Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Росархива от 29.12.2001 N 101 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВНЕДРЕНИИ "ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Приложение N 1
к п. п. 3.2.6, 5.4.1.1, 5.5.9.3

                      ФОРМА ПАСПОРТА АРХИВА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n_____________________________________\r\n  (наименование и адрес получателя)\r\n Кем представляется _________________\r\n                      (наименование\r\n_____________________________________\r\n и адрес отчитывающейся организации)\r\n \r\nПаспорт __________________________________________________________\r\n______________________________________ архива  на 1 января ____ г.\r\n       (название архива)\r\n \r\n    1. Состав и объем архивных документов\r\n 

Показатели 

Код 
строки 

Кол - во 
фондов 

Количество ед. хр. 

Количество 
ед. хр., 
принятых 
на 
временное 
хранение 

всего 

в том числе: 

внесенных 
в описи 

секретных 
<*> 

учтенных 
особо 
ценных 

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Док - ты на 
бум. основе. 
Всего: 

101 

в том числе: 
Управленческая 
документация 

102 

Док - ты личного
происхождения 

103 

Ч 

НТД 

104 

Документы по 
личному составу 

105 

Ч 

Кинодокументы 

106 

Фотодокументы 

107 

Фонодокументы 

108 

Видеофонограммы 

109 

МЧД 

110 

Микроформы на 
правах 
подлинников 

111 

Ч 

Итого: 

112 

 \r\n
\r\n    <*> Сведения гр.  4 представляются  отдельно  в  установленном\r\nпорядке.\r\n \r\n    Примечания.\r\n 

Показатели 

Код строки 

Количество ед. учета 

всего 

в том числе 
внесенных в описи 

А 

Б 

2 

3 

Кинодокументы 

106 

Фонодокументы 

108 

Видеофонограммы 

109 

МЧД 

110 

Микроформы на правах подлинников (кадров) 

111 

Док-ты л/п, не внесенные в описи (док-тов) 

103 

 \r\n    2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов\r\n 

Показатели 

Код 
строки

Количество ед. хр. 

Объем страхового 
фонда 

скопированных
для 
страхового 
фонда 

имеющих 
фонд 
пользования

кол - во
кадров 
негатива

кол - во 
ед. хр. 
страхового
фонда 

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

Документы на 
бум. основе.
Всего: 

201 

в том числе: 
Управленческая
документация 

202 

Документы 
личного 
происхождения 

203 

НТД 

204 

Документы 
по л/с 

205 

Ч 

Ч 

Ч 

Кинодокументы 

206 

Ч 

Фотодокументы 

207 

Ч 

Фонодокументы 

208 

Ч 

Видеофонограммы

209 

Ч 

МЧД 

210 

Ч 

Микроформы на 
правах 
подлинников 

211 

Итого: 

212 

 \r\n    3. Состав  и  объем  научно  - справочного аппарата к архивным\r\nдокументам\r\n    3.1. Описи, каталоги, базы данных\r\n 

Показатели 

Код
строки

Кол - во описей
(книг учета 
и описания) 

Закаталогизировано 

Создано 
баз данных 
о составе и 
содержании 
документов 

кол - во
 фондов 

кол - во
ед. хр. 
------
ед. уч. 
<*> 

кол- во 
составленных
карточек 

всего 

из них 
в полном 
комплекте

всего

из них 
включенных
в каталоги

кол - во
БД 

информ.
объем 
(в 
МБайт)

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

Док - ты на 
бум. основе. 
Всего: 

301 

в том числе: 
Управленческая
док - ция 

302 

Док - ты 
личного 
происхождения 

303 

НТД 

304 

Документы по 
личному 
составу 

305 

Кинодокументы 

306 

Фотодокументы 

307 

Фонодокументы 

308 

Видеофонограммы

309 

МЧД 

310 

Микроформы на 
правах 
подлинников 

311 

Итого: 

312 

 \r\n
\r\n    <*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм,\r\nМЧД.\r\n \r\n 3.2. Справочно - информационные\r\n      издания\r\n 

Показатели 

Код 
строки

Количество

5. Условия хранения
документов 

А 

Б 

1 

Показатели 

Код 
строки

Количество

Изданные 
справочники. 
Всего: 

314 

А 

Б 

1 

в том числе: 
Путеводители, 
краткие 
справочники 
по фондам 

315 

Зданий 
(помещения)
архива. 
Всего: 

501 

в том числе: 
специальные 

502 

Других типов 

316 

По 
административно - 
территориальному 
делению 

317 

приспособленные

503 

Протяженность
стеллажных 
полок 
(в пог. м). 
Всего: 

504 

По истории 
учреждений 

318 

в том числе 
металлических

505 

4. Состав и 
объем научно - 
справочной 
библиотеки 

деревянных 

506 

смешанных 

507 

Показатели 

Код 
строки

Количество

Степень 
загруженности
(в %) 

508 

А 

Б 

1 

Оснащенность 
зданий 
сигнализацией 
(в %): 
охранная 

509 

Книги и брошюры 

401 

Газеты 

402 

Журналы 

403 

пожарная 

510 

Др. виды 
печатной 
продукции 

404 

Закартонировано 
ед. хр. 

511 

\r\nНаименование\r\nдолжности\r\nруководителя               Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n   ______________________________________________________\r\n               (фамилия и телефон исполнителя)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 2
к п. п. 3.2.6, 6.2.4.2

                              ФОРМА\r\n             СВЕДЕНИЙ О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n        В ОРГАНИЗАЦИЯХ - ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА\r\n \r\n                                             Формат A3 (420 х 297)\r\n \r\nКому представляется ______________            СВЕДЕНИЯ\r\n                    (наименование  о состоянии хранения документов\r\n__________________________________   в организациях - источниках\r\n    и адрес получателя)                 комплектования архива\r\nКем представляется _______________      на 1 декабря 20__ года\r\n                   (наименование и\r\n__________________________________\r\nадрес отчитывающейся организации)\r\n \r\n    1. Сведения  об  организациях,  передающих  в государственные,\r\nрайонные, городские архивы управленческую документацию\r\n 

Показатели 

Код 
строки

Всего

Из них имеют 

согласованные с
архивными 
учреждениями

помещения
для 
хранения
документов

штатных 
работников

полностью 
подготовили 
документы 
к передаче 
на постоянное
хранение 
(утвердили 
описи на ЭПК
архивного 
учреждения) 

номенклатуры
дел 

инструкции по 
делопроизводству

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Общее 
количество 
организаций 

101 

В т.ч. 
количество 
негосударственных
организаций 

102 

Количество 
организаций 
профиля 
комплектования 
госархивов 
(всего) 

103 

В т.ч. 
количество 
негосударственных
организаций 
профиля 
комплектования 
госархивов 

104 

Количество 
организаций 
профиля 
комплектования 
районных, 
городских 
архивов 
(всего) 

105 

В т.ч. 
количество 
негосударственных
организаций 
профиля 
комплектования 
районных, 
городских 
архивов 

106 

Количество 
объединенных 
ведомственных 
архивов 

107 

Количество 
архивов по 
личному 
составу 
при 
администрациях 

108 

 \r\n    Примечания. 1.  Сведения   строк  107,  207   не  включаются в\r\nсведения строк 101 - 106, 201 - 206.\r\n    2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах\r\nдокументов  по  личному  составу  при  администрациях,  вошедших в\r\nсистему Федеральной архивной службы.\r\n    3. В  сведения  строк 207 - 208 включаются данные о документах\r\nтолько   организаций   -   списков    источников    комплектования\r\nгосударственных, районных и городских архивов.\r\n \r\n    2. Сведения об управленческой документации\r\n 

Показатели 

Код 
строки

Документы постоянного хранения 

Документы 
по личному
составу 

Образуется 
в год дел 
постоянного
хранения 

всего 
единиц 
хранения

крайние 
даты 

из них 
внесены 
в описи, 
утвержденные
ЭПК арх. 
учр. 

крайние 
даты 

хранится 
сверх 
установленного
срока 

всего 
ед. 
хранения

из них 
внесены 
в описи, 
согласованные
ЭПК 

начальная

конечная

начальная

конечная

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

Во всех 
организациях 

201 

В т.ч. в 
негосударственных
организациях 

202 

В организациях 
профиля 
комплектования 
госархива 
(всего) 

203 

В т.ч. в 
негосударственных
организациях 
профиля 
комплектования 
госархива 

204 

В организациях 
профиля 
комплектования 
районных, 
городских 
архивов 
(всего) 

205 

В т.ч. в 
негосударственных
организациях 
профиля 
комплектования 
районных, 
городских 
архивов 

206 

В объединенных 
ведомственных 
архивах 

207 

В архивах 
документов по 
личному 
составу 
при 
администрациях 

208 

 \r\n    3. Сведения   об   организациях  -  источниках  комплектования\r\nгосударственных,  районных, городских архивов научно - технической\r\nдокументацией\r\n 

Показатели 

Код 
строки

Количество 
организаций 

Количество единиц хранения (томов, папок) <*> 

всего

имеющих 
помещения 
для хранения
документов 

имеющих 
штатных 
работников
архива 

всего

крайние даты 

из них 
внесено в 
описи, 
утвержденные 
ЭПК арх. учр.

крайние даты 

хранится сверх
установленного
срока 

начальная

конечная

начальная

конечная

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

Организации 

301 

В том числе 
негосударственные
организации 

302 

 \r\n
\r\n    <*> Объем листов чертежей,  не помещенных в  папки,  дается  в\r\nусловных  папках  из  расчета:  50  листов  формата A4 равняется 1\r\nпапке.\r\n \r\n    4. Сведения о кинофотофонодокументах\r\n 

Виды 
организаций 

Код 
строки

Количество организаций,
состоящих на учете в 
архивных учреждениях 

Количество 
единиц хранения 

всего

из них имеют

всего

крайние 
даты 

из них 
внесено в 
описи, 
утвержденные 
ЭПК архивного 
учреждения 

хранится 
сверх 
установленного
срока 

помещения 
для хранения
документов 

штатных 
работников

начальная

конечная

всего

крайние 
даты 

начальная

конечная

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

Организации, 
хранящие 
кинодокументы 
(всего) 

401 

В т.ч. 
негосударственные
организации, 
хранящие 
кинодокументы 

402 

Организации, 
хранящие 
фотодокументы 
(всего) 

403 

В т.ч. 
негосударственные
организации, 
хранящие 
фотодокументы 

404 

Организации, 
хранящие 
фонодокументы 
(всего) 

405 

В т.ч. 
негосударственные
организации, 
хранящие 
фонодокументы 

406 

Организации, 
хранящие 
видеозаписи 
(всего) 

407 

В т.ч. 
негосударственные
организации, 
хранящие 
видеозаписи 

408 

 \r\n    5. Сведения об  организациях,  хранящих  документы  отраслевых\r\nфондов <*>\r\n
\r\n    <*> Заполняется только Росархивом.\r\n \r\n 

Код строки 

Количество 
организаций

Показатели 

Код 
строки

Количество единиц хранения

всего

крайниедаты 

из них
внесено
в 
описи, 
книги 
учета и
описания

крайние 
даты 

всего 

из них имеют: 

помещения 
для хранени 
документов 

штатных 
работников

начальная

конечная

начальная

конечная

А 

Б 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Научно - 
техническая 
документация

502 

А 

1 

2 

3 

501 

"__" _____ 20__ г. 

__________
 Руководитель 
___________________
(фамилия и телефон 
___________________
исполнителя) 

Кинодокументы

503 

Фотодокументы

504 

Фонодокументы

505 

Видеозаписи

506 

Документы на
машинных 
носителях 

507 

 \r\n \r\n 

Приложение N 3
к п. п. 4.3.2.3, 4.6.1.3

                    ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n 

                       КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ
                            выдано 

Номер
фонда

Номер
описи

Номер 
ед. хр.

Кому

Дата 
выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

 \r\n \r\n 

Приложение N 4
к п. 4.3.5.2

                              ФОРМА\r\n         КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ\r\n \r\n                                             Формат A5 (148 x 210)\r\n                                                или A6 (148 x 105)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n___________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\nКАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО                  Фонд N _____________________\r\nТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ            Корпус _____________________\r\nНазвание фонда ____________________   Этаж (ярус) ________________\r\n___________________________________   Архивохранил. ______________\r\n___________________________________   Комната ____________________\r\n 

Опись 
N ___ 

Ед. хр. с 
N ___ по 
N ___ 

Стеллаж 
N ____ 

Шкаф 
N ____ 

Полка 
N ____ 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n 

    1  

    2      

     3   

  4    

   5   

    6      

 \r\n \r\n 

Приложение N 5
к п. 4.3.5.2

                              ФОРМА\r\n        КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ\r\n \r\n                                             Формат A5 (148 x 210)\r\n                                                или A6 (148 x 105)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\nКАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО                Корпус _____________________\r\nТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ            Этаж (ярус) ________________\r\n                                      Архивохранил. ______________\r\nСТЕЛЛАЖ N ______________              Комната ____________________\r\n 

Шкаф 
N ____ 

Полка 
N ____ 

Фонд 
N ____ 

Опись 
N ___ 

Ед. хр. 
с N ___ 
по N ___ 

Примечание 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n 

   1   

   2   

   3   

   4   

   5     

    6      

 \r\n \r\n 

Приложение N 6
к п. п. 4.4.1.4, 4.4.3.1, 4.6.1.2,
4.6.3.2, 5.4.1.1, 5.5.11.1,
5.5.11.2, 7.4.1, 8.4.8

                              ФОРМА\r\n                     ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\nЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА\r\n \r\nВ деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов\r\n                                   (цифрами и прописью)\r\n    в том числе:\r\nлитерные номера листов    ________________________________________\r\nпропущенные номера листов ________________________________________\r\n                          ________________________________________\r\n+ листов внутренней описи ________________________________________\r\n 

Особенности физического состояния 
и формирования дела 

Номера листов 

1 

2 

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 6а
к п. п. 4.4.1.4, 4.4.3.1, 4.6.1.2,
4.6.3.2, 5.4.1.1, 5.5.11.1,
5.5.11.2, 7.4.1, 8.4.8

                              ФОРМА\r\n                     ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                      ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА\r\n \r\nФонд N ____________  Опись N ____________   Дело N _______________\r\n \r\nВ деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов\r\n                                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n    в том числе:\r\nлитерные номера листов    ________________________________________\r\nпропущенные номера листов ________________________________________\r\n                          ________________________________________\r\n+ листов внутренней описи ________________________________________\r\n \r\n    Учтено документов в виде вложений и приложений,  не подлежащих\r\nнумерации ________________________________________________________\r\n                 (разновидности документов и их количество)\r\n 

Особенности формирования, 
оформления, физического состояния, 
нумерации и учета документов дела 

Номера листов 

1 

2 

1. Брошюры, др. печатные издания 
2. Листовки 
3. Вырезки из газет 
4. Открытки 
5. Конверты, в т.ч. с вложениями 
6. Секретки 
7. Марки почтовые 
8. Марки гербовые 
9. Штемпели почтовые и другие 
10. Специальные почтовые отметки 
11. Сургучные, мастичные печати 
12. Оттиски печатей 
13. Фотодокументы 
14. Карты, планы, чертежи и др. НТД 
15. Рисунки, гравюры и акварели 
16. Автографы видных деятелей 
17. Склеенные листы 
18. Утрата части листа 
19. Чистые листы ... 

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                   Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложения N 7
к п. п. 4.4.1.5, 4.4.3.1,
6.1.7.5

                              ФОРМА\r\n          ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A3 (297 x 420)\r\n \r\n____________________________________\r\n (название государственного архива)\r\n \r\n                    ЛИСТ ПРОВЕРКИ N <*> ______\r\n \r\n
\r\n    <*> При  проверке  наличия  и  состояния   аудиовизуальных   и\r\nмашиночитаемых  (электронных)  документов вносятся соответствующие\r\nуточнения.\r\n \r\nНаличия и состояния документов фонда N ___________________________\r\n                                               (название)\r\nПроверку проводили _______________________________________________\r\n                       (даты проверки, наименования должностей,\r\n__________________________________________________________________\r\n                        фамилии, инициалы)\r\n \r\n                  Наличие документов\r\n 

Номера
описей

Кол - во 
ед. хр., 
числящихся
по описи 

Номера 
необнаруженных
ед. хр. 

Литерные 
номера, не 
отраженные 
в итоговой 
записи 

Пропущенные 
номера, 
не 
отраженные 
в итоговой 
записи 

Шифры 
ед. хр., 
неправильно
подложенных
в данный 
фонд 

Номера 
ед. хр., 
выданных 
во 
временное 
пользование

Кол - во 
ед. хр., 
оказавшихся
в наличии 
(описанных)

Временные 
шифры 
необработанных
ед. хр. 

не 
учтенные 

не 
перечислены,
но учтены 
в объеме 

не 
учтенные

не 
перечислены,
но учтены 
в объеме 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

11 

12 

13 

 \r\nСостояние документов\r\n 

Номера ед. хр., 
требующих 

Номера 
ед. хр., 
неисправимо 
поврежденных

Примечание

дезинфекции

дезинсекции

реставрации

переплета
или 
подшивки

восстановления
затухающих 
текстов 

14 

15 

16 

17 

18 

19 

20 

21 

22 

 \r\nИтого: ___________________________________________________ ед. хр.\r\n                       (цифрами и прописью)\r\n \r\nНаименование\r\nдолжностей\r\nработников                Подписи            Расшифровка подписей\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 8
к п. п. 4.4.1.5, 4.4.3.1

                              ФОРМА\r\n           АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n             АКТ                   УТВЕРЖДАЮ\r\n  __________  N __________         Директор ______________________\r\n    (дата)                                       (название\r\nпроверки наличия и                 _______________________________\r\nсостояния документов                 государственного архива)\r\n \r\n                                   Подпись            Расшифровка\r\n                                                          подписи\r\n                                   Дата\r\n                                   Фонд N ________\r\n \r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nПроверка проводилась с _____________________ по __________________\r\nПроверкой установлено:\r\n1. Числится по описям ____________________________________ ед. хр.\r\n                                  (количество)\r\n2. Не оказалось в наличии ________________________________ ед. хр.\r\n                                   (количество)\r\n3. Имеют литерные номера:\r\n   а) не учтенные в итоговой записи ______________________ ед. хр.\r\n                                         (количество)\r\n   б) не перечисленные, но учтенные\r\n      в итоговой записи __________________________________ ед. хр.\r\n                                   (количество)\r\n4. Пропущено номеров:\r\n   а) не учтенных в итоговой записи ______________________ ед. хр.\r\n                                          (количество)\r\n   б) не перечисленных, но учтенных\r\n      в итоговой записи __________________________________ ед. хр.\r\n                                   (количество)\r\n5. Неправильно подложенных ед. хр.,\r\n   относящихся к другим фондам ___________________________ ед. хр.\r\n                                       (количество)\r\n6. Имеется в наличии по данному фонду\r\n   (включенных в описи) __________________________________ ед. хр.\r\n                                   (количество)\r\n   из них:\r\n   а) требующих дезинфекции и дезинсекции ________________ ед. хр.\r\n                                            (количество)\r\n   б) требующих реставрации ______________________________ ед. хр.\r\n                                     (количество)\r\n   в) требующих переплета или подшивки ___________________ ед. хр.\r\n                                           (количество)\r\n   г) требующих восстановления\r\n      затухающих текстов _________________________________ ед. хр.\r\n                                      (количество)\r\n   д) поврежденных _______________________________________ ед. хр.\r\n                                (количество)\r\n   е) ____________________________________________________________\r\n   ж) ____________________________________________________________\r\n   з) ____________________________________________________________\r\n   и) ____________________________________________________________\r\n   к) ____________________________________________________________\r\n \r\n7. Имеется не включенных в описи _________________________ ед. хр.\r\n                                        (количество)\r\n8. Итого по данному фонду  (включенных  и  невключенных  в  описи)\r\n   имеющихся в наличии ___________________________________ ед. хр.\r\n                                 (количество)\r\n9. Характеристика условий их хранения.\r\n \r\n    Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nПроверку производили: ____________________________________________\r\n                           (наименования должностей работников,\r\n                      ____________________________________________\r\n                               подписи, расшифровки подписей)\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО\r\nЗаведующий отделом\r\n(архивохранилищем)           Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 9
к п. п. 4.4.1.5, 5.5.3

                              ФОРМА\r\n         АКТА О ТЕХНИЧЕСКИХ ОШИБКАХ В УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n              АКТ                  УТВЕРЖДАЮ\r\n____________  N __________         Директор ______________________\r\n    (дата)                                       (название\r\nо технических ошибках в            _______________________________\r\nучетных документах                   государственного архива)\r\n \r\n                                   Подпись            Расшифровка\r\n                                                          подписи\r\n                                   Дата\r\n                                   Фонд N ________\r\n \r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nВ ходе выполнения _________________________ обнаружены технические\r\nошибки в записях:\r\n 

Название документа 

Существующая запись 

Следует записать 

1 

2 

3 

 \r\n    В результате количество ед.  хр.  увеличилось (уменьшилось) на\r\n_________________________ ед. хр.\r\n  (цифрами и прописью)\r\n \r\nПримечания: ______________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 10
к п. п. 4.4.1.5, 5.5.3

                              ФОРМА\r\n          АКТА ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ\r\n            К ДАННОМУ ФОНДУ, АРХИВУ, НЕУЧТЕННЫХ И Т.Д.\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n              АКТ                  УТВЕРЖДАЮ\r\n  __________  N __________         Директор ______________________\r\n    (дата)                                       (название\r\nоб обнаружении документов,         _______________________________\r\nне относящихся к данному фонду,      государственного архива)\r\nархиву, неучтенных и т.д.\r\n                                   Подпись            Расшифровка\r\n                                                          подписи\r\n                                   Дата\r\n \r\nВ ходе ______________________________________________________ было\r\n                              (вид работы)\r\nобнаружено _______________________________________________________\r\n                           (в фонде, хранилище,\r\n__________________________________________________________________\r\n                        рабочем помещении)\r\n 

N 
п/п

Заголовок
ед. хр. 

Шифр 
(если
есть)

Крайние
даты 

Количество
листов 
(время 
звучания, 
метраж) 

К какому 
фонду 
относится 
(новый шифр)

Примечания

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 \r\nИтого обнаружено _________________________________________ ед. хр.\r\n                             (цифрами и прописью)\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 11
к п. п. 4.4.1.5, 4.4.4.1, 5.5.2

                              ФОРМА\r\n           АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n             АКТ                   УТВЕРЖДАЮ\r\n   __________ N __________         Директор ______________________\r\n     (дата)                                       (название\r\nо неисправимых повреждениях        _______________________________\r\nдокументов                            государственного архива)\r\n \r\n                                   Подпись            Расшифровка\r\n                                                          подписи\r\n                                   Дата\r\n                                   Фонд N ________\r\n \r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nВ фонде обнаружено ______________________ ед. хранения, признанных\r\nнеисправимо поврежденными\r\n 

Номер
описи

Номер 
ед. хр.

Заголовок 
поврежденной
ед. хр. 

Крайние
даты 

Количество
листов 
(время 
звучания,
метраж) 

Сущность 
и причины 
повреждения

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\nИтого обнаружено поврежденных ____________________________ ед. хр.\r\n                                  (цифрами и прописью)\r\nЗаведующий отделом _______________________________________________\r\n                             (подпись, расшифровка подписи)\r\nХранитель фондов _________________________________________________\r\n                           (подпись, расшифровка подписи)\r\n \r\nПеречисленные документы подлежат списанию ввиду __________________\r\n__________________________________________________________________\r\nЭксперты: ________________________________________________________\r\n                (наименование должностей экспертов, подписи,\r\n__________________________________________________________________\r\n                      расшифровка подписей)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 12
к п. 4.4.1.6

                              ФОРМА\r\n             КАРТОЧКИ УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A6 (148 x 105)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n             КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                                    Фонд N _______\r\n \r\nНазвание\r\nархивохранилища __________________________________________________\r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n 

Номер 
описи 

Номер 
ед. хр. 

Заголовок 
ед. хр. 

Крайние 
даты 

Кол - во листов 
(время звучания, метраж) 

 \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n 

Отметка о ходе розыска 

Результат розыска 

 \r\n \r\n 

Приложение N 13
к п. п. 4.4.1.9, 5.5.2

                              ФОРМА\r\n                 АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ,\r\n                  ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n             АКТ                   УТВЕРЖДАЮ\r\n  __________  N __________         Директор ______________________\r\n    (дата)                                       (название\r\nо необнаружении документов,        _______________________________\r\nпути розыска которых                 государственного архива)\r\nисчерпаны\r\n                                   Подпись            Расшифровка\r\n                                                          подписи\r\n                                   Дата\r\n                                   Фонд N ________\r\n \r\nВ результате ____________________________ установлено отсутствие в\r\nфонде перечисленных ниже документов.  Предпринятые архивом меры по\r\nрозыску  положительных результатов не дали,  в связи с чем считаем\r\nвозможным снять с учета:\r\n 

Номер 
описи 

Номер 
ед. хр. 

Заголовок 
ед. хр. 

Крайние 
даты 

Количество 
листов 
(время 
звучания, 
метраж) 

Предполагаемые 
причины 
отсутствия 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\nИтого ____________________________________________________ ед. хр.\r\n                       (цифрами и прописью)\r\n \r\n    Содержание утраченных   материалов   может    быть    частично\r\nвосполнено следующими делами:\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЗаведующий отделом             Подпись         Расшифровка подписи\r\n \r\nЗаведующий хранилищем          Подпись         Расшифровка подписи\r\n \r\nГлавный хранитель              Подпись         Расшифровка подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                      Подпись         Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 14
к п. 4.4.3.1

                              ФОРМА\r\n        КАРТОЧКИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ\r\n \r\n                                          Формат A4 (210 x 297 мм)\r\n                                             или A5 (148 x 210 мм)\r\n \r\n___________________________________\r\n (название государственного архива)\r\n \r\n        КАРТОЧКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ\r\n \r\nФонд N __________________ Дело N _______________ (с отметкой о его\r\nпринадлежности к уникальным или особо ценным)\r\n \r\nОпись N ____________ Объем, крайние даты документов ______________\r\n 

Индекс группы 
(подгруппы) 
дефектов 

Признаки 
повреждения
носителя 

Номера 
поврежденных
листов дела 

Общее 
кол - во
листов 

Примечания

1 

2 

3 

4 

5 

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись            Расшифровка  подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 14а
к п. 4.4.3.1

                              ФОРМА\r\n         КАРТОЧКИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ ТЕКСТА\r\n \r\n                                          Формат A4 (210 x 297 мм)\r\n                                             или A5 (148 x 210 мм)\r\n \r\n____________________________________\r\n (название государственного архива)\r\n \r\n         КАРТОЧКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ ТЕКСТА\r\n \r\nФонд N ________________ Дело N _________________ (с отметкой о его\r\nпринадлежности к уникальным или особо ценным)\r\n \r\nОпись N ___________ Объем, крайние даты документов _______________\r\n 

Индекс группы 
(подгруппы) 
дефектов 

Признаки 
повреждения 
текста 

Номера 
поврежденных 
листов дела 

Общее 
кол - во 
листов 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 15
к п. 4.4.3.2

                              ФОРМА\r\n       КАРТОЧКИ УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ КИНОДОКУМЕНТА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n____________________________________\r\n (название государственного архива)\r\n \r\n                          КАРТОЧКА УЧЕТА <*>\r\n                          ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ\r\n                          КИНОДОКУМЕНТА __________________________\r\n                                         (номер единицы хранения)\r\n \r\n
\r\n    <*> Дополнительно  к  карточке  учета  составляется  дефектная\r\nведомость с указанием номера плана и характера дефектов.\r\n \r\nПроизводственный номер ___________________________________________\r\nНазвание _________________________________________________________\r\nЧасть N __________________________, метраж _______________________\r\n__________________________________________________________________\r\n      (негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием\r\n__________________________________________________________________\r\n          цветной или черно - белый, звуковой или немой)\r\n \r\nвид основы _______________________________________________________\r\n                         (нитро- или триацетатная)\r\nтип пленки _______________________________________________________\r\n                   (с указанием отечественная или импортная)\r\nотпечатан с ______________________________________________________\r\n                       (негатива, контратипа и др., когда)\r\nпроверен _________________________________________________________\r\n                          (наименование вида работ)\r\n \r\n    Результаты проверки следующие:\r\n \r\n                                                        Таблица 1 \r\n 

Дата

План

Шаг 
перфорации

Процент
усадки

Дата

План

Шаг 
перфорации

Процент
усадки 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

 \r\n \r\n                                                        Таблица 2 \r\n \r\n                            ПЛОТНОСТИ\r\n 

Дата

Номер 
кадра или 
координаты 
промеряемого
участка 

Плотности

Дата

Номер 
кадра или 
координаты 
промеряемого
участка 

Плотности

Ж

П

Г

Ж

П

Г

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                   Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 16
к п. 4.4.3.2

                              ФОРМА\r\n       КАРТОЧКИ УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n___________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\nКАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ\r\nФОТОДОКУМЕНТА ____________________________________________________\r\n                           (номер единицы хранения)\r\n \r\nВид фотодокумента ________________________________________________\r\n                     (негатив, дубль - негатив, позитив, слайд\r\n__________________________________________________________________\r\n              (диапозитив), черно - белый, цветной)\r\nПроизводственный номер ___________________________________________\r\nДата съемки ______________________________________________________\r\nФотографическое качество _________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nТехническое состояние поверхности ________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nЗаключение о  необходимости  реставрационно   -   профилактической\r\nобработки ________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n \r\n__________________ Вид реставрационно - профилактической обработки\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nРезультаты реставрационно - профилактической обработки ___________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                 Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 17
к п. 4.4.3.2

                              ФОРМА\r\n       КАРТОЧКИ УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ФОНОДОКУМЕНТА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n___________________________________\r\n (название государственного архива)\r\n \r\nКАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ\r\nФОНОДОКУМЕНТА ____________________________________________________\r\n                           (номер единицы хранения)\r\n \r\nВид фонодокумента ________________________________________________\r\n                        (граммофонный оригинал, грампластинка,\r\n__________________________________________________________________\r\n                 запись на магнитной ленте и др.)\r\nПроизводственный номер ___________________________________________\r\nЭлемент комплекта ________________________________________________\r\n                                 (оригинал, копия)\r\nДата записи ______________________________________________________\r\nДата перезаписи __________________________________________________\r\nНазвание организации, в которой произведена запись _______________\r\n__________________________________________________________________\r\nНоситель записи __________________________________________________\r\nСкорость записи __________________________________________________\r\nВремя звучания ___________________________________________________\r\nПаспорт технического состояния граммофонного оригинала ___________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n 

Дата 
проверки

Характеристика
качества 
звучания 

Характеристика
физико - 
механического
состояния 
носителя 
записи 

Заключение 
о необходимости 
реставрационно -
профилактической
обработки 

Вид 
реставрационно -
профилактической
обработки 

Подпись

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\n \r\n 

Приложение N 17а
к п. 4.4.3.2

                              ФОРМА\r\n       КАРТОЧКИ УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\nКАРТОЧКА УЧЕТА\r\nтехнического состояния видеодокумента ____________________________\r\n                                        (номер единицы хранения)\r\nЗаголовок видеодокумента _________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nДата записи ___________________  Формат записи ___________________\r\nДата перезаписи _______________  Вариант _________________________\r\nНазвание организации, в которой  Производственный номер __________\r\nпроизведена запись ____________  Автор ___________________________\r\n_______________________________  Режиссер ________________________\r\nВсего рулонов _________________  Цветность _______________________\r\nРулон N _______________________  Общий хронометраж _______________\r\nТип ленты _____________________  Хронометраж рулона ______________\r\n \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n \r\n                       ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА\r\n              ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА\r\n 

Результаты 
проверок 

1. Состояние магнитного 
носителя 

2. Уровень видеосигнала 

3. Уровень звукового 
сигнала 

4. Наличие выпадения строк 

5. Состояние механизма видеокассеты 

6. Общая оценка технического 
состояния видеодокумента 

Наименование    Подпись   Расшифровка 
должности                  подписи 
                          работника 

Дата проверки 

 \r\n \r\n 

Приложение N 18
к п. 4.6.3.2

                              ФОРМА\r\n                  ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\nЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\nФонд N ______________ Опись N ______________ Дело N ______________\r\nЗаголовок дела ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n 

Дата 
использования

Кому 
выдано 
фамилия, 
инициалы 
(разборчиво)

Характер 
использования
(копирование,
выписки, 
просмотр 
и др.) 

Номера 
использованных
листов 

Подпись 
лица, 
использовавшего
дело 

1 

2 

3 

4 

5 

 \r\n \r\n 

Приложение N 19
к п. п. 4.6.4.1, 4.6.5

                              ФОРМА\r\n                     КНИГИ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ,\r\n               КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n             Титульный лист книги выдачи документов,\r\n               копий фонда пользования из хранилища\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                (название государственного архива)\r\n \r\n                     КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ,\r\n               КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА\r\n \r\n \r\n \r\n                                              Начата _____________\r\n                                              Окончена ___________\r\n 

N 
п/п

Дата 
выдачи

Фонд 
N ___

Опись
N ___

Ед. хр.
N _____

Кому 
выдано

Расписка
в 
получении

Расписка 
в 
возвращении,
дата 

Примечания

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

 \r\n \r\n 

Приложение N 20
к п. п. 4.6.4.2, 4.6.4.3,
4.6.5, 4.6.6

                              ФОРМА\r\n            ЗАКАЗА (ТРЕБОВАНИЯ) НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ,\r\n                 КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ\r\n \r\n                                             Формат A5 (148 x 210)\r\n \r\n                                                   Лицевая сторона\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n \r\n                                    РАЗРЕШАЮ выдачу документов\r\nЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)\r\nНА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ,               Наименование\r\nКОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ,            должности\r\nОПИСЕЙ\r\n                                    Подпись    Расшифровка подписи\r\n                                    Дата\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n       (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)\r\n__________________________________________________________________\r\n          (фамилия, инициалы работника архива, название\r\n__________________________________________________________________\r\n                   структурного подразделения)\r\n__________________________________________________________________\r\n                 (тема исследования, цель выдачи)\r\n 

Фонд 
N ___

Опись
N ___

Ед. хр.
N _____

Заголовок
ед. хр. 

Кол - во 
листов 
(время 
звучания,
метраж) 

Расписка 
пользователя,
работника 
архива 

Расписка 
работника 
читального
зала 

   1 

   2 

   3 

     4 

    5 

      6 

     7 

 \r\n                                                 Оборотная сторона\r\n 

  1   

  2   

   3    

    4     

     5    

       6      

     7     

 \r\n__________________________________________\r\n (подпись пользователя, работника архива)\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 21
к п. 4.6.4.4

                              ФОРМА\r\n             ЗАКАЗА НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО УЛУЧШЕНИЮ\r\n                    ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ДЕЛ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n__________________________________\r\n       (адрес, телефон)\r\n \r\nЗАКАЗ N ______________ от 00.00.00\r\nна выполнение работ по улучшению физического состояния дел\r\n \r\n    1. Перечень работ, подлежащих выполнению\r\n    1.1. Реставрация:   произвести   удаление    пыли,    плесени,\r\nдезинфекцию,   укрепление  основы  и  текста,  наращивание  частей\r\nлистов, корешка, раскрытие сцементированных листов,\r\n__________________________________________________________________\r\n            (нужное подчеркнуть, недостающее вписать)\r\n \r\nСогласно перечню <*> на __________________ ед. хр. на ________ лл.\r\n                       (цифрами и прописью)           (цифрами)\r\n    1.2. Переплет и брошюровка:\r\n \r\nСогласно перечню <*> на __________________ ед. хр. на ________ лл.\r\n                       (цифрами и прописью)           (цифрами)\r\n
\r\n    <*> К   заказу   при   необходимости  прилагается  перечень  с\r\nуказанием архивных шифров и листажа дел.\r\n \r\n    2. Состояние документов. Указываются:\r\n    2.1. Вид  основы  (пергамент, бумага древесная или тряпичная, \r\nили др.)\r\n__________________________________________________________________\r\n    2.2. Особенности   переплета,   формирования   дел   (переплет\r\n(кожаный и др.), картонная обложка, книга, альбом и др.)\r\n__________________________________________________________________\r\n    2.3. Способ   нанесения   текста   и   его  цветность  (печать\r\nтипографская,  машинопись,  рукопись (чернила,  карандаш и др.)  и\r\nдр.)\r\n__________________________________________________________________\r\n    2.4. Характер повреждения\r\nосновы ___________________________________________________________\r\nтекста ___________________________________________________________\r\nпереплета ________________________________________________________\r\n \r\n    3. Особые требования архива:\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nДокументы в лабораторию передал\r\nНаименование должности\r\nработника                   Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\n \r\nДокументы в лаборатории принял\r\nНаименование должности\r\nработника                   Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n    4. Отметки лаборатории о состоянии  документов,  принятых  для\r\nвыполнения  работ  по  улучшению физического состояния,  категория\r\nсложности реставрации\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n    5. Внешние  изменения  документов,  происшедшие  в  результате\r\nвыполненных работ\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование должности\r\nработника лаборатории         Подпись         Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n    6. Оценка произведенных работ\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nНаименование должности\r\nработника архива (хранилища)  Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nДокументы в архив (хранилище) передал\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДокументы в архив (хранилище) принял\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 22
к п. п. 4.6.4.5, 8.11

                              ФОРМА\r\n        АКТА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________\r\n(название государственного архива)\r\n__________________________________\r\n(почтовый индекс, адрес)\r\n \r\n                АКТ\r\n________________ N _______________\r\n   (дата)\r\nо выдаче документов во временное\r\nпользование\r\n__________________________________\r\n   (наименование организации)\r\n__________________________________\r\n    (почтовый индекс, адрес)\r\n \r\nОснование ________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nДля какой цели выдаются документы ________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nВыдаются следующие ед. хр. из фонда ______________________________\r\n                                          (название, номер)\r\n 

Опись 
N _____ 

Ед. хр. 
N _____ 

Заголовок 
ед. хр. 

Кол - во 
листов 
(время 
звучания, 
метраж) 

Примечание 

1 

2 

3 

4 

5 

\r\n    Всего выдается _____ (_______, _______, ______) ед. хр. (общим\r\nколичеством листов, временем звучания, метражом) на срок _________\r\n    Документы выданы в упорядоченном состоянии.\r\n    Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во\r\nвременное   пользование,   для   просмотра,   прослушивания    или\r\nиспользования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать\r\nпо ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо\r\nчастей  из  выданных  документов,  не  публиковать  документы  без\r\nразрешения госархива.\r\n    Получатель предупрежден  об ответственности по закону в случае\r\nутраты или повреждения выданных документов.\r\n \r\nДокументы сдал\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                   Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nРуководитель\r\nгосударственного\r\nархива                      Подпись            Расшифровка подписи\r\n                            Печать государственного\r\n                            архива\r\nДата\r\n \r\nДокументы принял\r\n \r\nРуководитель организации -\r\nполучателя                  Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\n                            Печать организации\r\nДата\r\n \r\nДокументы сдал\r\n \r\nРуководитель организации -\r\nполучателя                  Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nДокументы принял\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности работника\r\nгосударственного\r\nархива                      Подпись            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 23
к п. 4.8.1.2

                              ФОРМА\r\n                 АКТА СТРАХОВОЙ ОЦЕНКИ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                               АКТ\r\n                 ______________ N _______________\r\n                     (дата)\r\n                   страховой оценки документов\r\n \r\nКомиссия ________________________________ (протокол N от 00.00.00)\r\n                   (название)\r\nпровела страховую оценку ___________ документов _________________,\r\n                         (количество)           (название архива)\r\nпредоставляемых на выставку ______________________________________\r\n                            (название и место проведения выставки)\r\nв соответствии с ________________________________________________.\r\n                        (название договора или соглашения)\r\nСтраховая оценка проводилась на основании ________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\n    Комиссия установила     следующую     страховую      стоимость\r\nпредставленных документов:\r\n 

N 
п/п 

Описание 
документа 

Поисковые 
данные 

Категория 
ценности 

Страховая 
оценка 

Состояние 
сохранности 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\nПредседатель комиссии           Подпись        Расшифровка подписи\r\n \r\nСекретарь комиссии              Подпись        Расшифровка подписи\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 24
к п. п. 4.9.1, 5.4.1.1, 5.5.4.1

                              ФОРМА\r\n           ЛИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                      ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ\r\n                      УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА\r\n \r\n    1. Учетные и описательные характеристики\r\n \r\nРегистрационный номер ____________________________________________\r\nДата включения документа в Государственный реестр ________________\r\nНазвание (заголовок) документа ___________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nСамоназвание документа ___________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nВид документа ____________________________________________________\r\nАвтор документа __________________________________________________\r\nДата (время создания) документа __________________________________\r\nВек ______________________________________________________________\r\nОриентировочная дата _____________________________________________\r\nЯзык документа ___________________________________________________\r\nАннотация ________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nИсторическая справка _____________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nНаличие драгоценных металлов и камней ____________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nПалеографические особенности _____________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nПечати ___________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nХудожественные особенности оформления документа __________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nОпубликованность документа _______________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nЭкспонирование ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nСобственность ____________________________________________________\r\nВладелец документа _______________________________________________\r\n \r\n    2. Место хранения документа\r\n \r\nМесто хранения документа _________________________________________\r\nАдрес места хранения документа ___________________________________\r\nАрхивный шифр: фонд N ___, оп. N ___, ед. хр. N ___, лл. (кк.) ___\r\n \r\n \r\n    3. Физические характеристики документа\r\n \r\nМатериальный носитель информации _________________________________\r\nРазмеры документа ________________________________________________\r\nОбъем документа __________________________________________________\r\nФизическое состояние документа ___________________________________\r\nПотребность в реставрации ________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nРеставрация документа: год _____________ организация _____________\r\n__________________________________________________________________\r\nФ.И.О. (полностью) реставратора __________________________________\r\n \r\n    4. Страховая оценка документа\r\n \r\n1-ая дата оценки: год __________ месяц __________ число __________\r\nНазвание страховой компании: _____________________________________\r\nсумма (в руб.): __________________________________________________\r\n2-ая дата оценки: год __________ месяц __________ число __________\r\nНазвание страховой компании: _____________________________________\r\nсумма (в руб.): __________________________________________________\r\n \r\n    5. Служебная информация\r\n \r\nКем представлен документ:\r\nПротокол ЭПК от _____________________ года N _____________________\r\nПротокол ЦЭПК Росархива от _________________ года N ______________\r\n \r\n    6. "Изменения"\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 25
к п. 4.10.5

                              ФОРМА\r\n              АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ СТРАХОВЫХ КОПИЙ\r\n                     НА СПЕЦИАЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n                               АКТ\r\n                приема - передачи страховых копий\r\n                     на специальное хранение\r\n \r\nСдатчик __________________________________________________________\r\nПриемщик _________________________________________________________\r\nОснование ________________________________________________________\r\n 

Номера 
описей 
страхового
фонда 

Количество 
экземпляров
описей 

Количество 
передаваемых
единиц 
учета 
(единиц 
хранения) 
страхового 
фонда <*> 

Количество
кадров, 
метров, 
времени 
звучания 

Количество
описей 
особо 
ценных 
документов

Количество 
актов 
технического
состояния 

Примечания

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 \r\n
\r\n    <*> Содержимое   понятий  единица  учета  и  единица  хранения\r\nидентично для копий страхового фонда на рулонной пленке.\r\n    Для копий   страхового   фонда  на  микрофишах  указываются  и\r\nколичество единиц учета (соответствующее количеству отснятых дел),\r\nи количество ед. хр. (микрофиш).\r\n \r\nВсего: ______________________________________ (цифрами и прописью)\r\n        (единиц учета (единиц хранения)\r\n                страхового фонда)\r\n       ______________________________________ (цифрами и прописью)\r\n         (кадров, метров, времени звучания)\r\n       ______________________________________ (цифрами и прописью)\r\n          (описей особо ценных документов)\r\n       ______________________________________ (цифрами и прописью)\r\n           (актов технического состояния)\r\n \r\nСдал:\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nПринял:\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 26
к п. п. 5.4.1.1, 5.5.1,
5.5.1.1, 5.5.9.1

                              ФОРМА\r\n                КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A3 (420 x 297)\r\n \r\n                КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ\r\n 

N 
п/п 

Дата 
поступления 

Наименование 
организации 
(фамилия, 
инициалы 
лица), 
от которой 
поступили 
документы 

Наименование, 
номер и 
дата 
документа, 
по которому 
приняты 
документы 

Название 
фонда 

1 

2 

3 

4 

5 

 \r\n 

Годы 
документов 

Кол - во 
ед. хр. или 
неописанных 
документов 
(листов) 

Краткая 
характеристика 
состояния 

Номер 
фонда, 
присвоенный 
поступившим 
документам 
по списку 
фондов 

Примечания 

6 

7 

8 

9 

10 

 \r\n \r\nИтого поступило за ___ год __________ ед. хр. (документов, листов)\r\n                           (цифрами и\r\n                            прописью)\r\nв том числе <*>: _________________________________________________\r\n                 _________________________________________________\r\n                 _________________________________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника               Подпись                Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n
\r\n    <*> В  общих  архивах  допускается  ведение единой книги учета\r\nпоступлений на документы всех  видов  с  указанием  их  объемов  в\r\nитоговой записи.\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 26а
к п. п. 5.4.1.1, 5.5.1,
5.5.1.1, 5.5.9.1

                              ФОРМА\r\n        КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n                                             Формат A3 (420 x 297)\r\n \r\n             КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ\r\n                          ДОКУМЕНТОВ <*>\r\n \r\n
\r\n    <*> В  специализированных  архивах  книги  учета   поступлений\r\nведутся раздельно по видам аудиовизуальных документов.\r\n 

N 
п/п 

Дата 
поступления 

Наименование 
организации 
(фамилия, 
инициалы 
лица), 
от которой 
поступили 
документы 

Наименование, 
номер и 
дата документа, 
по которому 
приняты документы 

Годы 
документов 

1 

2 

3 

4 

5