Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

Приложение 1
к п. п. 1.3 и 1.4

1. Общие положения

1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения (далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.

1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Отдел (отделение) возглавляет:

в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;

в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.

1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно - распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно - методические документы в области документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

организует работу по приему руководством управления, таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

организует техническое обслуживание созываемых руководством управления, таможни совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

осуществляет подготовку документов отдела (отделения) к сдаче в архив таможенного органа;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел (отделение, группа) имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;

запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела (отделения, группы);

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно - методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела (отделения, группы).

3.2. Начальник отдела (отделения) несет персональную ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела (отделения, группы) определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

4. Взаимоотношения с другими подразделениями

Отдел (отделение, группа) находится в тесном взаимодействии:

со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);

со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Приложение 2
к п. 1.3

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно:

в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела;

на таможенном посту - начальнику поста.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

положением о структурном подразделении (отделе);

приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.

2. Права

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица);

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Приложение 3
к п. 1.4

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения) <*> документационного обеспечения.

<*> В дальнейшем тексте - отдел.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать от структурных подразделений приказы и распоряжения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 3.1;

формирование указанных в п. 3.1 документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством таможенного органа приказы и распоряжения, докладные записки на имя руководства таможенного органа и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;

докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможенного органа;

осуществлять размножение (через копировально - множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, распоряжения; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;

формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять справочную работу по документам;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор передает:

приказы и распоряжения, предназначенные к размножению и рассылке - в копировально - множительный участок и экспедицию;

другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

\r\n Государственный таможенный\r\nкомитет Российской Федерации\r\n \r\n ЗАПАДНО - СИБИРСКОЕ\r\nТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ\r\n \r\n630082, г. Новосибирск-82, ул. Тимирязева, 74\r\nТел.: 26-72-01, 28-14-15, Факс 28-14-34\r\nТелетайп 133692 "VIZA RU"\r\n \r\n______________ N _______\r\nНа N _________ от ______\r\n

 \r\n        Образец бланка письма таможенного управления\r\n

Изображение Государственного герба

    Российской Федерации

 \r\n  Государственный таможенный \r\nкомитет Российской Федерации \r\n \r\n Западно - Сибирское таможенное\r\n        управление\r\n \r\n  НОВОСИБИРСКАЯ ТАМОЖНЯ\r\n \r\n630082, г. Новосибирск-82, ул. Тимирязева, 74\r\nТел.: 26-72-01, 28-14-15, Факс 28-14-34\r\nТелетайп 133692 "VIZA RU"\r\n \r\n______________ N _______\r\nНа N _________ от ______\r\n 

 \r\n               Образец бланка письма таможни

Приложение 6
к п. 3.4.11

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов оборудования; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений и т.д.)

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; проведение научно - исследовательских, проектно - конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)

3. Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

4. Нормативы (расхода сырья, материалов; технологического проектирования, численности сотрудников и т.д.)

5. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.)

6. Планы (производственные; проектно - изыскательских, научно - исследовательских работ; работы коллегии и т.д.)

7. Положения (о структурном подразделении и т.д.)

8. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; капитальное строительство и т.д.).

Приложение 7
к п. 3.4.19

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)

2. Архивная копия

3. Архивная справка

4. Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)

5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)

7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)

8. Командировочные удостоверения

9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)

11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.)

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)

13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.)

15. Соглашения

16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)

18. Титульные списки

19. Удостоверения

20. Штатные расписания

Приложение 8
к п. 3.5.1

ВНЕСЕНО:\r\n \r\nНаименование отдела,\r\nподготовившего приказ  ___________________________  ______________\r\n                      (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО:\r\n \r\nЗаместитель начальника\r\nтаможенного органа,\r\nкурирующий отдел,\r\nподготовивший приказ     ________________________   ______________\r\n                              (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n(наименования отделов,\r\nс которыми\r\nсогласовывается приказ) ___________________________ ______________\r\n                        (подпись начальника отдела)  (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n                       ___________________________  ______________\r\n                       (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nЮридический отдел        ________________________   ______________\r\n                               (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nОтдел документационного\r\nобеспечения              ________________________   ______________\r\n                               (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nИсполнитель (фамилия)    ________________________   ______________\r\n                                (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n           Форма листа согласования проекта приказа\r\n \r\nВНЕСЕНО:\r\n \r\nНаименование отдела,\r\nподготовившего приказ  ___________________________  ______________\r\n                       (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО:\r\n \r\nЗаместитель начальника\r\nтаможенного органа,\r\nкурирующий отдел,\r\nподготовивший приказ     ________________________   ______________\r\n                               (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n(наименования отделов,\r\nс которыми\r\nсогласовывается приказ) ___________________________ ______________\r\n                        (подпись начальника отдела)  (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n                       ___________________________  ______________\r\n                       (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nЮридический отдел        ________________________   ______________\r\n                               (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nОтдел документационного\r\nобеспечения              ________________________   ______________\r\n                                (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nИсполнитель (фамилия)    ________________________   ______________\r\n                                (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n          Форма листа согласования проекта приказа\r\n \r\nВНЕСЕНО:\r\n \r\nНаименование отдела,\r\nподготовившего приказ  ___________________________  ______________\r\n                       (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО:\r\n \r\nЗаместитель начальника\r\nтаможенного органа,\r\nкурирующий отдел,\r\nподготовивший приказ     ________________________   ______________\r\n                               (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n(наименования отделов,\r\nс которыми\r\nсогласовывается приказ) ___________________________ ______________\r\n                        (подпись начальника отдела)  (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n                       ___________________________  ______________\r\n                       (подпись начальника отдела)   (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nЮридический отдел        ________________________   ______________\r\n                              (подпись)             (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nОтдел документационного\r\nобеспечения              ________________________   ______________\r\n                               (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\nИсполнитель (фамилия)    ________________________   ______________\r\n                                (подпись)            (расшифровка\r\n                                                          подписи)\r\n \r\n          Форма листа согласования проекта приказа\r\n 

Приложение 9
к п. 3.5.4

         Коллегия                           Коллегия         \r\n(наименование таможенного          (наименование организации)\r\n        управления) \r\n                                                             \r\nПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ                  ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ       \r\n___________ N ____                  ___________ N ____       \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n                         РЕШЕНИЕ                             \r\n                                                             \r\n                          Москва                             \r\n                                                             \r\n                        Заголовок                            \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n                         Текст                               \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n                                                             \r\nНаименование должности,             Наименование должности,  \r\nподпись, инициалы,                  подпись, инициалы,       \r\nфамилия                             фамилия                  \r\n                                                             \r\n                                                             \r\n     Образец оформления совместного решения коллегий         \r\n         таможенного управления и другой организации         

Приложение 10
к п. 3.6.2

ЗАКАЗ N _____\r\n НА МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ\r\n \r\nФамилия исполнителя ____________________ N телефона ______________\r\nОтдел ____________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n (наименование работы)\r\nнапечатать ______________ экз. с интервалом ______________________\r\nПодпись руководителя отдела ___________________ Дата _____________\r\nИсполнила машинистка __________________________ Дата _____________\r\nФорма оригинала __________________________________________________\r\n (рукопись, печатный текст)\r\nКоличество напечатанных страниц __________________________________\r\nКатегория сложности работы _______________________________________\r\n \r\n Расписка в получении ____________________________________________\r\n \r\nЗав. машбюро\r\n00.00.00. подпись расшифровка подписи\r\n \r\n Форма бланка заказа на машинописные работы

Приложение 11
к п. 3.6.16

Отдел _____________________ Исполнитель __________________________

Приложение 12
к п. 3.6.16

Форма журнала регистрации поступления и выполнения заказов на копировально - множительные работы

Приложение 13
к п. 3.8.2

 \r\nЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МОСКОВСКОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ТАМОЖНИ \r\nТРОФИМЕНКО Ю.И.= \r\nВАМ РАЗРЕШАЕТСЯ ОТПУСК 10 АВГУСТА 387 \r\nЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МТУ СЕМИЖЕН                    (подпись) \r\n__________________________________________________________\r\n \r\n31.07.95 \r\nФамилия исполнителя 000 00 00 \r\n \r\n                   Образец телетайпограммы 

Приложение 14
к пп. 3.8.2 и 3.8.3

Приложение 15
к п. 3.8.4

(для исходящих)

Заместителю директора
издательства ........

Фамилия И.О.
тел.: 211 00 00

Прошу направить 15 июля 1998 года к 10 часам утра представителя для согласования условий договора.

Дата, время

(для входящих)

Образец телефонограммы

Приложение 16
к пп. 4.3.2 и 4.3.3

1. Письма - ответы на запросы таможенного органа <*>.

<*> Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.

2. Письма, присланные в копии для сведения.

3. Копии постановлений по делам о контрабанде, заводимых в таможнях <**>.

4. Копии протоколов и постановлений о нарушениях таможенных правил <**>.

5. Решения арбитражных и народных судов <**>.

6. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков.

7. Сводки и информации, присланные для сведения.

8. Бухгалтерские документы <**>.

9. Научные отчеты по темам.

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты <**>.

<**> Документы, перечисленные в п. п. 3 - 5, 8, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (бухгалтерии, отделе по борьбе с контрабандой и др.).

Приложение 17
к п. 4.3.3

(наименование структурного подразделения управления, таможни)

Дата

<*> Указанная графа заполняется в структурном подразделении на 2-м экземпляре реестра.

Форма реестра учета документов

Приложение 18
к пп. 4.3.2 и 4.3.3

Приложение 21
к п. 4.5.3

<*> По каждой группе документов целесообразно учитывать и их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

Начальник отдела (отделения) расшифровка документационного обеспечения подпись подписи

Форма примерной сводки о документообороте таможенного органа

Приложение 22
к п. 5.3.1

Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, выборных органов местного самоуправления

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до 20 дней - для членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов выборных органов местного самоуправления.

Приказы, распоряжения ГТК России и др. таможенных органов

- согласно указанному в них сроку;

Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений

- согласно указанному в них сроку;

Письма - поручения и письма - запросы ГТК России и др. таможенных органов

- к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства таможенного органа

- 10 дней (не требующие дополнительной проработки с участием других таможенных органов и т.п.);

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности таможенного органа

- согласно указанному в них сроку;

Обращения граждан

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до 1 месяца;

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей

- безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления (не требующие проверки);

- до 15 дней;

Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы

- от 2 до 5 дней;

Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах

- не позднее двух недель.

Приложение 23
к п. 5.4.2

Примечания. 1. Последовательность расположения граф может меняться.

2. Сведения, отраженные в графах и 2 и 3, могут быть представлены в различных формах и вариантах:

в виде отдельных самостоятельных таблиц;

по структурным подразделениям; по входящим и внутренним (приказам, протоколам, докладным запискам) документам; с различными процентными соотношениями - сколько всего поступило документов (из них взято на контроль, по сравнению с предыдущим периодом) и т.д.;

или с сочетанием различных вариантов.

Примерная форма справки о состоянии исполнения документов

Приложение 24
к п. 7.7.2

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Основные вопросы, затронутые на личном приеме

Приложение 26
к п. 8.2

<*> Название перечня и его выходные данные.

Форма номенклатуры дел отдела таможенного органа

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в отделе

постоянного

временного

(свыше 10 лет)

временного

(до 10 лет включительно)

Итого:

Форма итоговой записи к номенклатуре дел отдела таможенного органа

Приложение 27
к п. 8.2

<*> Название перечня и его выходные данные.

Форма номенклатуры дел таможенного органа

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в таможенном органе

постоянного

временного

(свыше 10 лет)

временного

(до 10 лет включительно)

Итого:

Форма итоговой записи к номенклатуре дел таможенного органа

Приложение 28
к п. 10.3

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно - техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальниках таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством указанных таможенных органов. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, приказами и распоряжениями начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, нормативно - методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказами начальников указанных таможенных органов из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела (отделения) документационного обеспечения и представителя соответствующего госархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются организация и проведение:

экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел;

экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно - технической и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (в том числе научно - технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов указанных таможенных органов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатур дел; дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам;

рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - сводные номенклатуры для указанных таможенных органов, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение начальников указанных таможенных органов - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций, проверку их деятельности и периодически заслушивает на своих заседаниях доклады, сообщения председателей этих комиссий;

оказывает методическую и практическую помощь подчиненным региональному таможенному управлению организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов;

совместно с отделами (отделениями) документационного обеспечения и кадровой службой проводит для сотрудников делопроизводственных служб и архивов, других сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также для членов ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций инструктаж и консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

запрашивать от начальников отделов и других структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и других структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;

приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов и других структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;

в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

информировать руководство таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

в установленном порядке представлять указанные таможенные органы в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России, получает от них соответствующие организационно - методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 29
к п. 10.16

\r\nНаименование таможенного органа\r\n \r\n                                                         УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\nАКТ                                         Наименование должности\r\n____ N ____                                           руководителя\r\n                                                таможенного органа\r\n_________________________________\r\n      (место составления)                   подпись    расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n \r\nО выделении к уничтожению                     дата\r\nдокументов и дел, не\r\nподлежащих хранению\r\n \r\nНа основании _____________________________________________________\r\n             (название и выходные данные перечня документов\r\n__________________________________________________________________\r\n              с указанием сроков их хранения)\r\n \r\nотобраны   к   уничтожению    как не имеющие научно - исторической\r\nценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____\r\n                                                         (название\r\n                                                           фонда)\r\n 

 N 
п/п 

Заголовок 
 дела или 
групповой 
заголовок 
  дела 

  Дата 
  дела 
  или 
крайние 
  даты 
  дел 

  Номера 
  описей, 
номенклатур 
 за ______ 
  год(ы) 

Индекс дела 
(тома, части) 
    по 
номенклатуре 
 или N дела 
  по описи 

 Кол-во 
  дел 
(томов, 
частей) 

 Сроки 
хранения 
  дела 
  (тома, 
  части) 
и номера 
 статей 
   по 
 перечню 

Примечание 

 1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

 \r\n Итого _____________________________ дел за _________________ годы\r\n        (цифрами и прописью)\r\n \r\n Описи дел  постоянного хранения за _______ годы утверждены,  а по\r\nличному         составу         согласованы         с          ЭПК\r\n________________________________________\r\nнаименование архивного учреждения\r\n \r\nпротокол от _________________ N __________________________________\r\n \r\nнаименование должности лица, проводившего     подпись  расшифровка\r\nэкспертизу ценности документов                             подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭК таможенного органа\r\nот _____ N ______\r\n \r\nДокументы в количестве _________________________ дел, весом ___ кг\r\n                       (цифрами и прописью)\r\nсданы в ______________________________________________\r\n                 (наименование организации)\r\n \r\nна переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________\r\nN ________________\r\n \r\nНаименование должности сотрудника,          подпись    расшифровка\r\nсдавшего документы                                         подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены.\r\n \r\nНаименование должности сотрудника архива    подпись   расшифровка\r\n(отдела документационного обеспечения),                   подписи\r\nвнесшего изменения в учетные документы\r\n \r\nДата\r\n \r\n                           Форма акта \r\n  о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 

Приложение 30
к пп. 11.2, 11.4 и 15.6.3

                  ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____\r\n \r\n    В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________\r\n                                              (цифрами и прописью)\r\nлиста(ов).\r\nв том числе: литерные листы ______________________________________\r\nпропущенные номера ___________________________ + листов внутренней\r\nописи ______________________________\r\n 

   Особенности физического состояния 
        и формирования дела 

 Номера листов 

                    1 

       2 

   Наименование должности лица, 
составившего заверительную надпись 

подпись 

расшифровка 
 подписи 

Дата 

\r\n                    Формат А4 (210 х 297 мм) \r\n \r\n                  Форма листа - заверителя дела 

Приложение 31
к пп. 11.2, 11.5 и 15.6.3

                       ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ \r\n                  ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____________ \r\n 

 N 
п/п 

  Номер 
документа 

   Дата 
документа 

Заголовок 
документа 

Номера 
листов 
 дела 

Примечание 

 1 

    2 

    3 

    4 

   5 

    6 

 \r\nИтого _________________________________________________ документов\r\n                    (цифрами и прописью)\r\n \r\nКоличество листов внутренней описи _______________________________\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\n \r\nНаименование должности лица,             подпись       расшифровка\r\nсоставившего внутреннюю опись                           подписи\r\nдокументов дела\r\n \r\nДата\r\n \r\n            Форма внутренней описи документов дела 

Приложение 32
к п. 11.6

   _______________________________________________________________\r\n                                      _________________________\r\n                                      _________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n                                Ф. N  _________________________\r\n                               Оп. N  _________________________\r\n                                Д. N  _________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n              _________________________________________________\r\n              _________________________________________________\r\n              _________________________________________________\r\n              _________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n            (наименование таможенного органа и отдела)\r\n \r\n                     ДЕЛО N _____ том N _____\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n            _________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n                      (заголовок дела)\r\n__________________________________________________________________\r\n                           (дата)\r\n \r\n                                                       на ___ лист\r\n \r\n                                                     Хранить _____\r\n \r\n Ф.  N ______\r\n Оп. N ______\r\n Д.  N ______\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n \r\n        Форма обложки дела постоянного и временного\r\n                  (свыше 10 лет) хранения

Приложение 33
к пп. 12.1 и 15.6.3

__________________________________________________________________\r\n (наименование таможенного органа)\r\n__________________________________________________________________\r\n (наименование отдела таможенного органа)\r\n \r\n УТВЕРЖДАЮ\r\n Наименование должности\r\n руководителя отдела\r\n \r\n Подпись Расшифровка\r\n подписи\r\n Дата\r\n \r\n ОПИСЬ \r\n N ________________________________ \r\n Название раздела \r\n

 N 
п/п 

Номер 
 дела 
(тома, 
части) 

Заголовок 
  дела 
 (тома, 
  части) 

 Дата 
 дела 
(тома, 
части) 

Кол-во 
листов 
в деле 
(томе, 
части) 

  Срок 
хранения 
  дела 
 (тома, 
  части) 

Примечание 

 1 

  2 

    3 

   4 

  5 

 6 <*> 

  7 

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. \r\n \r\nВ данную опись внесено _______________________ дел с N ___________\r\n                        (цифрами и прописью)\r\nпо N _________________, в том числе:\r\n \r\nлитерные номера:\r\n \r\nпропущенные номера:\r\n \r\nНаименование                                Подпись    Расшифровка\r\nдолжности                                              подписи\r\nсоставителя описи\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО\r\n \r\nНачальник отдела (отделения)\r\nдокументационного обеспечения\r\n \r\nПодпись               Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nПередал ________________________________________ дел\r\n                 (цифрами и прописью)\r\nи __________________________ регистрационно - контрольных картотек\r\n  (цифрами и прописью)\r\nк документам <*>\r\n --------------------------------\r\n <*> Передаются    вместе    с    делами     отдела    (отделения)\r\nдокументационного обеспечения.\r\n \r\nНаименование должности сотрудника,    Подпись  Расшифровка подписи\r\nответственного за делопроизводство\r\nв структурном подразделении\r\n \r\nДата\r\n \r\nПринял _____________________________ дел и _______________________\r\n           (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)\r\nрегистрационно - контрольных картотек к документам\r\n \r\nЗаведующий архивом           Подпись                   Расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n       Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)\r\n      хранения и по личному составу структурного подразделения\r\n                       таможенного органа

Приложение 34
к п. 14.2

1. Общие положения

1.1. Документы таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в указанных таможенных органах.

1.2. Таможенное управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица указанных таможенных органов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В таможенном управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

1.4. В своей работе архивы таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица руководствуются положением об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.5. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица работают по планам, утверждаемым начальниками отдела (отделения) документационного обеспечения и отчитываются перед ними в своей работе.

1.6. Организационно - методическое руководство деятельностью архивов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа - предшественника;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению (таможне, таможенному посту со статусом юридического лица);

служебные и ведомственные издания;

научно - справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

принимает (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организует использование документов (информирует руководство и сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера);

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел указанных таможенных органов, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства указанных таможенных органов;

ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Приложение 35
к п. 15.3.8

Приложение 36
к п. 15.3.21

Наименование таможенного органа

Наименование архива

Стеллаж N _________________________ Хранилище N __________________

Формат А6 (148 х 105 мм)

Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)

Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)

Приложение 37
к п. 15.3.22

Наименование таможенного органа\r\n \r\nАрхив\r\n \r\nЗАКАЗ                                          РАЗРЕШАЮ выдачу дел\r\n \r\n___________________ N ____________    Начальник отдела (отделения)\r\n__________________________________   документационного обеспечения\r\n     (место составления)\r\n                                  Подпись              Расшифровка\r\nна выдачу дел                                              подписи\r\n                                  Дата\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n            (фамилия и инициалы исследователя)\r\n__________________________________________________________________\r\n                    (тема исследования)\r\n 

Фонд 
 N 

Опись 
 N 

Дело 
 N 

Заголовок 
  дела 

  Расписка 
исследователя 
 в получении 
    дела 

 Расписка 
заведующего 
 архивом в 
приеме дела 

 1 

  2 

  3 

   4 

     5 

   6 

 \r\n \r\n                                         Формат А5 (148 х 210 мм) \r\n \r\n                   Форма заказа на выдачу дел \r\n                      (лицевая сторона) \r\n 

    1 

    2 

    3 

    4 

    5 

    6 

 \r\nПодпись исследователя \r\nДата \r\n \r\n                 Форма заказа на выдачу дел \r\n                   (оборотная сторона) 

Приложение 38
к п. 15.3.22

Наименование таможенного органа\r\n \r\n                            АКТ\r\n              _______________ N ____________\r\n             ________________________________\r\n                    (место составления)\r\n           О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n    (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)\r\n \r\nОснование ________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nДля какой цели выдаются дела _____________________________________\r\nВыдаются следующие дела из фонда N _______________________________\r\n                                       (название фонда)\r\n 

 N 
п/п 

Опись 
  N 

Дело 
 N 

Заголовок 
  дела 

Дата 
дела 

Кол-во 
листов 
в деле 

Примечание 

 1 

  2 

  3 

    4 

  5 

   6 

    7 

 \r\n
\r\nВсего выдается ____________________ дел, срок возвращения ________\r\n            (цифрами и прописью)\r\n \r\nДела  выданы  в  упорядоченном  состоянии, подшиты, в обложках, с \r\nпронумерованными листами и заверительными надписями. \r\nПолучатель   обязуется   не   предоставлять   дел,  полученных во \r\nвременное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать \r\nпо  ним  копий,  выписок и справок, не публиковать документов без \r\nразрешения таможенного органа. \r\nПолучатель  обязуется  вернуть  дела в архив таможенного органа в \r\nуказанный в акте срок. \r\nПолучатель  предупрежден  об  ответственности  по закону в случае \r\nутраты или повреждения полученных во временное пользование дел. \r\n \r\nНаименование должности                  Наименование должности\r\nруководителя таможенного органа         руководителя организации -\r\n                                        получателя\r\n \r\n \r\n \r\nПодпись           Расшифровка           Подпись        Расшифровка\r\n                  подписи                              подписи\r\n \r\nДата                                    Дата\r\n \r\n \r\nГербовая печать                         Гербовая печать\r\nтаможенного                             организации\r\nоргана\r\n \r\nВыдал дела по поручению руководства ______________________________\r\n                                      (наименование таможенного\r\n                                                 органа)\r\nзаведующий архивом (лицо, ответственное за архив)\r\n \r\nПодпись                            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nПринял дела по поручению руководства _____________________________\r\n                                      (наименование организации)\r\nзаведующий архивом (лицо, ответственное за архив)\r\n \r\nПодпись                            Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nДела возвращены в полном объеме и сохранности:\r\n \r\nСдал по  поручению руководства организации - получателя заведующий\r\nархивом\r\n \r\nПодпись                            Расшифровка\r\n                                   подписи\r\nДата\r\n \r\nПринял по  поручению  руководства  таможенного  органа  заведующий\r\nархивом\r\n \r\nПодпись                            Расшифровка\r\n                                   подписи\r\nДата\r\n \r\n        Форма акта о выдаче дел во временное пользование\r\n 

Приложение 39
к п. 15.3.22

Наименование таможенного органа\r\n \r\nНазвание архива\r\n \r\n                 КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА\r\n \r\nДело _____________________________________________________________\r\n                      (N и заголовок)\r\nОпись ____________________________________________________________\r\n                      (N и название)\r\nФонд _____________________________________________________________\r\n                      (N и название)\r\nВыдано ___________________________________________________________\r\n                   (дата выдачи)         (кому выдано)\r\nво временное пользование до ______________________________________\r\n                                     (дата возврата)\r\n \r\nЗаведующий архивом      Подпись                 Расшифровка\r\n                                                подписи\r\n \r\n                                          Формат А4 (210 х 297 мм)\r\n \r\n                 Форма карты - заместителя дела\r\n 

Приложение 40
к п. 15.3.23

Наименование таможенного органа\r\n \r\nНазвание архива\r\n \r\nАКТ                                                      УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n_______________ N ____________          Внести изменения в учетные\r\n______________________________     документы архива в соответствии\r\n (место составления)                       с актом, за исключением\r\n                                                       пп. 2 и 8.6\r\n \r\nпроверки наличия и состояния                Наименование должности\r\nдел                                руководителя таможенного органа\r\n \r\n________________________________\r\n(постоянного, временного\r\n хранения, по личному составу)   Подпись               Расшифровка\r\n                                                           подписи\r\nФонд N _____________________\r\n         (название фонда)       Дата\r\n \r\nОснование проверки _______________________________________________\r\n                    (плановая, перемещение документов, стихийные\r\n                                бедствия и т.д.)\r\n \r\nСоставлен комиссией:\r\n \r\nПредседатель комиссии ____________________________________________\r\n                      (наименование должности, фамилия, инициалы)\r\n \r\nЧлены комиссии: __________________________________________________\r\n                   (наименование должностей, фамилии, инициалы)\r\n \r\nПроверка осуществлялась с ____________________ по ________________\r\n \r\nПроверкой установлено:\r\n \r\n 1. Всего числится по описям ________________________________ дел,\r\n                                  (цифрами и прописью)\r\n    в том числе по описям, утвержденным (согласованным)\r\n    ЭПК архивного учреждения\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n 2. Всего не оказалось в наличии\r\n \r\n ____________________________________________________________ дел,\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n в том числе по описям, утвержденным (согласованным)\r\n ЭПК архивного учреждения\r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n    3. Имеют литерные номера:\r\n \r\n         3.1. не учтенные в итоговых записях описей\r\n \r\n ____________________________________________________________ дел,\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n      3.2. не перечисленных,  но учтенных  в  итоговых  записях\r\nописей\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n 4. Пропущено номеров:\r\n \r\n      4.1. не учтенных в итоговых записях описей\r\n \r\n ____________________________________________________________ дел,\r\n                      (цифрами и прописью)\r\n \r\n         4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях\r\nописей\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n 5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                      (цифрами и прописью)\r\n \r\n    7. Имеется не включенных в описи\r\n \r\n _____________________________________________________________ дел\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n 8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)\r\nимеется в наличии\r\n \r\n ____________________________________________________________ дел,\r\n                   (цифрами и прописью)\r\n \r\n из них:\r\n \r\n      8.1. требующих дезинфекции _____________________________ дел\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\n \r\n         8.2. требующих дезинсекции __________________________ дел\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\n \r\n      8.3. требующих реставрации _____________________________ дел\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\n \r\n      8.4. требующих переплета или подшивки __________________ дел\r\n                                           (цифрами и прописью)\r\n \r\n         8.5.   требующих     восстановления    затухающих текстов\r\n                ______________________________________________ дел\r\n                           (цифрами и прописью)\r\n \r\n      8.6. неисправимо поврежденных __________________________ дел\r\n                                       (цифрами и прописью)\r\n \r\n      8.7. требующих обработки _______________________________ дел\r\n                                     (цифрами и прописью)\r\n \r\n      8.8. выдано во временное пользование ___________________ дел\r\n                                          (цифрами и прописью)\r\n \r\n    9. Общая   характеристика   состояния   и   условий   хранения\r\nдокументов.  Основные отрицательные явления в состоянии и условиях\r\nих хранения\r\n \r\n Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)\r\n \r\n Проверку осуществляли:\r\n \r\n \r\n Наименование            Подписи                 Расшифровка\r\n должностей                                      подписей\r\n \r\n Дата\r\n \r\n СОГЛАСОВАНО\r\n \r\n Протокол ЭК таможенного органа\r\n \r\n от _______________ N __________________\r\n \r\n        Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда\r\n 

Приложение 41
к п. 15.3.23

Наименование таможенного органа \r\nНазвание архива \r\n \r\n                      ЛИСТ ПРОВЕРКИ N _______________ \r\n                    наличия и состояния дел фонда \r\n                  N _________________________________________ \r\n                      (название фонда или его части) \r\n 

                            Наличие дел 

                                                              Состояние дел 

  N 
описи 

Кол-во чел, 
числящихся 
по описи 

     N 
необнаруженных 
    дел  

  Литерный N дела, не 
  отраженный в итоговой 
         записи 

  Пропущенный N дела, не 
отраженный в итоговой записи 

  N дела, 
 выданного 
во временное 
пользование 

Кол-во дел, 
оказавшихся 
в наличии 
(описанных) 

   Временный 
     шифр 
необработанного 
      дела 

 Шифр дела, 
неправильно 
подложенного 
в данный фонд 

                          N дела, требующего: 

   N дела,
неисправимо 
поврежденного

Примечание

дезинфекции 

дезинсекции 

реставрации 

переплета 
   или 
подшивки 

восстановления 
  затухающих 
   текстов 

   не 
учтенный 

    не 
перечисленный, 
  но учтенный 
   в объеме 

  не 
учтенный 

     не 
перечисленный, 
но учтенный в 
  объеме 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

11 

12 

13 

14 

15 

16 

17 

18 

 \r\nИтого: ________________________________ дел\r\n           (цифрами и прописью)\r\n \r\nПроверку осуществили:\r\n \r\nНаименование должностей         Подписи       Расшифровка подписей\r\nсотрудников,\r\nосуществляющих проверку\r\n \r\nДата\r\n \r\n                                          Формат А3 (297 х 420 мм)\r\n \r\n      Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда\r\n 

Приложение 42
к пп. 1.5.3.23 и 15.8.7

Наименование таможенного органа \r\nНазвание архива \r\n \r\n                   КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА \r\n \r\n                Начата _____________________________ \r\n \r\n                Окончена ___________________________ \r\n \r\n          Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища \r\n 

 N 
п/п 

 Дата 
выдачи 
 дел 

Фонд 
 N 

Опись 
  N 

Дело 
 N 

 Кому 
выдано 

Расписка в 
получении 
  дела 

  Дата 
возврата 
  дела 

Расписка в 
возвращении 
  дела 

 1 

  2 

 3 

  4 

  5 

  6 

   7 

   8 

    9 

 \r\n Итого в ____ году выдано из хранилища N ____________________ дел\r\n                                         (цифрами и прописью)\r\n \r\nЗаведующий архивом      Подпись                 Расшифровка\r\n                                                подписи\r\nДата\r\n \r\n            Форма книги выдачи дел из хранилища\r\n 

Приложение 43
к п. 15.3.23

Наименование таможенного органа        Фонд N ____________________\r\n                                                (название фонда)\r\nНазвание архива\r\n                                       Опись N ___________________\r\n                                       ___________________________\r\n                                              (название описи)\r\n \r\n                          КАРТОЧКА \r\n                 УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ \r\n 

 N 
дела 

Заголовок 
  дела 

 Отметки 
 о ходе и 
результатах 
 розыска 

 Дата 
записи 

Наименование 
должности и 
подпись лица, 
  внесшего 
   запись 

 1 

   2 

    3 

  4 

     5 

 \r\n                                         Формат А5 (148 х 210 мм) \r\n \r\n                 Форма карточки необнаруженных дел 

Приложение 44
к п. 15.3.23

Наименование таможенного органа\r\n                                                      УТВЕРЖДАЮ\r\nНазвание архива\r\n                                      Начальник таможенного органа\r\n \r\nАКТ\r\n____________________ N ____________   Подпись          Расшифровка\r\n___________________________________                        подписи\r\n     (место составления)              Дата\r\nо необнаружении дел, пути розыска\r\nкоторых исчерпаны                     Фонд N _____________________\r\n                                               (название фонда)\r\n \r\n В результате ____________________________________________________\r\nустановлено   отсутствие   в   фонде   перечисленных   ниже   дел.\r\nПредпринятые    архивом   всевозможные   меры   по   розыску   дел\r\nположительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным\r\nснять с учета\r\n 

Опись 
  N 

Дело 
  N 

Заголовок 
  дела 

Дата 
дела 

Количество 
  листов в 
   деле 

Предполагаемые 
   причины 
  отсутствия 
    дела 

  1 

  2 

   3 

  4 

    5 

     6 

 \r\nИтого _____________________________ дел\r\n         (цифрами и прописью)\r\n \r\nСодержание утраченных  документов  может  быть частично восполнено\r\nследующими делами: _______________________________________________\r\n                   (номера дел и их групповые заголовки)\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЗаведующий архивом      Личная подпись          Расшифровка\r\n                                                подписи\r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО <*>                    СОГЛАСОВАНО\r\n --------------------------------\r\n <*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.\r\n \r\nПротокол ЭПК архивного органа      Протокол ЭК таможенного  органа\r\nот __________________ N _____      от ________________ N _________\r\n \r\nИзменения в учетные документы архива внесены\r\n \r\nЗаведующий архивом            Подпись              Расшифровка\r\n                                                   подписи\r\nДата\r\n \r\n          Форма акта о необнаружении дел, пути розыска\r\n                     которых исчерпаны\r\n 

Приложение 45
к п. 15.3.23

Наименование таможенного органа\r\n                                                         УТВЕРЖДАЮ\r\nНазвание архива\r\n                                      Начальник таможенного органа\r\n \r\nАКТ\r\n_____________ N ______________     Подпись             Расшифровка\r\n______________________________                             подписи\r\n(место составления)\r\n \r\nо неисправимых повреждениях дел    Фонд N ________________________\r\n                                              (название фонда)\r\n \r\n В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:\r\n 

 N 
п/п 

Опись 
  N 

Дело 
  N 

Количество 
  листов 
   дела 

Заголовок 
  дела 

Дата 
дела 

 Сущность 
 и причины 
повреждения 

 1 

  2 

  3 

   4 

   5 

  6 

    7 

 \r\nИтого обнаружено неисправимо поврежденных ____________________ дел\r\n                                          (цифрами и прописью)\r\n \r\nПеречисленные дела подлежат списанию ввиду: ______________________\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЗаведующий архивом        Подпись                 Расшифровка\r\n(лицо, ответственное                                подписи\r\nза архив)\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО                        СОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭПК архивного              Протокол ЭК таможенного органа\r\nучреждения\r\n \r\nот ____________ N ____              от ______________ N __________\r\n \r\nИзменения в учетные документы архива внесены\r\n \r\nЗаведующий архивом      Подпись                        Расшифровка\r\n                                                        подписи\r\nДата\r\n \r\n           Форма акта о неисправимых повреждениях дел\r\n 

Приложение 46
к пп. 15.5.3 и 15.6.3

Фонд N ___________                                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                            Наименование должности\r\nОпись N __________                 руководителя таможенного органа\r\nдел постоянного хранения\r\nза ____ год                           подпись           расшифровка\r\n                                                        подписи\r\n                                      дата\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n       Название раздела (отдела таможенного органа)\r\n 

 N 
п/п 

Номер 
 дела 

Заголовок 
  дела 
 (тома, 
 части) 

Дата 
дела 
(тома, 
части) 

Кол-во 
листов 
в деле 
(томе, 
части) 

Примечание 

 1 

  2 

    3 

  4 

  5 

    6 

 \r\nВ данный раздел описи внесено ________________________________ дел\r\n                                   (цифрами и прописью)\r\nс N __________ по N ____________, в том числе:\r\n \r\nлитерные номера:\r\nпропущенные номера:\r\n \r\nНаименование должности           подпись               расшифровка\r\nсоставителя описи                                      подписи\r\n \r\nЗаведующий архивом (лицо,        подпись               расшифровка\r\nответственное за архив)                                подписи\r\n \r\nДата                             Дата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО\r\nПротокол ЭК таможенного органа   Протокол ЭПК архивного учреждения\r\nот _________ N _______________   от _________________ N __________\r\n \r\n              Форма годового раздела сводной описи \r\n                    дел постоянного хранения\r\n 

Приложение 47
к пп. 15.5.3 и 15.5.5

                  ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ \r\n                 N ____________ (Ф. N ______)\r\n \r\nВсего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,\r\n                                      (цифрами и прописью)\r\nв том числе:\r\nлитерные номера: ________________\r\nпропущенные номера: _____________\r\n \r\nЗаведующий архивом        Подпись              Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                                          Формат А4 (210 х 297 мм)\r\n \r\n               Форма листа - заверителя описи дел

Приложение 48
к пп. 15.5.5 и 15.5.7

__________________________________________________________________\r\n        (наименование государственного архива <*>)\r\n --------------------------------\r\n <*> Заполняется в государственном архиве.\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                     (название фонда)\r\n \r\nФонд N ___________\r\n \r\nОПИСЬ N ___________\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                     (название описи)\r\n \r\n                                    Крайние даты дел _____________\r\n \r\n          Форма титульного листа законченной описи дел\r\n                   постоянного хранения\r\n 

Приложение 49
к пп. 15.5.6 и 15.6.3

                                                         УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                            Наименование должности\r\n                                                      руководителя\r\n                                                таможенного органа\r\n \r\n                                             Подпись   Расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n \r\n                                             Дата\r\n \r\nФонд N ___________\r\n \r\nОПИСЬ N ___________\r\nдел временного (свыше 10 лет) хранения\r\nза _____________ год\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n     Наименование раздела (отдела таможенного органа)\r\n 

 N 
п/п 

Номер 
 дела 

Заголовок 
  дела 
  (тома, 
  части) 

Дата 
дела 
(тома, 
части) 

 Срок 
хранения 
 дела 
 (тома, 
 части) 

Кол-во 
листов 
в деле 
(томе, 
части) 

Примечание 

 1 

  2 

   3 

 4 

  5 

  6 

    7 

 \r\nВ данный раздел описи внесено _______________________________ дел,\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\nс N ___________________ по N _______________________, в том числе:\r\n \r\nлитерные номера:\r\nпропущенные номера:\r\n \r\n \r\nНаименование должности             Подпись     Расшифровка подписи\r\nсоставителя\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\nЗаведующий архивом                 Подпись     Расшифровка подписи\r\n(лицо, ответственное за архив)\r\n \r\nДата\r\n \r\n \r\nСОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭК таможенного органа\r\nот _____________ N _________\r\n \r\n \r\n       Форма годового раздела сводной описи дел временного\r\n                  (свыше 10 лет) хранения

Приложение 50
к пп. 15.5.7 и 15.6.3

                                                         УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                            Наименование должности\r\n                                                      руководителя\r\n                                                таможенного органа\r\n \r\n                                               Подпись Расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n \r\n                                               Дата\r\n \r\nФонд N ___________\r\n \r\nОПИСЬ N ___________\r\nдел по личному составу\r\nза _____________ год\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                       Название раздела

 N 
п/п 

Номер 
 дела 

Заголовок 
  дела 
  (тома, 
  части) 

Дата 
дела 
(тома, 
части) 

   Срок 
хранения 
   дела 
  (тома, 
  части) 

Кол-во 
листов 
в деле 
(томе, 
части) 

Примечание 

 1 

  2 

   3 

  4 

    5 

   6 

   7 

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,\r\n                                 (цифрами и прописью)\r\nс N ________________ по N _______________, в том числе:\r\n \r\nлитерные номера:\r\nпропущенные номера:\r\n \r\n \r\nНаименование должности             Подпись     Расшифровка подписи\r\nсоставителя\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭК таможенного органа   Протокол ЭПК архивного учреждения\r\nот _____________ N ___________   от _____________ N ______________\r\n \r\n            Форма годового раздела сводной описи дел\r\n                    по личному составу\r\n 

Приложение 51
к пп. 15.6.3 и 15.6.5

__________________________________________________________________\r\n             (наименование таможенного органа)\r\n__________________________________________________________________\r\n                     (название архива)\r\n \r\n                           КНИГА\r\n          УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n \r\nТом N ___________________\r\n \r\nНачат ___________________\r\n \r\nОкончен _________________\r\n \r\n \r\n                                          Формат А3 (297 х 420 мм)\r\n\r\n                  Форма титульного листа \r\n      к книге учета поступления и выбытия документов \r\n 

 N 
п/п 

    Дата 
поступления 
или выбытия 

Наименование 
организации 
(структурного 
подразделения, 
лица, архива), 
  от которой 
  поступили 
 (или выбыли) 
  документы 

  Название, 
 номер и дата 
  документа, 
подтверждающего 
поступление или 
   выбытие 
  документов 

Наименование 
   и номер 
фонда, описи 
и поступивших 
или выбывших 
документов 

  Крайние 
    даты 
поступивших 
или выбывших 
документов, 
включенных 
  в опись 

 Поступление описанных документов 

  Выбытие описанных документов 

  Неописанных 
     дел, 
  документов, 
    листов 

Примечание 

         количество дел 

          количество дел 

постоянного 
 хранения 

временного 
 хранения 

    по 
личному 
составу 

постоянного 
 хранения 

временного 
 хранения 

   по 
личному 
составу 

поступило 

выбыло 

 1 

    2 

      3 

     4 

     5 

     6 

   7 

    8 

  9 

   10 

    11 

   12 

    13 

  14 

    15 

 \r\nИтого в   ____   году    поступило    ______________________   дел\r\n                                      (цифрами и прописью)\r\n(+ документов, листов), в том числе:\r\nпоказываются  раздельно итоговые данные по графам 7 - 9, 13 книги;\r\nвыбыло ____________________  дел   (+  документов,  листов), в том\r\n    (цифрами и прописью)\r\nчисле:\r\nпоказываются раздельно итоговые данные по графам 10 - 12, 14.\r\n \r\nЗаведующий архивом            Подпись                  Расшифровка\r\n                                                       подписи\r\nДата\r\n \r\n                                          Формат А3 (297 х 420 мм)\r\n \r\n     Форма книги учета поступления и выбытия документов

Приложение 52
к п. 15.6.3

Наименование таможенного органа\r\n \r\nНазвание архива\r\n \r\n                       СПИСОК ФОНДОВ\r\n \r\nТом N ___________________\r\n \r\nНачат ___________________\r\n \r\nОкончен _________________\r\n \r\n             Форма титульного листа списка фондов \r\n 

  N 
фонда 

Название 
  фонда 

   Дата 
  первого 
поступления 
 документов 
   фонда 

     Отметка о 
      выбытии 
       фонда 

Примечание 

 Куда 
выбыл 

Дата и N 
документа, 
  на 
основании 
 которого 
  выбыл 

  1 

   2 

     3 

   4 

    5 

     6 

 \r\nНа 01.01.__  года  в  список  включены  фонды  с  N ___________ по\r\nN __________\r\n \r\nВсего хранится в архиве ___________________________________ фондов\r\n                               (цифрами и прописью)\r\n \r\nНомера свободные:\r\n \r\nЗаведующий архивом                      Подпись        Расшифровка\r\n(лицо, ответственное за архив)                         подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                    Форма списка фондов\r\n 

Приложение 53
к пп. 15.6.3 и 15.6.9

                             ЛИСТ ФОНДА \r\n                        N _________________\r\n \r\n____________________  __________________  ________________________\r\n  (местонахождение       (дата первого      (дата посылки карточки\r\nфонда (наименование       поступления          фонда в госархив)\r\nтаможенного органа))   документов фонда)\r\n 

   Крайние даты каждого названия фонда 

 Название фонда 

                 1 

         2 

 \r\n                  1. Учет неописанных документов \r\n 

 Дата 
записи 

Наименование, 
  N и дата 
 документа, 
 по которому 
 поступили 
 или выбыли 
документы 

       Поступление 

         Выбытие 

Наличие 
(остаток) 

Кол-во дел, 
документов, 
  листов 

  Крайние 
даты дел и 
документов 

Кол-во дел, 
документов, 
  листов 

  Крайние 
даты дел и 
документов 

Всего дел, 
документов, 
 листов 

  1 

     2 

    3 

    4 

     5 

    6 

   7 

 \r\n                   2. Учет описанных документов \r\n 

 Дата 
записи 

Номер 
описи 
 дел 

Крайние 
 даты 
  дел 
 описи 

Название 
  описи 
   или 
аннотации 
документов 

Поступило 
  дел 

            Выбыло 

                     Наличие (остаток) 

Дел 

Основание 
  выбытия 
(название, 
 дата, N 
документа) 

В том числе 
 по описям, 
утвержденным 
    ЭПК 

Всего 
дел в 
фонде 

                   В том числе 

        постоянного хранения 

   по л/с 

дел 

крайние 
 даты 
  дел 

   из них по 
    описям, 
утвержденным 
    ЭПК 

дел 

крайние 
даты дел 

 дел 

крайние 
 даты 

дел 

крайние 
даты дел 

  1 

  2 

   3 

    4 

    5 

 6 

    7 

  8 

   9 

   10 

11 

   12 

   13 

  14 

 15 

   16 

 \r\n                          Форма листа фонда 

Приложение 54
к пп. 15.6.4 и 15.6.10

КАРТОЧКА ФОНДА N _________________\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n (место хранения фонда - наименование таможенного органа)\r\n__________________________________________________________________\r\n (дата первого поступления документов фонда в архив)\r\n

   Крайние даты каждого названия фонда 

 Название фонда 

                 1 

         2 

 \r\n                                         Формат А5 (148 х 210 мм) \r\n \r\n                Форма карточки архивного фонда \r\n                   (лицевая сторона) \r\n \r\n         Учет изменений в составе и объеме фонда \r\n 

  на 
01.01. 
  г. 

  на 
01.01. 
  г. 

  на 
01.01. 
  г. 

  на 
01.01. 
  г. 

Всего дел в фонде 

Всего дел 

Постоянного 
хранения 

Крайние 
даты дел 

Внесено в 
описи, 
утвержденные 
ЭПК 

Из них 

Крайние 
даты дел 

Всего дел 

Крайние 
даты дел 

По личному 
составу 

Внесено 
в описи, 
согласованные 
с ЭПК 
(крайние даты дел) 

Наличие 
неописанных 
документов 
(дел, документов, 
листов) 

 \r\nЗаведующий архивом                 Подпись             Расшифровка\r\n(лицо, ответственное за архив)                         подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n              Форма карточки архивного фонда\r\n                    (оборотная сторона)\r\n 

Приложение 55
к п. 15.9.1

1. Общие положения

1.1. Инспектор является ответственным за архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения) <*> документационного обеспечения.

<*> В дальнейшем тексте - отдел.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

положением об архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и указанных таможенных органов;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

методическими документами соответствующего госархива;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.

2.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно - справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов и других структурных подразделений указанных таможенных органов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов и других структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составлять и представлять (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;

осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организовать использование документов (информировать руководство и сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера);

вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

оказывать методическую помощь в составлении номенклатур дел указанных таможенных органов; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в указанных таможенных органах;

ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор:

принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК указанных таможенных органов и ЭПК госархива;

выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам указанных таможенных органов.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах и других структурных подразделениях, хозяйственной службой таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующим государственным архивом.

Приложение 56
к п. 15.9.2

Наименование таможенного органа                          УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                   Начальник отдела (отделения)\r\n                                  документационного обеспечения\r\n \r\n \r\n                                  Подпись           Расшифровка\r\n                                                    подписи\r\n \r\n                                  Дата\r\n \r\n                           ПЛАН\r\n           РАБОТЫ __________________ НА ____ ГОД\r\n                     (название архива)\r\n 

 N 
п/п 

  Название 
 раздела и 
наименование 
вида работы 

 Единица 
измерения 
 работы 

Объем 
работы 

Бюджет 
рабочего 
времени 

  Срок 
исполнения 

Исполнитель 

Примечание 

 1 

    2 

    3 

  4 

   5 

     6 

    7 

    8 

 \r\nЗаведующий архивом                   Подпись           Расшифровка\r\n(лицо, ответственное за архив)                         подписи\r\n \r\n            Форма годового плана работы архива

Приложение 57
к п. 15.10

УТВЕРЖДАЮ                                                УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\nНаименование должности                   Директор государственного\r\nруководителя таможенного органа                             архива\r\n \r\n \r\nПодпись           Расшифровка        Подпись           Расшифровка\r\n                  подписи                                  подписи\r\n \r\nДата              Гербовая печать    Дата          Гербовая печать\r\n                  таможенного                     государственного\r\n                  органа                                    архива\r\n \r\nАКТ\r\n______________ N ______\r\n \r\n_______________________\r\n  (место составления)\r\n \r\nприема - передачи документов на\r\nгосударственное хранение\r\n \r\nОснование: Положение   об  Архивном  фонде  Российской  Федерации,\r\nутвержденное  Указом  Президента Российской Федерации от  17.03.94\r\nN 552\r\n \r\n В связи с ____________________________________________________\r\n                   (истечением срока хранения документов\r\n__________________________________________________________________\r\n  (название фонда) в таможенном органе, ликвидацией таможенного\r\n                      органа и т.д.)\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n             (наименование таможенного органа)\r\nпередает, а ______________________________________________________\r\n                 (наименование государственного архива)\r\nпринимает на государственное хранение документы за _______________\r\n                                                        (годы)\r\nи справочный аппарат к ним:

Итого принято ____________________________ ед. хр.\r\n               (цифрами и прописью)\r\n \r\nВ государственном архиве фонд N _____________________\r\n \r\nПередачу произвели:                   Прием произвели:\r\n \r\nНаименования должностей лиц,          Наименования должностей лиц,\r\nпроизводивших передачу                производивших прием\r\n \r\n \r\nПодпись           Расшифровка         Подпись          Расшифровка\r\n               подписи                              подписи\r\n \r\nДата                                  Дата\r\n \r\n          Форма акта приема - передачи документов\r\n                на государственное хранение\r\n 

Приложение 58
к п. 15.11.2

Наименование таможенного органа\r\n \r\n \r\nАКТ                                                      УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n______________ N _____                       Начальник таможенного\r\n______________________                                      органа\r\n (место составления)\r\n                                        Подпись        Расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n                                        Дата\r\nприема - передачи при смене\r\nзаведующего архивом  (лица,\r\nответственного за архив)\r\n \r\nДата\r\n \r\n В  соответствии     с     приказом      от       ________________\r\nN __________________________ передал, а __________________________\r\n  (Ф.И.О. передающего)                     (Ф.И.О. принимающего)\r\nпринял в  присутствии  комиссии  (третьего лица),  образованной на\r\nосновании данного     приказа,     в     составе      председателя\r\n_________________________ и членов\r\n  (Ф.И.О.)\r\n_________________________________________________ документы архива\r\n                  (Ф.И.О.)\r\nза _____________________  годы  и  учетно  -  справочный аппарат к\r\nним:\r\n 

 N 
п/п 

Название 
 и номер 
  описи 

Количество 
экземпляров 
   описи 

Количество 
 принятых 
   дел 

Примечание 

 1 

    2 

     3 

    4 

     5 

 \r\nИТОГО принято _______________________________________________ дел,\r\n                      (цифрами и прописью)\r\nв том числе ____________________ описей в ________________________\r\n         (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)\r\nэкземплярах.\r\n \r\nСостояние документов и описей:\r\n__________________________________________________________________\r\n              (общая характеристика состояния)\r\n \r\nОдновременно передаются __________________________________________\r\n                            (виды НСА и их объемы, состояние)\r\n \r\nСостояние помещения архива:\r\n__________________________________________________________________\r\n              (общая характеристика состояния)\r\n \r\nНаличие и состояние оборудования и инвентаря:\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n              (общая характеристика состояния)\r\n \r\nПередал:                           Подпись             Расшифровка\r\n                                                       подписи\r\n \r\n \r\nПринял:                            Подпись             Расшифровка\r\n                                                    подписи\r\n \r\n \r\nПредседатель комиссии              Подпись             Расшифровка\r\n(Третье лицо)                                          подписи\r\n \r\n \r\nЧлены комиссии:                    Подписи             Расшифровка\r\n                                                    подписей\r\n \r\nФорма акта приема - передачи при смене заведующего архивом\r\n                 (лица, ответственного за архив)