Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ" (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

6.5.1. Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

6.5.2. В книге учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (гр. 3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр. 10).

В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

6.5.3. Если на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.

6.5.4. При учете выбытия документов:

- если фонд выбыл полностью в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, то номер его не может быть присвоен другому фонду;

- если собственнику возвращены документы, полностью составлявшие депозитарную часть фонда, в связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу "Примечание" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Количество фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной строкой в итоговых записях книги учета поступлений документов и в списке фондов.

В листе фонда при наличии в фонде документов депозитарного хранения количество их по фонду в целом указывается через дробь, например, 200/80Д.