Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ"

11.1. Все дела, наряды постоянного хранения, включенные в годовые разделы описей по структурным подразделениям, утвержденные экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, подлежат ежегодной сдаче в государственный, муниципальный архив по истечении 15-летнего срока хранения этих дел в архиве суда.

11.2. Перед сдачей дел на государственное, муниципальное хранение соответствующего архивного учреждения заведующий архивом проводит проверку наличия и физического состояния дел, нарядов, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

11.3. При обнаружении дефектов в делах, нарядах заведующий архивом составляет акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.

11.4. Сдача дел, нарядов на хранение в государственный, муниципальный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).

11.5. Сдатчик (архив суда) и приемщик (архивное учреждение) расписываются в приеме - сдаче дел, нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются два экземпляра утвержденных описей. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в архивном учреждении. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел, нарядов оговариваются в акте приема - передачи документов на хранение в государственный, муниципальный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема - передачи справке суда.

11.8. Суд, передающий документы на хранение в государственный, муниципальный архив, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел.

11.9. Перевозку дел, нарядов в архивное учреждение обеспечивает суд.