Законодательная база Российской Федерации

"ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (Утв. Росархивом 06.07.92)

Приложение I к п.1.6.

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю министерства.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров - Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.

1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов министерства, внесение в них изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организациях отрасли.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в министерстве.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Приложение 2
к п.2.4.

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства,
ведомства
подпись инициалы,
фамилия
Дата

Примечание:

1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям аппарата или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.)

2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.п.

3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Приложение 3
к п. 2.4.

1. Создание сети абонентов системы ведения.

2. Создание и ведение контрольного массива форм документов, входящих в табель, включая сбор, экспертизу, согласование и утверждение изменений и дополнений к формам документов, а также согласование и утверждение вновь разработанных форм документов.

3. Периодическое оповещение абонентов об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.

4. Создание и поддержание в достоверном состоянии справочноинформационного аппарата к контрольному массиву форм документов.

5. Подготовка предложений по межотраслевой и отраслевой унификации форм документов.

6. Методическое обеспечение создания, внедрения и ведения табелей форм документов в подведомственных организациях.

Приложение 4
к п. 4.1.5

Приложение 5
к п.5.3.2.

Рекомендательное

Приложение 6
к п. 7.2.

\r\nНаименование министерства (ведомства)\r\nНаименование структурного подразделения\r\nНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ\r\n___________________\r\n(место составления)\r\nна ____________ год\r\n 

                          Название
                         раздела 

 Индекс
  дела 

Заголовок
  дела
 (тома,
 части) 

Кол-во
  дел
(томов,
частей) 

  Срок
хранения
  дела
 (тома,
 части)
  и N
 статей
   по
перечню 1 

Примечание 

   1 

  2 

  3 

   4 

     5 

\r\nНаименование должности руководителя  подпись          инициалы,\r\nструктурного подразделения                            фамилия\r\n \r\nДата\r\nСОГЛАСОВАНО\r\nЗаведующий архивом\r\nПодпись                 инициалы,\r\n                        фамилия\r\nДата\r\n 

      1. Название перечня и его выходные данные Формат А 4 (210х297мм)
                                 Форма номенклатуры дел структурного
                                 подразделения министерства, ведомства
      Итоговая запись о категориях и количестве дел,
        заведенных в _____году в структурном подразделении

переходящих

с отметкой "ЭПК"

постоянного

временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности
ответственного   
за делопроизводство   

подпись

инициалы,
фамилия  

Дата

Итоговые  сведения   переданы   в   службу   документационного
обеспечения управления министерства, ведомства

Наименование должности
передавшего сведения  

подпись

инициалы,
фамилия  

Дата

Форма  итоговой   записи  к   номенклатуре  дел   структурного
подразделения министерства, ведомства

Приложение 7
к п. 7.2.

 \r\nНаименование министерства (ведомства)                УТВЕРЖДАЮ\r\n                                        Наименование должности\r\nНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     руководителя министерства\r\n_______________________                            (ведомства)\r\n(место составления)                         подпись  инициалы,\r\nна ________ год                                        фамилия\r\n 

                         Название
                         раздела 

Индекс
 дела 

Заголовок
  дела
 (тома,
 части) 

Кол-во
  дел
(томов,
частей) 

   Срок
  хранения
(тома, части)
  и N статей
по перечню 1) 

Примечание 

   1 

   2 

   3 

      4 

     5 

\r\nНаименование должности руководителя      подпись      инициалы,\r\nслужбы документационного                              фамилия\r\nобеспечения управления\r\nДата\r\nВиза зав.центральным архивом\r\nСОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО\r\nПротокол ЦЭК министерства (ведомства)  Протокол ЭПК ЦГА Российской\r\n_______ N ______________               Федерации\r\n                                       _______ N _________________\r\n                                        Формат А 4 (210х297 мм)\r\n

      1. Название перечня и его выходные данные
                                 Форма номенклатуры дел 
                                 министерства, ведомства
      Итоговая запись о категориях и количестве дел,
        заведенных в _____году в министерстве,ведомстве 

     По срокам хранения

    Всего

       В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

            1

      2

     3

     4

постоянного

временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности
документационного
обеспечения управлением

подпись

инициалы,
фамилия  

Дата

Итоговые  сведения   переданы   в  центральный архив

Наименование должности
передавшего сведения  

подпись

инициалы,
фамилия  

Дата

Форма  итоговой   записи  к   номенклатуре  дел   министерства
(ведомства)

Приложение 8
к п.9.4.

 \r\nНаименование министерства (ведомства)                  УТВЕРЖДАЮ\r\n                                          Наименование должности\r\n                                       руководителя министерства\r\n                                                     (ведомства)\r\n                                      подпись          инициалы,\r\n                                                         фамилия\r\n                                                            Дата

                                   АКТ \r\n                             ____ N_____________\r\n                             (место составления)\r\n                  О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ,\r\n                              НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ\r\n \r\n   На основании___________________________________________________\r\n                   (название и выходные данные перечня)\r\n__________________________________________________________________\r\n         документов с указанием сроков их хранения)\r\n  отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие   научно-исторической\r\nценности и утратившие практическое значение документы фонда N_____\r\n                                                  (название фонда)\r\n 

  N
 п/п 

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
  дел 

 Дата
 дела
 или
крайние
 даты
 дел 

   Номера
   описей
(номенклатур)
  за год(ы) 

  Индекс
  дела
 (тома,
 части)
  по
номенклатуре
или N дела
 по описи 

Кол-во
 дел
(томов,
частей) 

Сроки
хранения
  дела
(тома,
части)
   и
номера
статей
  о
перечню 

Примечание 

  1 

   2 

  3 

    4 

     5 

   6 

  7 

    8 

\r\n  Итого _____________________________ дел за_____годы\r\n               цифрами прописью\r\n  Описи дел  постоянного хранения за _____годы, утверждены, а по\r\nличному составу согласованы с ЭПК ______________________________\r\n                             (наименование архивного учреждения)\r\n  (протокол от____ N _____)\r\n  наименование должности         подпись              инициалы,\r\n  лица, проводившего                                  фамилия\r\n  экспертизу ценности\r\n        документов\r\n \r\n  Дата\r\n  СОГЛАСОВАНО\r\n  Протокол ЦЭК\r\n  министерства (ведомства)\r\n  _____N________________\r\n  Документы в количестве ____________________ дел, весом _____кг\r\n                         (цифрами и прописью)\r\n  сданы в ______________________________________________________\r\n                      (наименование организации)\r\n  на переработку по приемо-сдаточной накладной от_______________\r\n  N___________________________\r\n  Наименование должности работника,    подпись        инициалы,\r\n  сдавшего документы                                  фамилия\r\n \r\n  Изменения в учетные документы внесены\r\n  Наименование должности  работника\r\n  центрального  архива (службы документационного\r\n  обеспечения  управления), внесшего  изменения  в\r\n  учетные документы                   подпись         инициалы,\r\n                                                      фамилия\r\n  Дата\r\n  Формат А 4 (210х297 мм)\r\n  Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих\r\n  хранению

Приложение 9
к п.10.2.

 \r\n   ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N\r\n   В деле подшито (вложено) и пронумеровано______________листа(ов)\r\n                                         (цифрами и прописью)\r\n   в том числе: литерные листы____________________________________\r\n   пропущенные номера____________________+ листов внутренней описи\r\n 

Особенности  физического состояния и формирования дела

  Номера
  листов

                     1

   2

Наименование должности лица, составившего   подпись
заверительную надпись                              

инициалы,
фамилия  

Дата

Формат А 4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 10
к п. 10.2.

 \r\n                               ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ \r\n                           документов дела N__________ 

NN п/п 

Индекс
документа 

Дата
документа 

Заголовок
документа 

Номера
листов
дела 

Примечание 

   1 

    2 

   3 

   4 

   5 

    6 

  Итого_______________________________________________документов\r\n                    (цифрами и прописью)\r\n  Количество листов внутренней описи____________________________\r\n                                        (цифрами и прописью)\r\n  Наименование должности лица,      подпись         инициалы,\r\n  составившего  внутреннюю  опись                   фамилия\r\n  документов дела\r\n \r\n  Дата\r\n  Формат А 4 (210х297 мм)\r\n  Форма внутренней описи документов дела

Приложение 11
к п.10.3.

 \r\n__________________________________________________________________\r\n                                                __________________\r\n                                                __________________\r\n__________________________________________________________________\r\n  Ф.  N____________________\r\n  Оп. N____________________\r\n  Д.  N____________________\r\n___________________________________________________________________\r\n___________________________________________________________________\r\n___________________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n___________________________________________________________________\r\n  (наименование учреждения и структурного подразделения)\r\n        ДЕЛО N_________________     том N__________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n        ___________________________________________________________\r\n___________________________________________________________________\r\n                            (заголовок дела)\r\n___________________________________________________________________\r\n                           (дата)\r\n                                                   на _________лист\r\n                                                   Хранитель_______\r\n  Ф.  N______________\r\n  Оп. N______________\r\n  Д.  N______________\r\n____________________________________________________________________\r\nФорма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 

Приложение 12
к п.11.1.

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя,
министерства (ведомства)
подпись инициалы,
фамилия

 \r\nФонд N__________________\r\nОпись N_________________\r\nдел постоянного хранения\r\nза __________ год\r\n 

Название  раздела   структурного  подразделения  министерства,
ведомства

NN п/п

Индекс
дела 

Заголовок
дела
(тома,
части)

Дата дела 
(тома, части)

Кол-во
листов 
в деле (томе,
 части) 

Примечание

1

2

3

4

5

6

 \r\nВ данный раздел описи внесено_____________________________ дел\r\n                                  (цифрами и прописью)\r\nс N_______по N____ в том числе:\r\nлитерные номера:\r\nпропущенные номера:\r\nНаименование должности составителя описи    подпись инициалы,\r\n                                                    фамилия\r\nЗаведующий центральным архивом      подпись         инициалы,\r\n(лицо, ответственное за архив)                      фамилия\r\n \r\nДата\r\nСОГЛАСОВАНО                              УТВЕРЖДЕНО\r\nПротокол ЦЭК                             Протокол ЭПК\r\nминистерства                             архивного учреждения\r\n(ведомства)                                     N\r\n_______N_________\r\n \r\nФормат А4 (210х297 мм)\r\nФорма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения