Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28.12.98 N 93 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

5.2.1. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, гражданину.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

Инициалы должностных лиц и граждан в адресе указываются после их фамилий.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно:

5.2.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса:

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации и руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.8. Если документ адресуется гражданину, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед фамилиями допускается обращение "гр-ну", "гр-ке", "гр-нам". Это положение распространяется на заголовок и текст, где приводятся фамилии граждан.