Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно - техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальниках таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством указанных таможенных органов. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, приказами и распоряжениями начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, нормативно - методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказами начальников указанных таможенных органов из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела (отделения) документационного обеспечения и представителя соответствующего госархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются организация и проведение:

экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел;

экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно - технической и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (в том числе научно - технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов указанных таможенных органов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатур дел; дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам;

рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - сводные номенклатуры для указанных таможенных органов, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение начальников указанных таможенных органов - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций, проверку их деятельности и периодически заслушивает на своих заседаниях доклады, сообщения председателей этих комиссий;

оказывает методическую и практическую помощь подчиненным региональному таможенному управлению организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов;

совместно с отделами (отделениями) документационного обеспечения и кадровой службой проводит для сотрудников делопроизводственных служб и архивов, других сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также для членов ЭК подведомственных региональному таможенному управлению организаций инструктаж и консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

запрашивать от начальников отделов и других структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и других структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;

приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов и других структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;

в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

информировать руководство таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

в установленном порядке представлять указанные таможенные органы в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России, получает от них соответствующие организационно - методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 29
к п. 10.16

\r\nНаименование таможенного органа\r\n \r\n                                                         УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\nАКТ                                         Наименование должности\r\n____ N ____                                           руководителя\r\n                                                таможенного органа\r\n_________________________________\r\n      (место составления)                   подпись    расшифровка\r\n                                                           подписи\r\n \r\nО выделении к уничтожению                     дата\r\nдокументов и дел, не\r\nподлежащих хранению\r\n \r\nНа основании _____________________________________________________\r\n             (название и выходные данные перечня документов\r\n__________________________________________________________________\r\n              с указанием сроков их хранения)\r\n \r\nотобраны   к   уничтожению    как не имеющие научно - исторической\r\nценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____\r\n                                                         (название\r\n                                                           фонда)\r\n 

 N 
п/п 

Заголовок 
 дела или 
групповой 
заголовок 
  дела 

  Дата 
  дела 
  или 
крайние 
  даты 
  дел 

  Номера 
  описей, 
номенклатур 
 за ______ 
  год(ы) 

Индекс дела 
(тома, части) 
    по 
номенклатуре 
 или N дела 
  по описи 

 Кол-во 
  дел 
(томов, 
частей) 

 Сроки 
хранения 
  дела 
  (тома, 
  части) 
и номера 
 статей 
   по 
 перечню 

Примечание 

 1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

 \r\n Итого _____________________________ дел за _________________ годы\r\n        (цифрами и прописью)\r\n \r\n Описи дел  постоянного хранения за _______ годы утверждены,  а по\r\nличному         составу         согласованы         с          ЭПК\r\n________________________________________\r\nнаименование архивного учреждения\r\n \r\nпротокол от _________________ N __________________________________\r\n \r\nнаименование должности лица, проводившего     подпись  расшифровка\r\nэкспертизу ценности документов                             подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭК таможенного органа\r\nот _____ N ______\r\n \r\nДокументы в количестве _________________________ дел, весом ___ кг\r\n                       (цифрами и прописью)\r\nсданы в ______________________________________________\r\n                 (наименование организации)\r\n \r\nна переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________\r\nN ________________\r\n \r\nНаименование должности сотрудника,          подпись    расшифровка\r\nсдавшего документы                                         подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены.\r\n \r\nНаименование должности сотрудника архива    подпись   расшифровка\r\n(отдела документационного обеспечения),                   подписи\r\nвнесшего изменения в учетные документы\r\n \r\nДата\r\n \r\n                           Форма акта \r\n  о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 

Приложение 30
к пп. 11.2, 11.4 и 15.6.3