Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Росархива от 29.12.2001 N 101 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВНЕДРЕНИИ "ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников его комплектования по следующим направлениям:

- методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

- контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

- взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

- повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществлять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно - методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др.

6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве

Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно - методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:

- рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел;

- проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления.

При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций.

Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже чем один раз в пять лет.

Архив осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок.

6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности

Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации.

Архив:

- участвует в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно - методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности;

- рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом;

- рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, документов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экземпляр передается в качестве контрольного в архив;

- согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов;

- разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения;

- оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

- разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;

- контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно - справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных.

6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования архива

Архив:

- оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно - методических документов, регламентирующих их работу;

- согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

- участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования;

- оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК);

- в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

- заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций

6.2.4.1. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России:

- описи дел, документов постоянного хранения (Приложения N 30 - 30ж), утвержденные ЭПК;

- паспорт архива организации, представляемый в соответствии с составом документов в архив по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Учет архивных фондов, документов, хранящихся в архивах организаций - источниках комплектования, ведется в архиве централизованно соответствующим структурным подразделением или работником, ответственным за эту работу, и регламентируется приказом директора архива.

6.2.4.2. Архив организует ежегодное представление к 30 декабря отчетного года организациями - источниками комплектования паспортов архива по состоянию на 1 декабря текущего года. Паспортизация предусматривает:

- рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;

- проведение семинаров, совещаний с лицами, ответственными за архивы, по заполнению паспортов и результатам паспортизации;

- подготовку методических пособий по заполнению паспортов;

- оказание организациям практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения;

- анализ результатов паспортизации.

Архив в сроки, установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, на основе представляемых организациями паспортов архивов организаций и других учетных документов составляет сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива на 1 декабря... года (Приложение N 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

6.2.4.3. Архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, поединичный и суммарный учет дел и документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, на основе их описей.

6.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб

Архив совместно с органом управления архивным делом и другими организациями или самостоятельно организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов экспертных комиссий. Основными формами повышения квалификации являются:

- постоянно действующие курсы и семинары повышения квалификации;

- разовые семинары при архивах или органах управления архивным делом для определенных групп работников.

6.2.6. Порядок работы с организациями, которым предоставлено право депозитарного хранения документов

Архив организует свою работу с организациями, имеющими право депозитарного хранения документов, на основании и в развитие соглашений, заключенных Федеральной архивной службой России с соответствующими федеральными органами исполнительной власти.

6.2.7. Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами - собственниками документов

Архив взаимодействует с негосударственными организациями и физическими лицами - собственниками документов на основании соглашения (договора). В соответствии с условиями соглашения (договора) архив может оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы негосударственного архива, а также взаимодействовать с ними по направлениям, изложенным в п. п. 6.2.1 - 6.2.5.

6.2.7.1. Архив организует государственный учет документов, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.2.7.2. По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов архив оказывает им содействие в сохранении, комплектовании и использовании их документов на договорной основе. Такие архивы берутся на учет как возможные источники комплектования архива.

Архив принимает меры для сохранения негосударственных архивов, документы которых могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации в случае угрозы их сохранности, в том числе в случае ликвидации и отсутствия законного наследника или правопреемника.

6.2.7.3. При заключении соглашений (договоров) с негосударственной организацией (негосударственным архивом) необходимо учитывать, что договор может быть заключен как на комплексное выполнение архивом работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства, так и на выполнение отдельных видов работ и услуг, в которых организация заинтересована.

6.2.8. Учет работы с архивами организаций

На каждую организацию - источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы). В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно - справочные картотеки и базы данных.