Законодательная база Российской Федерации

"РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА. ГОСТ Р ИСО 19011-2012" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 19.07.2012 N 196-ст)

Представительную выборку для аудита производят в случае, когда представляется нецелесообразным или дорогостоящим изучать всю имеющуюся информацию во время проведения аудита, например, когда записей слишком много или они слишком разбросаны географически, чтобы могло быть оправдано изучение каждой позиции в имеющейся совокупности. Такая выборка из большой совокупности является процессом отбора менее чем 100 % единиц (позиций) из имеющегося в полном объеме набора данных (генеральной совокупности) для получения и оценивания свидетельств в отношении отдельной характеристики такой совокупности, с тем чтобы сформировать заключение, касающееся данной совокупности.

Цель осуществления представительной выборки для аудита - это предоставить информацию для аудитора, с тем чтобы иметь уверенность в том, что цели аудита могут быть или будут достигнуты.

Риск, связанный с использованием выборки, состоит в том, что отобранные выборки могут быть непоказательными в отношении той генеральной совокупности, из которой они отобраны, и, следовательно, это может повлиять на заключение аудитора таким образом, что оно будет отличаться от заключения, которое было бы достигнуто, если бы проводилось изучение всей имеющейся совокупности данных. Могут иметься и другие риски в зависимости от изменчивости или непостоянства в рамках той генеральной совокупности, из которой проводится выборка, или в зависимости от выбранного метода.

Осуществление выборки для аудита, как правило, включает в себя следующие шаги:

- постановку целей плана осуществления выборки;

- выбор объема и композиции той генеральной совокупности, из которой будет производиться выборка;

- выбор метода проведения выборки;

- определение объема производимой выборки;

- проведение выборки;

- сбор материала, проведение оценки, регистрации и документирования результатов.

В ходе проведения выборки, следует уделить внимание качеству имеющихся данных, поскольку недостаточные или неточные выборочные данные не обеспечат получение требуемого результата. Отбор подходящих выборок должен основываться как на методе производства выборки, так и на типе требуемых данных, например для того, чтобы делать заключения по отдельному образцу или выводы по всей совокупности.

Составление отчетов по сделанной выборке может учитывать размер выборки, применяемый метод отбора и оценки, сделанные на основе выборки, и уровень достоверности.

При проведении аудитов могут использоваться выборки по усмотрению, т. е. сделанные на основе решения аудитора (см. В.3.2), или статистические выборки (см. В.3.3).

Выборки, сделанные по усмотрению, полагаются на знания, навыки и опыт группы по аудиту (см. раздел 7). Для осуществления таких выборок может учитываться следующее:

- предыдущий опыт проведения аудитов в данной области применения аудита;

- сложность требований (включая законодательные требования) для достижения целей данного аудита;

- сложность и взаимодействие процессов и элементов системы менеджмента организации;

- степень изменения в технологии, системе менеджмента или человеческом факторе;

- идентифицированные до этого времени зоны ключевых рисков и области улучшения;

- результаты мониторинга систем менеджмента.

Недостатком выборок, сделанных по усмотрению на основе решения проверяющей стороны, является то, что может не быть статистической оценки влияния неопределенности (погрешности), присутствующей в выводах аудита и полученных заключениях.

В случае, если принято решение использовать статистическую выборку, то план проведения такой выборки должен основываться на целях аудита и на той информации, которая известна о характеристиках всей генеральной совокупности, из которой будут проводиться данные выборки.

Расчет статистической выборки использует процесс отбора выборок, основанный на теории вероятности. Выборка на основе характерного признака используется в случаях, когда имеются только два возможных исхода для каждой выборки (например, верный/неверный или годен/негоден). Выборка на основе переменного параметра используется в случаях, когда результаты выборки наблюдаются в сплошном диапазоне.

План проведения выборки должен учитывать, будут ли исследуемые результаты выборки подходить под анализ на основе характерного признака или на основе переменного параметра. Например, в случае, если оценивается соответствие законченных форм (разновидностей) требованиям, установленным в процедуре, то мог бы использоваться подход на основе характерного признака. В случае, если исследуется возникновение инцидентов, связанных с безопасностью пищевой продукции, или количество нарушений при обеспечении безопасности, то подход на основе переменной величины скорее всего был бы более подходящим.

Ключевыми элементами, которые могут повлиять на план проведения выборки для аудита, являются:

- размер организации;

- количество компетентных аудиторов;

- периодичность аудитов в течение года;

- сроки конкретного аудита;

- любой требуемый внешними источниками уровень достоверности результатов аудита.

Когда разработан план проведения статистической выборки, то важным соображением будет уровень риска, связанный с использованием выборки, на который организация-аудитор готова согласиться. Это часто называется "допустимым уровнем достоверности". Например, 5 %-ный риск, связанный с использованием выборки, соответствует допустимому уровню достоверности, равному 95 %. Связанный с использованием выборки 5 %-ный риск означает, что организация-аудитор согласна принять риск, что 5 из 100 (или 1 из 20) исследуемых выборок не будут отражать реальные значения, которые были бы показаны в случае, если бы проводилось исследование всей генеральной совокупности в ее полном объеме.

Когда используется статистическая выборка, аудиторы должны надлежащим образом документировать выполненную работу. Это должно включать в себя описание генеральной совокупности прецедентов, для которой было намечено осуществление выборки, критерии выборки, используемые для проведения оценки (например, что представляет собой приемлемая выборка), статистические параметры и методы, которые были использованы, число выборок, подвергнутых оценке, и полученные результаты.