Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.99 N 150 "ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ"

62. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно в подразделениях Министерства с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

62.1. В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера.

62.2. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

62.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

62.4. Печатание документа в машинописном бюро производится на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

62.5. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ, 3 - в дело, сокращенное наименование подразделения Министерства), фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия машинистки, дата, когда был отпечатан документ.

62.6. Отпечатанный для служебного пользования документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.

62.7. Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.

62.8. Считка и вычитка отпечатанных документов производятся исполнителем.

63. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду установленной формы (Приложение 20). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Министерства, имеющих множительную технику.

63.1. Наряд в типографию подписывается руководителем подразделения Министерства, а в Аппарате Министра - начальником (заместителем начальника) организационно-режимного отдела. Наряд на множительный участок подписывается в Аппарате Министра - начальниками (заместителями начальников) отделов.

В подразделениях Министерства наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник секретариата (заместитель начальника секретариата), который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства подразделения Министерства на размножение.

63.2. На множительные участки сдаются только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописных текстов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

63.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.

63.4. Копирование секретных документов производится в порядке, установленном соответствующей инструкцией.

64. Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования.

64.1. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе.

64.2. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

64.3. При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

65. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

65.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

65.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

65.3. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

65.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

65.5. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

65.6. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

65.7. Рекомендуется применять специальные бланки для телефонограмм (Приложение 21 к настоящей Инструкции). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал по форме:

должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер телефона;

должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

номер телефона;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

65.8. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

66. Телефаксная (факсная, фототелеграфная) связь является одним из видов электросвязи (в основном с применением телефонных каналов), передающая информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) при помощи факсимильной аппаратуры.

66.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов подразделениям Министерства (от подразделений Министерства), организациям (от организаций) и устанавливаются в секретариатах подразделений Министерства, дежурных частях или приемных руководителей подразделений.

66.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письма, договора, протокола), отправленного адресату.

66.3. К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой "Для служебного пользования" и выше.

66.4. Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено только в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры, решение о передаче текста принимает руководитель, подписавший документ.

66.5. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

66.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

66.7. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии.

Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

66.8. Запрещена отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

66.9. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы (Приложение 22 к настоящей Инструкции).

66.10. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи заверяются подписью исполнителя.

Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

66.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.

67. Электронные сообщения (письма) представляют собой документы, передаваемые с помощью электронной почты (системы связи между ЭВМ). Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными между ЭВМ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

67.1. Электронная почта используется как для пересылки сообщений между адресатами внутри одного подразделения Министерства, так и для передачи сообщений между различными подразделениями Министерства, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства <*>.

<*> Приказы МВД России от 26 мая 1997 г. N 311 и от 14 сентября 1998 г. N 567.

67.2. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

67.3. Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках", подразделяющихся на личные и общие, составляющие архив системы, что позволяет отделить полученные письма от отправленных, отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных, защитить частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя должны быть недоступны для других пользователей системы электронной почты.

67.4. В число личных папок любого пользователя входят специальные папки, которые создаются автоматически при регистрации. В специальные папки автоматически помещаются пришедшие и составленные письма, отправленные и удаленные, письма-шаблоны (типовые формы), используемые при создании новых писем.

67.5. К общим папкам имеют доступ все пользователи системы электронной почты одного компьютера или локальной сети.

67.6. Предусмотрены следующие операции с письмами: поиск писем, включающих заданное выражение, копирование и перенос писем из одной папки в другую, отбор писем по заданному критерию.

67.7. При отправке письма указываются: адрес или адреса получателей; заголовок письма.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (адрес или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:

- alecs@munic.msk.su - имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

Последний поддомен - это код страны из двух букв (в RelCom это обычно "su" - Советский Союз, действительное в настоящее время для России), предпоследний обозначает город (msk - Москва) или организацию внутри страны и т.д.

67.8. Электронное сообщение включает служебный заголовок и текст сообщения. Служебный заголовок содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой:

отметка о прохождении через компьютер;

дата и время отправления электронного сообщения;

имя отправителя и обратный электронный адрес;

внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется для ссылок на сообщение;

электронный адрес получателя;

тема сообщения указывается автором электронного сообщения.

67.9. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. N 8, ст. 609) юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.

68. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом их передачи, приема и доставки, передается по телеграфным каналам связи с помощью специальной аппаратуры в виде буквенно-цифрового текста.

68.1. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

68.2. Телеграммы используются для оперативного решения служебных вопросов и подписываются руководителями подразделений Министерства. Поздравительные телеграммы принимаются только за подписью Министра или его заместителей.

68.3. Не принимаются телеграммы, подлежащие к отправке по городу Москве (отправка осуществляется исполнителем по факсимильной связи или через фельдъегерскую службу).

68.4. Телеграммы печатаются крупным шрифтом через 2 интервала, без применения произвольных сообщений.

68.5. Телеграмма должна быть составлена в следующем порядке (Приложение 23):

подробный почтовый адрес;

полное наименование адресата (подразделения Министерства);

текст телеграммы (служебно-оперативного характера);

должность, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму;

в нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются полный адрес управления, Ф.И.О. начальника управления, его подпись, Ф.И.О. исполнителя и его контактный телефон, печать о разрешении передачи телеграфом.

68.6. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны полностью).

68.7. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более 300 слов. За отдельное слово считается:

каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с правилами грамматики русского языка;

каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения;

каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;

каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;

каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;

каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.

68.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.

68.9. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом: до 10 - к ней должен прилагаться список городов и управлений, которым ее направляют, свыше 10 - прилагается оформленная схема (разверстка), в которой отмечены необходимые города, N телеграммы, Ф.И.О. исполнителя и его контактный телефон.

68.10. Телеграмма передается в день ее поступления на телеграф.