Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ"

4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, производят работники канцелярии судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по их ведению.

4.2. Работники, отвечающие за ведение нарядов, обязаны тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя.

4.3. Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебной коллегии или отдела суда.

4.4. Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке.

4.5. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.6. На обложках нарядов записывается заголовок наряда и его индекс (номер), в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 3.11.

4.7. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

4.8. Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов. Если количество листов в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

4.9. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.10. Во всех нарядах, включая и наряды с документами по личному составу (приложение 3), составляется внутренняя опись (приложение 1), с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

4.11. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак "+".

4.12. Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

4.13. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.14. Перед сдачей в архив учетно - регистрационных карточек работник канцелярии проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

4.15. В каждом томе должно быть 100 - 150 карточек.

4.16. Учетно - регистрационные карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.