Законодательная база Российской Федерации

"ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" от 18.06.97 N 61 (утв. Приказом ЦБ РФ от 18.06.97 N 02-263) (Приложения 1 - 7)

3.1. Материальные ценности, учитываемые на счетах по учету: основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов находятся в эксплуатации под ответственностью должностного лица хозяйственной службы; машин, оборудования, транспортных и других средств, подлежащих сдаче в лизинг, - должностного лица, выделенного для этих операций; хозяйственных материалов - заведующих складами (кладовщиков); при наличии буфетов, пункта питания, столовой - заведующих буфетов пункта питания, столовой.

По решению руководства кредитной организации материально ответственными лицами могут быть другие должностные лица.

Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приеме на работу заключается договор о полной материальной ответственности. Оформление договоров о полной материальной ответственности производит по банку - отдел (управление, департамент) кадров; по филиалам - управляющий филиалом.

Не допускается передача ценностей под ответственность лицам, не зачисленным в штат кредитной организации.

При передаче под ответственность должностным лицам ценностей без заключения договоров о полной материальной ответственности всю полноту ответственности за сохранность ценностей несет руководитель отдела (управления, департамента) кадров банка, управляющий филиалом.

3.2. Складской учет ведется по месту эксплуатации, хранения ценностей лицом, ответственным за их сохранность.

Учет ведется на карточках, в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного лицевого счета, на электронно - вычислительных машинах.

На каждый вид (наименование) ценностей открывается лицевой счет, который должен иметь реквизиты и показатели, необходимые для аналитического учета.

3.3. Инвентарный номер присваивается при передаче материальных ценностей в эксплуатацию и представляет собой металлический знак или нанесенные на предмет краской цифры с обозначением номера предмета и номера балансового счета, на котором учитывается предмет. Инвентарные номера изготавливает хозяйственная служба кредитной организации и организует их прикрепление к предметам (нанесение краской на предмет).

Когда инвентарный предмет является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, то на каждом таком элементе должен стоять тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их, предмете.

Инвентарный номер, присвоенный предмету, сохраняется за ним на весь период его нахождения в кредитной организации.

Инвентарные номера выбывших предметов не присваиваются другим вновь поступившим предметам.

Инвентарные номера не присваиваются предметам форменной (специальной) одежды.

Инвентарные номера книг состоят из одной первой буквы фамилии автора и порядкового номера книги, зарегистрированной в журнале. В каждой букве номера книг начинаются с единицы.

При наличии разработанных каталогов библиотечного фонда можно пользоваться этими каталогами.

3.4. Должностные лица, отвечающие за сохранность ценностей, сверяют остатки складского учета с данными бухгалтерского учета:

здания и сооружения - один раз в год при проведении инвентаризации;

автотранспорт и другие транспортные средства - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

конторское оборудование, мебель - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

компьютерная техника, информационные системы, системы обработки данных - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

другое оборудование и другие основные средства - один раз в год при проведении инвентаризации;

долгосрочно арендуемые основные средства - один раз в год при проведении инвентаризации;

машины, оборудование, транспортные и другие средства, подлежащие сдаче и сданные в лизинг, - один раз в год при проведении инвентаризации;

нематериальные активы - один раз в год при проведении инвентаризации;

канцелярские принадлежности, запасные части, оборудование, требующее монтажа, материалы для социально - бытовых нужд, материалы для упаковки денег, другие материалы (все хозяйственные материалы) - два раза в месяц и при проведении инвентаризации;

малоценные и быстроизнашивающиеся предметы - два раза в год и при проведении инвентаризации.

Руководители кредитных организаций могут устанавливать более частые сроки сверки аналитического и складского учета.

3.5. Служба бухгалтерского учета по согласованию с должностными лицами, отвечающими за сохранность ценностей, составляет график сверки аналитического учета с синтетическим.

Работники, ведущие бухгалтерский учет материальных ценностей, и должностные лица, ответственные за их сохранность, по разработанному графику производят сверку аналитического и складского учета.

Факт сверки аналитического и складского учета фиксируется подписью бухгалтера на карточках (лицевых счетах, в книгах) складского учета.

При выявлении расхождений между аналитическим и складским учетом составляется справка за подписями материально ответственного лица, бухгалтера, ведущего аналитический учет, руководителя структурного подразделения, ведущего учет внутрибанковских операций. Справка об итогах сверки докладывается руководству кредитной организации, и по результатам рассмотрения принимаются меры.

Если складской учет ведется на ЭВМ, то факт сверки его с аналитическим учетом оформляется справкой.