Законодательная база Российской Федерации

"РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА. ГОСТ Р ИСО 19011-2012" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 19.07.2012 N 196-ст)

Организации, которой требуется проводить аудиты, следует подготовить программу аудита, позволяющую определять результативность системы менеджмента данной организации. Программа аудита может включать в себя аудиты, охватывающие один или несколько стандартов по системам менеджмента, проводимые по отдельности или в каком-либо сочетании.

Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели программы аудита были установлены, и назначить одно или несколько компетентных лиц, ответственных за управление программой аудита. Объем и содержание программы аудита должны зависеть от размера и характера деятельности проверяемой организации, а также от специфики, сложности и степени зрелости системы менеджмента, подлежащей аудиту. Основное внимание следует уделить адекватному распределению ресурсов программы аудита для проведения аудита наиболее важных элементов системы менеджмента. Они могут включать в себя ключевые характеристики качества продукции, опасности, связанные с охраной здоровья и техникой безопасности, или важные экологические аспекты и управление ими.

Примечание - Данный подход широко известен как проведение аудитов на основе рисков. Настоящий стандарт не дает дальнейших руководящих указаний по проведению аудитов на основе рисков.

Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации аудитов и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки, а также может включать в себя следующее:

- цели для программы аудита и отдельных аудитов;

- объем/количество/типы/места проведения и график проведения аудитов;

- процедуры программы аудита;

- критерии аудита;

- методы аудита;

- формирование группы (групп) по аудиту;

- необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и размещение аудиторов;

- процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации и другие подобные вопросы.

Необходимо осуществлять мониторинг и измерения, связанные с внедрением программы аудита, для обеспечения достижения поставленных целей. Для того чтобы идентифицировать возможные улучшения, программу аудита следует анализировать.

На рисунке 1 представлена последовательность процессов управления программой аудита.

Рисунок 1 - Последовательность процессов управления программой аудита

Примечания

1. Рисунок 1 также показывает применение цикла PDCA (планирование - выполнение - проверка - действие) в настоящем стандарте.

2. Нумерация разделов/подразделов приводится в соответствии с разделами/подразделами настоящего стандарта.

Высшему руководству следует обеспечить разработку целей программы аудита, для того чтобы руководить планированием и проведением аудитов, ему также следует обеспечить результативное внедрение программы аудита. Цели программы аудита должны согласовываться и содействовать реализации политики и целей системы менеджмента.

Цели могут быть основаны на рассмотрении следующего:

a) приоритетов руководства;

b) коммерческих и/или деловых намерений;

c) характеристик процессов, продуктов и проектов, а также любых изменений к ним;

d) требований системы (систем) менеджмента;

e) правовых и других требований, которые организация принимает на себя;

f) необходимости в оценке поставщиков;

g) потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (включая потребителей);

h) показателей и характеристик деятельности проверяемой организации, что отражается в случаях возникновения нарушений, дефектов, инцидентов или жалоб потребителей; i) рисков для проверяемой организации; j) результатов предыдущих аудитов; k) уровня достигнутого развития системы менеджмента. Примеры целей программы аудита могут включать в себя следующее:

- содействие улучшению системы менеджмента и ее характеристик;

- выполнение внешних требований, например сертификации, на соответствие требованиям стандарта системы менеджмента;

- проверку соответствия контрактным требованиям;

- получение или поддержание уверенности в возможностях поставщика;

- оценку совместимости и согласованности целей системы менеджмента с политикой системы менеджмента и общими бизнес-целями организации.

Лицу, управляющему программой аудита, следует:

-установить объем программы аудита;

- определить и оценить риски, связанные с программой аудита;

- определить обязанности по аудиту;

- определить процедуры программы аудита;

- определить необходимые ресурсы;

- обеспечить внедрение программы аудита, включающее в себя определение целей аудита, области и критериев отдельных аудитов, определение методов аудита и формирование группы аудиторов;

- обеспечить управление и сохранность соответствующих записей по программе аудита;

- осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Лицу, на которое возложена ответственность за управление программой аудита, необходимо информировать высшее руководство о содержании и состоянии программы аудита и, при необходимости, получать его одобрение.

Лицо, ответственное за управление программой аудита, должно быть достаточно компетентным для эффективного и результативного управления программой аудита и связанными с ней рисками, а также иметь следующие знания и навыки:

-принципов, процедур, методов и технических средств проведения аудита;

- документов системы менеджмента и других необходимых для работы документов;

- продукции и процессов организации;

-применяемых законодательных и других требований, относящихся к деятельности и/или продукции организации, подлежащей аудиту;

- потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон проверяемой организации, где это применимо.

Необходимо, чтобы лицо, ответственное за управление программой аудита, участвовало в мероприятиях по постоянному повышению своего профессионального уровня для того, чтобы поддерживать на должном уровне свои знания и навыки, необходимые для управления программой аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует определить объем программы аудита, который может различаться в зависимости от размера и характера деятельности проверяемой организации, а также от характера, функциональных особенностей, сложности и уровня развития проверяемой системы менеджмента и тех ее элементов, которым придается наиболее важное значение.

Примечание - В отдельных случаях в зависимости от структуры и видов деятельности проверяемой организации программа аудита может состоять только из одного аудита (например, деятельность в рамках небольшого проекта).

Другие факторы, влияющие на объем программы аудита, включают в себя следующее:

- конкретную цель, область применения, продолжительность каждого аудита и общее количество планируемых аудитов, включая там, где это возможно, мероприятия по исполнению решений аудитов;

- количество, важность, сложность, степень сходства видов осуществляемой деятельности и местоположение подразделений, осуществляющих деятельность, подлежащую аудиту;

- факторы, влияющие на эффективность системы менеджмента;

- применимые критерии аудита, такие как запланированные мероприятия для соответствующих стандартов по системам менеджмента, законодательные, контрактные и другие требования, которые организация обязана выполнять;

- заключения по результатам предыдущих внутренних или внешних аудитов;

- результаты предыдущего анализа программы аудита;

- вопросы, связанные с языком, культурной и социальной средой;

- мнения и озабоченность заинтересованных сторон, например, жалобы потребителей или несоответствие законодательным требованиям;

- существенные изменения в проверяемой организации или ее деятельности;

- наличие информации и приемов ее передачи для обеспечения мероприятий по проведению аудита, в частности использование методов аудита на расстоянии от проверяемого объекта (см. В.1 приложения В);

- возникновение событий внутреннего и внешнего характеров, таких как дефекты продукции, утечки секретной информации, инциденты, связанные с охраной здоровья и техникой безопасности, действия преступного характера или инциденты в области экологии.

Существуют различные риски, связанные с разработкой, внедрением, мониторингом и анализом программы аудита, что может оказывать влияние на цели программы аудита. Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует рассматривать эти риски при разработке программы аудита. Риски могут быть связаны с:

- планированием, например, ошибкой, связанной с постановкой соответствующих целей аудита и определением объема программы аудита;

- ресурсами, например выделение недостаточного периода времени для разработки программы аудита или проведения аудита;

- формированием группы по аудиту, например недостаточной совокупной компетентностью группы для эффективного проведения аудита;

- внедрением, например, неэффективным доведением и получением информации по программе аудита;

- записями и их управлением, например проблемами с обеспечением необходимой защиты записей аудита, чтобы демонстрировать эффективность программы аудита;

- мониторингом, анализом, улучшением программы аудита, например неэффективным мониторингом результатов программы аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует разработать одну или несколько процедур, включающих в себя, где это применимо, следующее:

- планирование и составление графиков аудитов с учетом рисков, связанных с программой аудита;

- обеспечение защиты и конфиденциальности информации;

- обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

- подбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и обязанностей;

- проведение аудитов, включая использование соответствующих методов на основе выборок;

- выполнение действий по результатам аудита, если это требуется;

- составление отчетов для заказчика аудита (например, для высшего руководства) об основных достижениях программы аудита;

- поддержание записей по программе аудита;

- осуществление мониторинга анализа реализации, рисков и эффективности программы аудита.

При идентификации ресурсов для программы аудита лицу, ответственному за управление программой аудита, следует учитывать:

- финансовые ресурсы, необходимые для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

- методы/технические приемы и средства проведения аудитов;

- наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;

- объем программы аудита и риски по аудиту;

- время в пути и затраты на транспорт, размещение и другие потребности организационного характера для проведения аудита;

- объем и уровень развития информационных и коммуникационных систем.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует осуществлять внедрение программы аудита посредством:

- доведения до соответствующих участвующих сторон тех частей программы аудита, которые непосредственно к ним относятся, и периодическое информирование данных сторон о прогрессе в реализации положений программы;

- определения целей, области и критериев для каждого проводимого аудита;

- координации и календарного планирования аудитов и другой деятельности, связанной с программой аудита;

- обеспечения формирования групп по аудиту, обладающих необходимой компетентностью;

- предоставления необходимых ресурсов группам по аудиту;

- обеспечения проведения аудитов в соответствии с программой аудитов в установленные сроки;

- обеспечения ведения записей по мероприятиям аудита и надлежащего управления и сохранности этих записей.

В основу каждого отдельного аудита должны быть заложены документированные цели, область применения и критерии для данного аудита. Они должны определяться лицом, отвечающим за управление программой аудита, и согласовываться с общими целями программы аудита.

Цели аудита включают в себя определение того, что должно быть сделано при проведении конкретного аудита, а также следующее:

-определение степени соответствия проверяемой системы менеджмента или ее составных частей согласно критериям аудита;

- определение степени соответствия видов деятельности, процессов и продукции требованиям и процедурам системы менеджмента;

- оценку способности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным и контрактным требованиям, а также другим требованиям, которые организация обязана выполнять;

- идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента;

- обращение с конфиденциальной информацией, включая степень ее раскрытия.

Область каждого аудита должна согласовываться с программой аудита и его целями. Она включает в себя такие факторы, как структурные подразделения, подлежащие аудиту, их месторасположение, проверяемые виды деятельности и процессы, а также продолжительность и сроки аудита.

Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие, и могут включать в себя применяемые политики, цели, процедуры, стандарты, законодательные требования, требования системы менеджмента, контрактные требования или своды правил, регулирующих деятельность в конкретном секторе или других запланированных мероприятий.

В случае любых изменений, касающихся целей, области применения и критериев для аудита, при необходимости, следует соответствующим образом модифицировать программу аудита.

Когда две или более системы менеджмента, устанавливающие требования для различных дисциплин или областей деятельности, проверяются вместе (комплексный аудит), важно, чтобы цели, область применения и критерии для данного аудита согласовывались с целями соответствующих программ аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует подобрать и определить методы для эффективного проведения аудита в зависимости от установленных целей, области применения и критериев для данного аудита.

Примечание - Руководящие указания по определению методов аудита приведены в приложении В.

В случае, когда две или несколько проверяющих организаций проводят совместно аудит одной организации, лицам, ответственным за управление различными программами аудита, следует договориться о методе данного аудита и рассмотреть вопросы, касающиеся наличия необходимых ресурсов и планирования мероприятий данного аудита. Если в проверяемой организации функционируют две или несколько систем менеджмента для различных дисциплин, то в программу данного аудита могут быть включены комплексные аудиты.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует назначить членов группы по аудиту, включая руководителя группы и любых технических экспертов, требуемых для проведения конкретного аудита.

Группа по аудиту должна формироваться с учетом компетентности, необходимой для достижения целей конкретного аудита в рамках установленной для этого аудита области применения. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту.

Примечание - Раздел 7 содержит руководящие указания по определению компетентности, требуемой для членов группы по аудиту, и описывает процессы для проведения оценки аудиторов.

При определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать следующие факторы:

a) общую компетентность группы по аудиту, требуемую для достижения целей аудита, области и критериев аудита;

b) cложность аудита, если аудит представляет собой комбинированный или совместный аудит;

c) выбранные методы аудита;

d) законодательные и другие требования, такие как требования контрактов, которые организация принимает на себя;

e) необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемых видов деятельности и отсутствия конфликта интересов [см. принцип e) в разделе 4];

f) возможности членов группы по аудиту эффективно взаимодействовать с представителями проверяемой организации и работать совместно;

g) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей проверяемой

организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Для обеспечения общей компетентности группы по аудиту следует предпринять следующие шаги:

- определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

- выбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа обладала всеми необходимыми знаниями и опытом.

Если уровень компетентности аудиторов в группе по аудиту не является достаточным, то для обеспечения необходимой компетентности в эту группу могут быть включены технические эксперты.

Технические эксперты должны работать под руководством аудитора, но не выполнять действия в качестве аудитора.

В группу по аудиту можно включать стажеров, но они должны участвовать в процессе аудита под руководством аудитора и получать необходимую методическую помощь.

Как заказчик аудита, так и проверяемая организация могут потребовать замены членов группы по аудиту по объективным причинам, основанным на принципах проведения аудита, изложенных в разделе 4 настоящего стандарта. Примеры объективных причин включают в себя ситуации, связанные с конфликтом интересов (например, в случае проведения аудитов второй или третьей стороны член группы по аудиту работал ранее в проверяемой организации или оказывал ей услуги по консалтингу), отсутствием необходимой компетентности или имевшим ранее место фактам неэтичного поведения. Такие причины следует сообщить руководителю группы по аудиту и лицу, ответственному за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией эти вопросы, перед тем как принимать любые решения, касающиеся замены членов группы по аудиту.

В ходе проведения аудита может понадобиться внесение изменений в состав группы по аудиту, например, если возникают ситуации, связанные с конфликтом интересов или недостаточной компетентностью группы по аудиту. Если такие ситуации возникают, то эти вопросы подлежат обсуждению с соответствующими сторонами (например, руководителем группы по аудиту, лицом, ответственным за управление программой аудита, заказчиком аудита или проверяемой организацией), перед тем как делать любые изменения или корректировки.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует поручить ответственность за проведение конкретного аудита руководителю группы по аудиту.

Это следует сделать заблаговременно, чтобы оставалось достаточно времени до запланированной даты аудита, с тем чтобы обеспечить результативное планирование данного аудита.

Для обеспечения результативного проведения намеченного аудита необходимо, чтобы руководителю группы по аудиту была предоставлена следующая информация:

a) цели аудита;

b) критерии аудита и любые ссылочные документы;

c) область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, подлежащих аудиту;

d) методы и процедуры аудита;

e) состав группы по аудиту;

f) сведения для контактов с проверяемой организацией, места проведения аудита, даты и продолжительность проводимых в рамках аудита мероприятий;

g) распределение соответствующих ресурсов для проведения аудита;

h) данные, необходимые для оценки и принятия мер в отношении выявленных рисков, связанных с достижением целей данного аудита.

Предоставляемая информация, при необходимости, должна также включать в себя:

- рабочий язык при проведении аудита и язык, используемый при оформлении отчетов, в случаях, где язык отличается от родного языка аудитора и/или проверяемой организации;

- содержание отчета по аудиту, требуемое в соответствии с программой аудита;

- вопросы, имеющие отношение к конфиденциальности и информационной безопасности, если это требуется программой аудита;

- любые требования по обеспечению безопасности труда и здоровья аудиторов;

- любые требования по безопасности и уполномочиванию аудиторов;

- любые действия по результатам аудита, например по результатам предыдущего аудита, если это применяется;

- координацию с другими видами деятельности по аудиту,в случае совместного проведения аудита несколькими организациями.

При проведении совместного аудита несколькими проверяющими организациями важно до начала выполнения работ по аудиту достичь соглашения между этими организациями, касающегося конкретных обязанностей каждой стороны, особенно в отношении полномочий руководителя группы по аудиту, назначенного для проведения аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует обеспечить выполнение следующих действий:

- анализ и согласование отчетов по результатам аудитов, включая оценку приемлемости и адекватности полученных выводов аудита;

- проведение анализа корневых причин и результативности корректирующих и предупреждающих действий;

- рассылку отчетов и доведение информации по результатам аудитов до высшего руководства и других заинтересованных сторон;

- определение необходимости в отношении любых мероприятий по исполнению решений аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует обеспечить создание, управление и поддержание соответствующих записей, с тем чтобы демонстрировать внедрение программы аудита. Следует установить процессы, обеспечивающие соблюдение требуемой конфиденциальности в отношении записей аудита.

Записи должны включать в себя:

а) записи, связанные с программой аудита, такие как:

- документированная программа и цели,

- риски, связанные с программой аудита,

- анализы результативности программы аудита;

б) записи, связанные с отдельным аудитом, такие как:

- планы аудита и отчеты по аудиту,

- отчеты о несоответствиях,

- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям,

- отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется; с) записи о персонале, привлекаемом к аудиту, включающие в себя:

- оценку компетентности членов группы по аудиту и их деятельности,

- выбор группы по аудиту и членов команды,

- поддержание и повышение компетентности.

Форма и объем сведений, представленных в записях, должны демонстрировать, что поставленные цели программы аудита были достигнуты.

Лицу, управляющему программой аудита, следует контролировать ее реализацию с учетом необходимости оценивать:

a) соответствие программам аудитов, календарным планам и целям аудита;

b) деятельность членов группы по аудиту;

c) способность групп по аудиту реализовать план аудита;

d) обратную связь от высшего руководства, проверяемых организаций, аудиторов и других заинтересованных сторон.

Некоторые факторы могут выявить потребность внесения изменений в программу аудита по ходу ее реализации, такие как:

- исходные данные, выявленные при аудите;

- демонстрируемый уровень результативности системы менеджмента;

- изменения в системе менеджмента заказчика или проверяемой организации;

- изменения в стандартах, правовых и контрактных требованиях и других требованиях, которые организация стремится выполнить;

- замена поставщика.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует анализировать программу аудита для оценки степени выполнения ее целей. Выводы, сделанные из анализа программы аудита, следует использовать для процесса постоянного улучшения.

Необходимо, чтобы анализ программы аудита охватывал:

a) результаты мониторинга и установленные в ходе его выполнения тенденции;

b) соответствие процедурам программы аудита;

c) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

d) записи по программе аудита;

e) альтернативные или новые методы в области аудита;

f) результативность мер по управлению рисками, связанными с программой аудита;

g) вопросы, связанные с конфиденциальностью и информационной безопасностью, относящиеся к программе аудита.

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует осуществлять анализ общего внедрения программы аудита, идентифицировать области для улучшения, при необходимости вносить поправки в программу аудита, а также:

- анализировать постоянное развитие профессионального уровня аудиторов в соответствии с 7.4-7.6;

- предоставлять отчеты по результатам анализа программы аудита высшему руководству.