Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

3.1. Документирование управленческой деятельности

3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.

3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) - автора документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица); наименование вида документа <*>, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица); отметка для автоматического поиска документа.

<*> На письмах не указывается.

3.2. Требования к бланкам документов

3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения <*>.

<*> Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля, мм:

20 - левое,

10 - правое,

20 - верхнее,

10 - нижнее.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки), порядок изготовления которых изложен в подразделе 3.3.

3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным) или продольный.

3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный комитет Российской Федерации".

3.2.5. Для таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица устанавливаются следующие виды бланков организационно - распорядительных документов:

общий бланк (приложение 4);

бланк письма (приложение 5);

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)".

Бланк письма управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни" (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица" и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа".

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа" и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица изготавливаются только полиграфическими и штемпельно - граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.3.3. Гербовые бланки в таможенных органах подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно - учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка,

дата поступления,

номер сопроводительного документа,

наименование организации - поставщика гербовых бланков,

количество экземпляров,

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения таможенного органа, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно - регистрационном журнале.

3.3.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.

3.3.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя управления, таможни (таможенного поста). О проверках делаются отметки в учетно - регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя управления, таможни (таможенного поста).

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Изображение государственного герба

Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

3.4.2. Наименования комитета, таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) и структурного подразделения

Наименования комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) указываются в точном соответствии с положением и приказом о их создании, образовании. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они закреплены в положении и приказе о создании, образовании комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица). Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже полного.

Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и объяснительная записки, справка и др.).

3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)" указываются почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, телексов и др.

3.4.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, регламентируется общими положениями о таможенных органах, утвержденными Приказом ГТК России от 10.01.96 N 12, должно соответствовать компетенции таможенного управления, таможни и таможенного поста со статусом юридического лица, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД), разрабатываемому службой документационного обеспечения ГТК России и утверждаемому руководством комитета.

3.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.

Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другаї дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год; например: 06.10.98. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 06.10.98 N....

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например: 09.09.98.

3.4.6. Регистрационный номер документа

Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре (подраздел 8.7).

Составные части регистрационного номера отделяются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.4.8. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)" и "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)". Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно - территориальным делением и включает только общепринятые географические сокращения.

Место издания в документе не указывается, если оно входит в состав наименования управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица); например: Калининградское таможенное управление, Московское таможенное управление; Артемовская таможня, Багратионовская таможня; Стерлитамакский таможенный пост, Усинский таможенный пост.

3.4.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

3.4.10. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, конкретным должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России
Управление систематизации
законодательства
или
РАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
или
Борзинская таможня
Отдел документационного
обеспечения.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например:

АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
Николаеву А.С.

или

Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый
завод"
Петрову В.И.

или

Западно - Сибирское
таможенное управление
Начальнику отдела
документационного
обеспечения
майору таможенной службы
Парфенову М.Г.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
СП "Гранэл"
Панченко Н.И.

или

Президенту ГП "Роснефть"
Путилову А.Е.

или

Начальнику Центральной
акцизной таможни
подполковнику таможенной
службы
Локтю В.В.

При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

Начальникам финансовых
отделов организаций
Роскомторга

или

Начальникам таможен и
таможенных постов.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами <*>.

<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 60), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1239, установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа, республики;

почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК России и постоянным корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

3.4.11. Утверждение документа

"Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Документы утверждаются начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или специально издаваемым документом.

При утверждении документов начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Дальневосточного
таможенного управления
генерал - майор таможенной
службы
(подпись) В.А.Кирсанов
07.10.98

или

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Бурятской таможни
полковник таможенной службы
(подпись) Г.В.Епифанцев
08.10.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
Приказ Московского
таможенного управления
от 16.03.95 N 88
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Братской таможни
от N

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 6.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.

3.4.12. Резолюция

"Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект письма -
ответа фирме "ХИТЭК" к 19.10.98.
Личная подпись
09.10.98

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если поручение изложено на бланке - резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

3.4.13. Заголовок к тексту

"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется исполнителем документа.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку.

3.4.14. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".

3.4.15. Текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.

Анкета - это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно - распорядительных, финансовых и др. документах.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно - статистических, бухгалтерских, организационно - распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

"В соответствии с Приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

3.4.16. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениЯми);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и

приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2
к приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ... л.

3.4.17. Подпись документа

Документы, направляемые таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица в ГТК России, подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) указанных таможенных органов.

Документы, направляемые сторонним организациям <*> от имени управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, подписываются начальниками или их заместителями (в соответствии с их компетенцией) указанных таможенных органов.

<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

Документы, направляемые:

таможенным управлением таможням и таможенным постам - подписываются начальником управления, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией;

таможней таможенным постам - подписываются начальником таможни, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

При подписании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.4.18. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Калининградского таможенного управления

(подпись) И.Ю.Краснянский

20.10.98

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом, актом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.12.93 N 02-15/1247-Т

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Северо - Западного таможенного

управления

от 27.07.95 N 5

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником отдела документационного обеспечения. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего; например:

Начальник юридического отдела

(подпись) В.М.Мошинский

21.10.98

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

(подпись) А.С.Орлов

22.10.98

Визы проставляются:

на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.4.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 7.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.4.20. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа выдается с разрешения руководства таможенного органа или руководителя отдела (структурного подразделения).

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа (копии письма, остающейся в управлении, таможне, таможенном посту со статусом юридического лица) отправляемому подлиннику "Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

Управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут заверить копии только тех документов, которые создаются в самих этих таможенных органах.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

3.4.21. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:

Лебедев

975 41 51

3.4.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; например:

Отправлена факсограмма от

26.10.98 N 03-15/131.

В дело.

(подпись)

27.10.98

или

Издан Приказ от 28.10.98 N 120

"О создании экспертной комиссии".

В дело N 01-46.

(подпись)

29.10.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.4.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит сокращенное наименование таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателей документа, порядковый номер и дату поступления документа.

3.4.24. Отметка для автоматического поиска документа включает в себя имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.

3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.5.1. Приказ

Приказ - распорядительный документ таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Проекты приказов разрабатываются отделами указанных таможенных органов по поручению руководства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально - техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается таможенного органа.

Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны таможенные организации или структурные подразделения.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Проекты приказов во исполнение решений, приказов и распоряжений ГТК России должны быть подготовлены в срок, установленный руководством ГТК России.

До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим отделом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам (приложение 8).

Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела документационного обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказы подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников таможенного органа прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего отдела. Приказы подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.

При подписании приказов в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.2. Распоряжение

Распоряжение - документ, издаваемый управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распоряжения подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.

Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.

При подписании распоряжений в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.3. Инструкция

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности таможенного органа.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости - и на подпункты.

Инструкции визируются начальником отдела - разработчика и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению заместителями путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п. 3.4.11).

3.5.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии

Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов.

Представляются следующие документы:

справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при необходимости, приложения к ней;

проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения;

список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и организации.

Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за 3 дня до заседания.

Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ ГТК России, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа, который относится к таможенному управлению, принимающему решение.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные посты, отделы управления или должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству управления в 3-дневный или установленный коллегией срок.

Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления и коллегиальным органом другой организации, оформляется не на бланке (приложение 9).

3.5.5. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты имеют типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <*>, решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа (п. 3.5.1).

<*> Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п. 3.4.17).

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

3.5.6. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора, например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

3.5.7. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его сотрудников).

Официальные доверенности выдаются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно - материальных ценностей или других действий от имени указанных таможенных органов. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

3.5.8. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма - запросы, письма - извещения, письма - приложения, письма - ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (организационно - правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

3.5.9. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В этом случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне, например:

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций - участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа.

На подписанных документах проставляются даты и номера, присвоенные документу в каждой организации.

3.6. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

3.6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

3.6.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке (приложение 10).

3.6.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник отдела документационного обеспечения.

3.6.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

3.6.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал <*>.

<*> Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

3.6.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

3.6.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

3.6.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

3.6.9. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами.

Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.

3.6.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

3.6.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

3.6.12. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора <*>:

<*> Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях.

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков длџ составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

3.6.14. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

3.6.15. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.6.16. Документы, поступающие в копировально - множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально - множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 11), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником отдела документационного обеспечения (в необходимых случаях и начальником отдела специнформации);

специального журнала регистрации поступления и выполнения заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 12.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

3.7. Тираж документов

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможен и таможенных постов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом документационного обеспечения.

3.8. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

3.8.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.

Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста); должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте), указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.

3.8.2. Передача оперативной информации в таможни, таможенные посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста)) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.

Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм (приложение 13).

Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 14) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением таможенного органа, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела - исполнителя) и вместе с документом - запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом - запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 14) и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.

3.8.3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.2 настоящей Инструкции.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.

Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14).

Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

3.8.4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 15). Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

3.8.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.8.6. Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.

3.8.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 3.4.

3.9. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.

Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования деятельности таможенного органа с применением средств ВТ. Подготовленные таким образом организационно - распорядительные документы выдаются пользователю в форме машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.

Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

Машинограмма оформляется на бланках или стандартных листах бумаги.