Законодательная база Российской Федерации

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

1.1. Настоящий Типовой перечень (далее - Перечень) составлен в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552. Перечень предназначен для использования кредитными организациями в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения дел (в том числе содержащих секретную информацию), отбора на хранение и уничтожение открытых документов, отражающих основные, специфические виды деятельности кредитной организации, образующихся в их деятельности.

1.2. Перечень служит целям организации и качественного пополнения состава негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации документами кредитных организаций, рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение, а также защиты законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций.

1.3. Настоящий Перечень служит основанием для формирования дел, подготовки номенклатур дел, установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, отбора документов для включения в состав негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и к уничтожению, а также составления перечней документов со сроками хранения конкретных кредитных организаций. Перечень используется в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений и центральных экспертных комиссий (ЦЭК) или экспертных комиссий (ЭК) и архивов кредитных организаций, экспертных комиссий и архивов кредитных организаций, а также их филиалов, представительств и организаций.

1.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для каждой кредитной организации и организаций ее системы.

1.5. Не допускается без согласования с Центральной экспертно - проверочной комиссией при Федеральной архивной службе России (ЦЭПК при Росархиве) снижение сроков хранения документов, установленных настоящим Перечнем.

1.6. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по усмотрению руководства кредитной организации, организаций ее системы и предварительным заключениям их экспертных комиссий или самостоятельно.

1.7. Создание страховых копий документов, образующихся в деятельности кредитной организации и учреждений его системы, с использованием новейших технологий должно производиться в соответствии с государственными стандартами. Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов в случае изготовления с них страховых копий до истечения срока их хранения.

1.8. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применением настоящего Перечня осуществляет кредитная организация, соответствующие архивные органы и учреждения.

1.9. Настоящий Перечень вступает в силу с момента утверждения его Центральной экспертно - проверочной комиссией при Росархиве.

2.1. Настоящий Перечень построен по функционально - предметному принципу, содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, учреждений их системы. Перечень состоит из разделов, отражающих основные вопросы деятельности кредитной организации. Некоторые разделы имеют подразделы по более узким проблемам.

2.2. Статьи в Перечне расположены по единой валовой нумерации (графа N 1).

2.3. В Перечне, как правило, не даются конкретные заголовки дел, а указываются категории и виды документов и, в обобщенном виде, их содержание (графа N 2).

2.4. При объединении в одной статье различных видов документов по одному вопросу или одной функциональной принадлежности и имеющих одинаковый срок хранения используется термин "документы" в скобках раскрывается наименование основных видов документов, включенных в статью.

2.5. Сроки хранения в Перечне дифференцированы по двум группам учреждений кредитной организации (графы N N 3, 4) в соответствии с установленными в системе кредитной организации уровнями управления.

Отступление от принципов построения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), ведомственных перечней по принадлежности к источникам комплектования государственных архивов Российской Федерации, объясняется отсутствием критериев по отнесению кредитных организаций, их филиалов, представительств и организаций к источникам комплектования негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

2.6. В третьей графе указаны сроки хранения документов, образующихся в деятельности головной кредитной организации, в четвертой графе - в филиалах, представительствах и организациях ее системы.

2.7. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

2.8. В связи с тем, что цель настоящего Перечня - определить сроки хранения документов, отражающих основные, специфические виды деятельности кредитной организации, второстепенные для кредитной организации виды деятельности (противопожарная безопасность, транспортное обслуживание, гражданская оборона и другие) отсутствуют или отражены схематично. При отсутствии категории документа в настоящем Перечне при определении срока хранения следует руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

2.9. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности кредитной организации, ее филиалах, представительствах и организациях ее системы и неотраженных в настоящем Перечне, устанавливаются решением ЦЭПК при Росархиве или ЭПК учреждений Росархива по уполномочию ЦЭПК.

2.10. Кредитная организация на основании настоящего Перечня может составить перечень документов своей организации и представить его на согласование ЦЭПК при Росархиве.

2.11. Сроки хранения документов установлены вне зависимости от вида носителя документа (бумажного, магнитного, в виде микрофотокопий и др.).

2.12. Документы, с которых изготовлены микрофотокопии, хранятся в течение установленных Перечнем сроков и могут быть уничтожены только по их истечении. Микрофотокопии составляют страховой фонд документов.

3.1. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей.

3.2. Документы, срок хранения которых определен в Перечне как "постоянно", не подлежат уничтожению и по заключению соответствующего договора с архивным учреждением передаются на государственное хранение. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий кредитных организаций сроки хранения отдельных категорий документов могут быть увеличены.

3.3. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1996 году, начинается с 1 января 1997 г.

3.4. Исчисление сроков хранения книг (журналов) учета, регистрации документов начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал) и замены книги (журнала) новым документом.

3.5. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми", "после истечения срока займа", "после перехода права собственности на акцию" и так далее указывают, что исчисление срока хранения, названного в графах N N 3, 4, осуществляется с указанного момента. Примечание "при условии завершения ревизий налоговыми органами" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

3.6. Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется кредитной организацией и организациями ее системы.

3.7. Отметка "ЭПК" (Экспертно - проверочная комиссия государственного архива), проставленная в Перечне, означает, что часть данного вида документов может иметь научно - историческое и практическое значение. По истечении срока хранения дела с отметкой "ЭПК" экспертно - проверочная комиссия государственного архива имеет право отбора всего дела, части дела или отдельных документов дела с установлением срока их хранения "постоянно", которые подлежат передаче в установленном порядке на государственное хранение. Остальные документы считаются с истекшими сроками хранения и могут быть уничтожены.

3.8. Кредитные организации, в деятельности которых образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), составляют годовые разделы описей дел постоянного хранения и представляют после рассмотрения ЦЭК (ЭК) кредитной организации (филиала, представительства и организации ее системы) на согласование ЭПК государственного архива.

3.9. Если не определена принадлежность кредитной организации к источникам комплектования государственных архивов, то описи представляются на ЭПК государственного архива для установления срока хранения "постоянно" и включения организации в состав учреждений, в деятельности которых образуются дела негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, или же ЭПК государственного архива устанавливает сроки хранения этих дел.

3.10. Кредитные организации, в деятельности которых не образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), вместо отметки "ЭПК" применяют отметку "ЦЭК (ЭК)". Это означает, что по истечении срока хранения дела ЦЭК (ЭК) проводит экспертизу документов данного дела и может продлить срок хранения дела или документов дела на любой срок.

3.11. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатурах, описях или на обложках дел без просмотра самих документов. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов не допустимы. Для определения сроков хранения документов необходимо, отыскав соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.

4.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в кредитной организации и учреждениях ее системы создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭК (при наличии в кредитной организации многочисленных подчиненных учреждений может быть создана в центральном аппарате центральная экспертная комиссия - ЦЭК) в составе квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководителей кредитной организации, подведомственных ей организаций, с обязательным участием в ней начальника службы делопроизводства, заведующего архивом, а также представителя органа или учреждения Росархива (если архив является источником комплектования государственного архива).

4.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основными правилами работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (1991), инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Перечнем, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), а также распорядительными документами кредитной организации, положениями об экспертных комиссиях, инструкциями по делопроизводству в кредитных организациях, перечнем документов данной конкретной кредитной организации со сроками хранения, согласованным с ЦЭПК при Росархиве.

4.3. Экспертные комиссии определяют совместно с делопроизводственной службой и архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

4.4. Документы подлежат хранению в структурных подразделениях и в архивах кредитной организации. Документы постоянного и временного сроков хранения могут быть переданы по договору в соответствующие государственные архивы.

4.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

4.7. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия учреждения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и других).

4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

4.9. Документы постоянного или длительного хранения описываются в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основных правил работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (М., 1991).

4.10. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии), направляются на утверждение экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного учреждения, возвращаются в учреждение организации, а первый экземпляр остается в государственном архиве в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу, длительного срока хранения (свыше 10 лет) согласовываются с ЭПК архивного учреждения.

4.11. После утверждения описей соответствующими государственными архивами организация получает право уничтожать документы с истекшими сроками хранения за период, укладывающийся в хронологические рамки утвержденных описей.

4.12. Уничтожение документов оформляется актами, утвержденными руководителями кредитной организации, учреждений его системы.

Документы с отметкой "до минования надобности" могут быть уничтожены без составления на них акта к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

4.13. Архивные учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов из дел с грифом "ЭПК".

4.14. Кредитные организации и организации ей подчиненные, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая необходимость в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными учреждениями.

4.15. Метод уничтожения отобранных к уничтожению и включенных в акты документов (сдача на пункты вторичного сырья, измельчение, сжигание) определяет сама организация. Запрещается использовать эти документы для хозяйственных нужд.