Законодательная база Российской Федерации

"ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29.12.2010 N 17-П)

4.6.1. С момента заведения и до передачи в отдел хранения дела, наряды и производства хранятся в подразделениях Суда по месту их формирования.

Руководители подразделений Суда и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов дел, нарядов и производств.

4.6.2. Дела, наряды и производства должны находиться в служебных помещениях и располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах или на стеллажах в специально отведенных для этой цели помещениях, в которых обеспечивается их полная сохранность, в т.ч. от воздействия пыли и солнечного света. На корешках обложек дел, нарядов и производств указываются индексы по Сводной номенклатуре.

Для обеспечения поиска документов они размещаются в соответствии со Сводной номенклатурой.

Выписка из Сводной номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

4.6.3. Подготовленные и оформленные в усыновленном порядке дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении трех лет после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда передаются в отдел хранения.

4.6.4. Изъятие документов из дел, нарядов и производств постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководства Суда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.