Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.99 N 150 "ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ"

37. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками Министерства и посетителями.

37.1. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи.

37.2. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе Аппарата Министра <*>.

<*> Далее - "общий отдел".

37.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.

37.4. Корреспонденция, адресованная руководству Министерства с пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция, поступившая из федеральных органов исполнительной власти после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в приемную Министра. Дежурный приемной Министра регистрирует документы в пакетно-контрольном журнале.

37.5. О содержании документов дежурный приемной Министра докладывает руководству Аппарата Министра и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей подразделений Министерства для организации оперативного исполнения, о чем делает соответствующую отметку на документе.

37.6. Служебные документы, полученные непосредственно работниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат соответствующего подразделения Министерства.

37.7. Порядок движения документов в Аппарате Министра закрепляется в схеме прохождения документов (Приложение 10 к настоящей Инструкции).

37.8. Корреспонденция, поступившая в Аппарат Министра, проходит: прием, сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, доклад руководству Министерства и доставление исполнителям. Процедура сортировки и регистрации в секретариатах подразделений Министерства повторяет порядок выполнения этих операций.

37.9. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

37.10. Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается, за исключением имеющих специальную серию "М", "МВ" или пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.

37.11. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

37.12. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

37.13. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (Приложение 11) в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе или секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

37.14. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

37.15. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

37.16. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 12 к настоящей Инструкции. Каждое подразделение Министерства разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.

38. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку.

38.1. На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.

38.2. При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе "Секретариат" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с документом направляются по назначению.

38.3. При заполнении регистрационной карточки на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных сведений.

38.4. Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.

38.5. Поступившая в общий отдел корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Главное управление правовой работы и внешних связей МВД России для перевода или аннотации. Такие документы с переводом (аннотацией) возвращаются Главным управлением правовой работы и внешних связей МВД России в общий отдел для их направления в подразделения Министерства. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Главного управления правовой работы и внешних связей МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке.

38.6. Зарегистрированная в общем отделе (секретариате) корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:

руководству Министерства (подразделения Министерства);

в подразделения Министерства;

отдельным исполнителям.

Корреспонденция докладывается руководителю подразделения Министерства, как правило, в день ее поступления.

38.7. Руководители Аппарата Министра докладывают поступившие документы Министру или передают их через секретариат руководства Министерства для рассмотрения заместителями Министра.

38.8. Если документ, исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов, нет необходимости докладывать руководству Министерства, то руководителями Аппарата Министра или помощниками заместителей Министра он направляется руководству соответствующего подразделения Министерства с краткой резолюцией на бланке установленного образца (Приложение 13), например: "На доклад Иванову А.П.".

38.9. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии исполнителей, подпись руководителя и дату.

38.10. Проекты резолюций Министра готовятся Аппаратом Министра, а заместителей Министра - их помощниками.

38.11. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер документа. При необходимости резолюция Министра может быть подготовлена в виде отдельного поручения. В этом случае ей присваивается очередной исходящий номер, а текст переносится на информационное поле экранной формы карточки с индексом 1/....

38.12. После доклада корреспонденции руководству Министерства резолюция переносится на регистрационные карточки, затем экземпляр карточки, выданной ПЭВМ, направляется вместе с документами в соответствующее подразделение Министерства.

38.13. Документы с поручениями Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с пометками "Весьма срочно" и "Срочно" передаются в секретариаты заместителей Министра под расписку с указанием даты и времени получения.

38.14. Передача зарегистрированных в общем отделе документов из одного подразделения Министерства в другое осуществляется через этот отдел, в исключительных случаях - через секретариаты подразделений, но с обязательным уведомлением соответствующих сотрудников общего отдела.

38.15. При возвращении документа из подразделения Министерства в общий отдел (после исполнения или ознакомления) повторная регистрация его отделом не производится, а делается отметка в регистрационной карточке о движении документа.

38.16. Документы, зарегистрированные в общем отделе и направленные для исполнения в подразделения Министерства, учитываются секретариатом в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в общий отдел, как правило, в течение суток, если не оговорен иной порядок.

38.17. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов - немедленно.

39. Документы, подписанные Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра и руководителями подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также подразделения Министерства (за исключением резолюций), являются исходящими и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3456).

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки (Приложение 14).

39.1. Передача документов на подпись Министру осуществляется, как правило, через Аппарат Министра.

39.2. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата Министра, если не установлен иной порядок.

39.3. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

39.4. Документ за подписью руководства Министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел и воинских частей внутренних войск МВД России, размножается и отправляется секретариатом подразделения Министерства, подготовившим этот документ. Подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архивную группу через исходящую группу общего отдела.

39.5. Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

39.6. Подготовленные подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и т.д.), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие подразделения Министерства под расписку в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

39.7. Подготовленные в подразделениях Министерства докладные записки на имя Министра или его заместителей регистрируются секретариатом как исходящие документы и передаются в Аппарат Министра или помощникам заместителей Министра. Докладной записке, доложенной Министру, присваивается входящий регистрационный номер Аппарата Министра, ее краткое содержание и текст резолюции заносятся в электронную карточку.

Подлинник документа возвращается в соответствующее подразделение Министерства, секретариат которого организует его доведение по поручению Министра до всех заинтересованных подразделений Министерства.

39.8. Копии исходящих документов заверяются работниками, исполнившими документ, и руководителем секретариата подразделения Министерства.

39.9. Копии документов, подписанных руководством Министерства (в том числе и при личном докладе), заверяются исполнителями и руководителем (заместителем) подразделения Министерства.

39.10. Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся:

на корреспонденцию, отправленную общим отделом Аппарата Министра, - в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и в подразделении Министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр);

на корреспонденцию, отправленную подразделениями Министерства, - в этих подразделениях.

39.11. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в приказном отделении третьего (организационно-режимного) отдела Аппарата Министра <*> в журналах установленной формы.

<*> Далее - "приказное отделение".

39.12. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел и внутренним войскам, другим федеральным органам исполнительной власти производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения Министерства.

39.13. С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел и внутренних войск нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва приказное отделение по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения и дополнения.

40. Доставка и отправка документов отделом Государственной фельдъегерской службы при Правительстве Российской Федерации, обслуживающим фельдъегерской связью МВД России <*>.

<*> Далее - "отдел фельдъегерской службы".

40.1. Отдел фельдъегерской службы осуществляет доставку и отправку:

всех секретных и несекретных документов за подписью руководства Министерства, адресованных органам государственной власти Российской Федерации;

срочной корреспонденции за подписью руководства Министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г. Москвы;

корреспонденции из центрального здания Министерства (ул. Житная, 16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

40.2. Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертованном виде. Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.

40.3. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

40.4. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП" после каждого номера. На конверте, упаковке документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников.

40.5. Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.

41. Учет объема документооборота.

41.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот Министерства.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки документации.

Различаются потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.

41.2. Секретариаты разрабатывают схемы движения документов (прохождения документов), которые утверждаются руководителями подразделений Министерства.

41.3. Под объемом документооборота понимается количество полученных и созданных подразделениями Министерства документов за определенный период времени.

41.4. Общий документооборот по Министерству подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным формам, подразделениям Министерства (местам регистрации документов).

Поступающие и создающиеся в Министерстве документы подсчитываются отдельно.

41.5. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество их экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает количество основного документа, а знаменатель - количество копий.

41.6. Ежеквартально начальником секретариата каждого подразделения Министерства составляются сведения о документообороте в подразделении Министерства (Приложение 15), которые докладываются руководителю подразделения Министерства или его заместителю и за их подписью представляются в Аппарат Министра не позже 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

41.7. Аппарат Министра ежеквартально анализирует данные о документообороте, готовит по этому вопросу соответствующую справку и предложения для принятия управленческих решений по совершенствованию работы с документами и внесению соответствующих организационно-штатных изменений. При необходимости данные о документообороте докладываются руководству Министерства.