Законодательная база Российской Федерации

"СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ. ГОСТ 28388-89" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 20.12.89 N 3903)

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 3

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА УЧЕТА МН И МНЗ

Заполнение инвентарной книги учета МН и МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН:

в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 4а

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)

Форма 4б

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 5а

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Форма 5б

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

Форма 5в

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(обратная сторона второго и последующих листов)

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п.5.1);

в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

и графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии, и дату списания;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1. 1.2, 1.3 и т.д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;

в графе "Дата" - дату восстановления;

в графе "Новый инв.N" - Восст.N с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;

в графе "Дата" - дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах "Изменения" - прочерк;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

Форма 6

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА
(лицевая сторона)

Форма 6а

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА
(оборотная сторона)

Форма 7

РАСПИСКА

на выдачу _________ из __________ до __________ 19 _____ г.

Табельный N _______________ Отдел, цех _____________________________

Фамилия, и., о. _____________________________________________________

Форма 8

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

Форма 9

ОПИСЬ N
передаваемых МН с ___________________ документами (МНЗ)
на __________________________________________________
наименование темы, изделия, программы

Приложения:

1. Магнитные носители данных ________________ (кол.)

2. Ведомости МНЗ ___________________________ (кол.)

Форма 10

ВЕДОМОСТЬ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

1. В графе "N сноски" указывают порядковый номер строки.

В графе "Обозначение" указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.

В графе "Наименование" указывают наименование документа.

В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.

2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу "N сноски" допускается исключать.