Законодательная база Российской Федерации

"СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ. ГОСТ 28388-89" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 20.12.89 N 3903)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

1. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.

2. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.

3. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида "Инструкция...".

Инструкцию записывают в спецификацию в раздел "Документация", а в ВТД - в раздел "Изделие".

4. Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки".

5. Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов.

6. Инструкция в общем случае содержит следующие разделы:

назначение ДМ;

идентификация ДМ;

структура данных ДМ;

применение ДМ;

внесение изменений;

вторичные документы.

В зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные разделы, вводить новые разделы.

6.1. В разделе "Назначение ДМ" указывают область применения ДМ.

6.2. В разделе "Идентификация ДМ" проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа (если она имеется).

6.3. В разделе "Структура данных ДМ" описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы (стандарты, инструкции и т. п.), в которых эти сведения указаны.

6.4. В разделе "Применение ДМ" излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ.

6.5. В разделе "Внесение изменений" указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений.

6.6. В разделе "Вторичные документы" указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое

1. Этикетка состоит из двух частей.

В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию.

Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.

Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

2. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.

3. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.

4. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт.1.

Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт.2.

Черт.1

Черт.2

5. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт.3-5.

Расположение этикетки на катушках с магнитной лентой

шириной 12,7 мм и длиной 732 и 366 м

Черт.3

Расположение этикетки на кассетах с магнитной лентой шириной 3,81 мм

Черт.4

Расположение этикетки на защитной упаковке гибкого магнитного диска

Черт.5

ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое

1.1. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т.д.).

1.2. СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:

прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;

учет извещений об изменении;

учет применяемости и изменения применяемости технических документов;

учет МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию;

хранение технических документов на носителях данных различного вида;

внесение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или организацию этой работы;

выполнение работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении;

компоновку ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ;

выдачу справок о состоянии обращения и применяемости технических документов;

размножение (тиражирование) технических документов на носителях данных различного вида;

комплектование технической документации после размножения;

осуществление переплетно-брошюровочных работ;

обеспечение внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных различного вида;

внедрение и сопровождение средств автоматизации (информационно-поисковых систем, баз данных и т.п.) при проведении работ;

передачу технических документов с применением средств телеобработки и передачи данных.

1.3. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт.6.

1. Магнитотека обеспечивает:

проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

контроль за истечением срока хранения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журнал может содержать следующие графы:

архивное обозначение МНЗ;

даты проверок;

фамилии исполнителей;

отметки о проведенных работах и их результатах и др.

3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МНЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.

4. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес, начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.

В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Рекомендуемое

1. ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по каналам связи.

2. Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и принимающим предприятиями.

3. Передачу ДМ осуществляют:

на МП предприятия, передающего документы;

на МН предприятия, принимающего документы;

на транспортных МН, т.е. принимающее предприятие переписывает документы с переданных МНЗ на свои МН и возвращает переданные МНЗ передающему предприятию.

4. Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ.

5. Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи (форма 9 приложения 9) или протоколом приема-передачи по каналу связи.

6. При передаче ДМ (МНЗ) делают соответствующие отметки в учетных документах.

7. Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или аутентичных дубликатов (копий) ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях данных, что должно быть установлено в соглашении между предприятиями.

8. В соглашении между передающим и принимающим ДМ предприятиями оговаривают условия, на которых разрешается его тиражирование (например, для внутреннего использования, для поставок в составе эксплуатационной документации, разрешено тиражирование ограниченного числа экземпляров, тиражированию не подлежит и др.).

9. Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму (если на них есть ссылка в комплекте документов) оговаривают особо.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Рекомендуемое

1. В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по отношению к данному ДМ.

Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др.).

2. Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.123 и разд.3 настоящего стандарта.

3. Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601 и разд.5 настоящего стандарта.

Допускается записывать вторичное документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида документа ВН.

ВН записывают в спецификацию и раздел "Документация" после всех документов, предусмотренных в ГОСТ 2.102.

ВН составляют по форме 10 приложения 9 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении ВН в виде машинограмм на листах формата A3 можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.

4. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки" указывают обозначение первичного(ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

5. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

обозначение УД, если документы включены в УД;

обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов формата А4) или слева от нее (для листов формата A3 и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

6. Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы на перфоносителях), допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

1) предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при этом в графе "Примечание" против обозначения соответствующей ВН указывают "для АБВГ", где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе "Примечание" спецификации;

2) предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о введении их в копии спецификация.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе "Примечание" указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Рекомендуемое

1. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных средств для автоматизированного выпуска документации.

2. На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, настройке, приеме в эксплуатацию):

1) соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть использованы в визуальном виде, требованиям НТД;

2) соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного вида продукции;

3) использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие изделия, материалы, размеры, профили и т.п.;

4) соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов и другие.

3. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД наравне с разработчиками.

4. Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по п.2, как правило, нормоконтролю не подвергают.

5. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:

документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его получение);

вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.

6. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.

По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Рекомендуемое

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 3

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА УЧЕТА МН И МНЗ

Заполнение инвентарной книги учета МН и МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН:

в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 4а

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)

Форма 4б

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 5а

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Форма 5б

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

Форма 5в

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(обратная сторона второго и последующих листов)

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п.5.1);

в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

и графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии, и дату списания;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1. 1.2, 1.3 и т.д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;

в графе "Дата" - дату восстановления;

в графе "Новый инв.N" - Восст.N с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;

в графе "Дата" - дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах "Изменения" - прочерк;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

Форма 6

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА
(лицевая сторона)

Форма 6а

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА
(оборотная сторона)

Форма 7

РАСПИСКА

на выдачу _________ из __________ до __________ 19 _____ г.

Табельный N _______________ Отдел, цех _____________________________

Фамилия, и., о. _____________________________________________________

Форма 8

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

Форма 9

ОПИСЬ N
передаваемых МН с ___________________ документами (МНЗ)
на __________________________________________________
наименование темы, изделия, программы

Приложения:

1. Магнитные носители данных ________________ (кол.)

2. Ведомости МНЗ ___________________________ (кол.)

Форма 10

ВЕДОМОСТЬ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

1. В графе "N сноски" указывают порядковый номер строки.

В графе "Обозначение" указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.

В графе "Наименование" указывают наименование документа.

В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.

2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу "N сноски" допускается исключать.