Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 04.11.99 N 137 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И СДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ"

9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются структурными подразделениями в архив суда ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному председателем суда, по истечении 3 лет после завершения их делопроизводством.

Пример.

Дела, наряды, законченные делопроизводством в 1995 году, должны быть переданы в архив не позднее 1 декабря 1998 г.

9.2. Допускается сдача документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 9.1 настоящей Инструкции, только с разрешения председателя суда.

9.3. Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения и по личному составу (приложение 5).

9.4. На личные дела, сдаваемые в архив, составляется отдельная опись (приложение 4).

9.5. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, о чем составляется акт (приложение 6).

9.6. Уголовные и гражданские дела, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям и учетно - статистическим карточкам.

9.7. О передаче дела делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.

9.8. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем и заведующим архивом и утверждается председателем суда.

9.9. При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно.

9.10. Поступившие в архив суда дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

9.11. Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

9.12. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив суда не сдается. На учетно - статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении.

9.13. По окончании исполнения по делу на учетно - статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив суда. Акт приема - передачи составляется отдельно.

9.14. Из архива суда дела, наряды выдаются в структурные подразделения для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения председателей коллегий, суда, заместителей председателя суда, начальников и заместителей начальников отделов.

9.15. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела.

9.16. Если дело (наряд) хранится в соответствующем архиве, то оно истребуется для служебных целей во временное пользование по отдельному письму и выдается по акту. Работник архива о выдаче дела (наряда), истребованного из соответствующего архива, делает также отметку в специальном журнале.