Последнее обновление: 22.11.2024
Законодательная база Российской Федерации
8 (800) 350-23-61
Бесплатная горячая линия юридической помощи
- Главная
- ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
1. Общие положения
1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения (далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.
1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.
1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.
1.4. Отдел (отделение) возглавляет:
в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;
в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.
1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:
обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной информации.
2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;
проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно - распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно - методические документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;
организует работу по приему руководством управления, таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
организует техническое обслуживание созываемых руководством управления, таможни совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
осуществляет подготовку документов отдела (отделения) к сдаче в архив таможенного органа;
организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.
3. Права и ответственность
3.1. Отдел (отделение, группа) имеет право:
осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;
запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;
участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела (отделения, группы);
возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;
привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно - методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;
участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела (отделения, группы).
3.2. Начальник отдела (отделения) несет персональную ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела (отделения, группы) определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
Отдел (отделение, группа) находится в тесном взаимодействии:
со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;
с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.
- Главная
- ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"