Законодательная база Российской Федерации

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

3.1. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей.

3.2. Документы, срок хранения которых определен в Перечне как "постоянно", не подлежат уничтожению и по заключению соответствующего договора с архивным учреждением передаются на государственное хранение. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий кредитных организаций сроки хранения отдельных категорий документов могут быть увеличены.

3.3. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1996 году, начинается с 1 января 1997 г.

3.4. Исчисление сроков хранения книг (журналов) учета, регистрации документов начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал) и замены книги (журнала) новым документом.

3.5. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми", "после истечения срока займа", "после перехода права собственности на акцию" и так далее указывают, что исчисление срока хранения, названного в графах N N 3, 4, осуществляется с указанного момента. Примечание "при условии завершения ревизий налоговыми органами" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

3.6. Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется кредитной организацией и организациями ее системы.

3.7. Отметка "ЭПК" (Экспертно - проверочная комиссия государственного архива), проставленная в Перечне, означает, что часть данного вида документов может иметь научно - историческое и практическое значение. По истечении срока хранения дела с отметкой "ЭПК" экспертно - проверочная комиссия государственного архива имеет право отбора всего дела, части дела или отдельных документов дела с установлением срока их хранения "постоянно", которые подлежат передаче в установленном порядке на государственное хранение. Остальные документы считаются с истекшими сроками хранения и могут быть уничтожены.

3.8. Кредитные организации, в деятельности которых образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), составляют годовые разделы описей дел постоянного хранения и представляют после рассмотрения ЦЭК (ЭК) кредитной организации (филиала, представительства и организации ее системы) на согласование ЭПК государственного архива.

3.9. Если не определена принадлежность кредитной организации к источникам комплектования государственных архивов, то описи представляются на ЭПК государственного архива для установления срока хранения "постоянно" и включения организации в состав учреждений, в деятельности которых образуются дела негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, или же ЭПК государственного архива устанавливает сроки хранения этих дел.

3.10. Кредитные организации, в деятельности которых не образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), вместо отметки "ЭПК" применяют отметку "ЦЭК (ЭК)". Это означает, что по истечении срока хранения дела ЦЭК (ЭК) проводит экспертизу документов данного дела и может продлить срок хранения дела или документов дела на любой срок.

3.11. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатурах, описях или на обложках дел без просмотра самих документов. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов не допустимы. Для определения сроков хранения документов необходимо, отыскав соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.