Законодательная база Российской Федерации

"ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (Утв. Росархивом 06.07.92)

13.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует центральный архив.

13.2. В своей практической деятельности центральный архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями министерства, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением о центральном архиве министерства.

13.3. Центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников министерства и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства.

13.4. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

13.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.6. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.