. В районной прокуратуре нумерация надзорных производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и последних двух цифр года заведения надзорного производства.

Например: 58ж-98.

2.3.2.11. Жалобы, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером "1р" с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.

Например: 1р-98.

2.3.2.12. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота ведение карточек учета движения надзорного производства (приложение 15) не является обязательным. Прохождение обращений и жалоб, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.

2.3.3.1. Уголовные, гражданские и арбитражные дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста в порядке надзора, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, учитываются в книгах (приложение 17) и регистрируются:

арбитражные дела - на ведомственной картотеке;

остальные дела и материалы - на алфавитной картотеке.

2.3.3.2. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам заместителей начальника управления (отдела).

2.3.3.3. Должностные лица, которые в пределах своей компетенции вправе истребовать из судов уголовные, гражданские и арбитражные дела в органы прокуратуры для разрешения вопроса о наличии оснований для принесения протеста в порядке надзора, определяются соответствующими процессуальными кодексами Российской Федерации.

2.3.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении уголовных и гражданских дел в Генеральную прокуратуру, о представлении материалов проверок и результатов расследования и иной информации адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками (их заместителями) соответствующих управлений (отделов) или отделов в составе управлений.

Аналогичным образом оформляются поручения (запросы), направляемые в подчиненные органы прокуратурами субъектов Российской Федерации и приравненными к ним прокуратурами.

2.3.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящую прокуратуру за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью оперативного работника после утверждения заключения и дачи ответа заявителю.

2.3.3.6. Запросы по делам, истребованным в порядке надзора, направляются за номером надзорного производства, а для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.

2.3.3.7. Дела передаются исполнителям под роспись в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными производствами. Если по делу, поступившему в порядке надзора, нет надзорного производства, то оно заводится.

2.3.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и направленные для производства предварительного следствия в подчиненные и другие прокуратуры, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение 17).

Однако, если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство.

2.3.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следователями прокуратуры к своему производству, регистрируются на алфавитной картотеке и учитываются в книгах следственных дел (приложение 18).

2.3.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятии к производству.

2.3.4.3. Дела, возбужденные прокуратурой, органами внутренних дел, федеральными органами налоговой полиции и таможенными органами, учитываются в отдельных книгах. Материалы протокольной формы учитываются вместе с делами, расследуемыми органами внутренних дел, а при большом количестве - в отдельной книге.

2.3.4.4. По каждому делу заводится надзорное производство. Его номер состоит из порядкового номера по книге учета следственных дел, к которому добавляются: буква "П" - если дело расследуется прокуратурой; "М" - если дело расследуется органами внутренних дел; "Т" - если дело возбуждено таможенными органами и они непосредственно производят дознание и направляют его в суд; буквы "ФНП" - если дело расследуется органами Федеральной налоговой полиции, а также две последние цифры года возбуждения дела и через дробь - учетный номер дела.

2.3.4.5. Дело, поступившее из органов внутренних дел в прокуратуру для дальнейшего расследования, учитывается в книге дел, расследуемых прокуратурой, и на обложке надзорного производства меняется буквенное обозначение, а в книге учета дел, расследуемых органами внутренних дел, делается соответствующая отметка. Аналогичные изменения вносятся в книгу учета в случае передачи дела для дальнейшего расследования из прокуратуры в органы внутренних дел.

2.3.4.6. По делам о преступлениях, предусматривающим протокольную форму досудебной подготовки материалов, надзорные производства не заводятся, документы подшиваются в дело в хронологической последовательности.

2.3.4.7. В начале нового года в книге учета дел перечисляются порядковые номера дел, не оконченных расследованием, после чего учитываются дела текущего года. По завершении расследования указанные порядковые номера вычеркиваются, а в книге за прошлый год заполняются соответствующие графы.

2.3.4.8. Вещественные доказательства, изъятые в ходе следствия, учитываются в книге учета вещественных доказательств и ценностей (приложение 19) в соответствии с Инструкцией о порядке изъятия, учета, хранения и передачи органами предварительного следствия, дознания и суда вещественных доказательств, ценностей и иного имущества.

2.3.5.1. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния рассматриваются в соответствии с порядком, устанавливаемым специальной Инструкцией, и регистрируются в книгах N 1 и 2.

В книге N 1 регистрируются сообщения руководителей государственных, общественных учреждений, организаций, предприятий, акционерных обществ, финансовых и коммерческих структур и заявления граждан о совершенных или готовящихся преступлениях, поданные в установленном законом порядке.

В книге N 2 регистрируется иная информация (сигналы) о преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным средствам связи, а также информация в виде магнитофонных записей, видеозаписей и др. Если сообщение по телефону, зарегистрированное в книге N 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное заявление либо протокол устного заявления), то эта информация переносится в книгу N 1, о чем в книге N 2 делается отметка.

2.3.5.2. Регистрация в книгах N 1 и 2 осуществляется в течение суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения) о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении.

2.3.5.3. Сообщения о преступлениях, учтенные в книге N 1, регистрируются на алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные - на лиц, от которых они поступили.

2.3.5.4. Переписка по каждому заявлению и сообщению о преступлении ведется за номером, состоящим из номера книги, порядкового номера регистрации по этой книге с добавлением букв "пр" и двух последних цифр года поступления заявления.

Например: 1-41пр-98, 2-5пр-98.

2.3.5.5. Анонимные заявления, из которых усматривается совершение или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге N 2 и направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для оперативного использования.

Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в дело.

2.3.6.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение 13).

2.3.6.2. В вышестоящей прокуратуре карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.

При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение 12). В канцелярии подразделения номер присваивается согласно п. 2.3.6.7 настоящего раздела.

В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

2.3.6.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и двух последних цифр текущего года.

Например: 7-16-54-98 - для вышестоящих прокуратур;

23-40в-98 - для районных прокуратур.

2.3.6.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 14.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.3.6.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.3.6.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.3.6.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение 5), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "Р" (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того управления (отдела), которое являлось ответственным за его подготовку.

2.3.6.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности регистрируются в организационно-контрольном управлении, по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях Генеральной прокуратуры.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах регистрация указанных документов за подписью руководителей прокуратур осуществляется по усмотрению руководителя.

2.3.7.1. Документы, поступающие в органы прокуратуры, могут регистрироваться с использованием компьютеров.

Решение об этом принимает руководитель прокуратуры при наличии соответствующей аппаратуры, программного обеспечения и обученного персонала. Допускается одновременная регистрация документов в традиционном (ручном) и автоматизированном режимах до обеспечения полной его надежности.

2.3.7.2. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки корреспонденции должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

2.3.7.3. Информация на машинных носителях в обязательном порядке должна быть защищена от несанкционированного доступа.

2.4.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации порядок рассмотрения обращений, жалоб, заявлений граждан и организаций и передачи их для доклада Генеральному прокурору Российской Федерации, его заместителям, руководителям управлений и отделов устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации.

Прокуроры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуроры регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и приказами Генерального прокурора Российской Федерации.

В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение прокурору и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.2. Руководителям прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с подобранными надзорными производствами или делами. Они обязаны рассмотреть документы в кратчайший срок и дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе формата не менее 1/4 стандартного листа, подписывается и датируется.

2.4.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа заявителю.

В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя прокуратуры.

Проект ответа заявителю представляется ответственному исполнителю с визой начальника подразделения, являющегося соисполнителем по данному поручению.

Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.

2.4.4. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления их в прокуратуру. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.

При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в срок, указанный в перечне (приложении 39).

2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.4.6. Текст служебных документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.4.7. В письмах и других документах по жалобам и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов; поручений по нескольким жалобам и делам, запросов о результатах расследования или судебного рассмотрения уголовных дел. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.

2.4.8. В переписке по жалобам и делам применяются бланки и почтовые открытки с трафаретными текстами формата А6 или А5. Каждому образцу присваивается номер.

Трафаретные письма могут заполняться в одном экземпляре. В этом случае на оборотной стороне последнего документа, приобщенного к надзорному производству, прокурором указываются номер трафаретного бланка, адресат и дата направления.

2.4.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры и другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.

2.4.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в прокуратуре.

2.4.11. Исполненные документы передаются делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело N ___" и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

2.4.12. Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

2.4.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме К-15.12.98, подписывается и датируется. Рекомендуется устанавливать сроки контроля на каждое пятое или десятое число месяца.

2.4.14. Делопроизводитель отмечает указанный прокурором контрольный срок на карточке движения надзорного производства, а в районных прокуратурах, где карточки учета движения надзорного производства не ведутся, - на алфавитной карточке.

Надзорные производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью "Контроль" по датам контроля и в порядке номеров и передаются прокурорам в установленные ими сроки контроля.

2.5.1. Документы передаются в экспедицию оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в экспедицию, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (М., 1997) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись"; проверить наличие приложений и скрепить их с отсылаемым документом.

<*> В дальнейшем - Почтовые правила.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает руководителю.

2.5.2. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в экспедицию в день подписания, а поступившая в канцелярию во второй половине дня - до 12 часов следующих суток.

2.5.3. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются работниками экспедиции в соответствии с Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы с пометкой "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются незамедлительно.

2.5.4. Перед упаковкой работники экспедиции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.5.5. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, уголовные, гражданские и арбитражные дела, надзорные производства, материалы проверок, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, переписка по поручениям органов государственной власти, письма с приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу.

2.5.6. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых органам прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.5.7. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в экспедиции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным (8р-98, 12р-98), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы адресата - 9р-98 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-98 (Тамбовское УВД).

2.5.8. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение 20). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

2.5.9. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) отправляются экспедицией по разнарядке подразделений. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.