Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первоначальная обработка поступающих в управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица документов осуществляется централизованно отделом (отделением, группой) документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление, таможню (таможенный пост) и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение руководству отдела документационного обеспечения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа на основании распределения функций в таможенном органе.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства таможенного органа (или отделов). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где во все экземпляры карточек вносятся резолюции руководителей.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в отделе документационного обеспечения, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

4.2. Подготовка и обработка составленных в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документов

Подписанный документ регистрируется в отделе документационного обеспечения. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления.

4.3. Регистрация документов

4.3.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

4.3.2. Регистрации подлежат все создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с перечнями, - приложения 16, 18).

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые).

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.3.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру (приложения 16, 17); перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений (приложение 18); перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел.

4.3.4. Документы регистрируются при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы (на базе СУБД "Ирис 2.23"), создания условий для последующего перехода к построению отраслевой информационной системы на основе СУБД "ORACZE" обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и др.); отметки об исполнении и направлении документа в дело.

4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

4.3.6. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется "шахматка" для входящих документов (приложение 19).

Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для исходящих документов, - приложение 19), например:

4.3.7. Документы регистрируются в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Документы регистрируются на карточках (приложение 20) или на машинных носителях.

4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п. 5.4.2).

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных картотек"):

картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,

картотека приказов по кадрам,

картотека входящей корреспонденции,

картотека исходящей корреспонденции.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного управления, таможни (таможенного поста) при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.

Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный момент.

4.4. Построение поисковой системы

4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд. 8).

4.4.2. При традиционной карточной регистрации печатается для:

В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

4.4.3. В структурном подразделении таможенного органа при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе учетно - регистрационной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения.

По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно - справочную картотеку и располагается по порядку номеров.

4.4.4. При передаче документов на хранение в архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.5. Подсчет объема документооборота

4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документационного обеспечения и представляются руководству управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

4.5.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально - множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие документы и создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица подсчитываются отдельно.

4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.

Подсчет документооборота осуществляется в целом по управлению, таможне, таможенному посту со статусом юридического лица с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях указанных таможенных органов (протоколы заседаний коллегии, совещаний и заседаний, докладные записки, грузовые таможенные декларации, декларации таможенной стоимости, лицензии, постановления по делам о НТП, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 21).