Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможенное управление, таможня, таможенный пост со статусом юридического лица образуют архивы.

14.2. В своей практической деятельности архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица руководствуются законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 34).

14.3. Архивы таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица хранят документы аппарата указанных таможенных органов, организаций - предшественников указанных таможенных органов и, при необходимости, других организаций в соответствии со списками организаций - источников комплектования архивов, утвержденными руководителями указанных таможенных органов.

14.4. В архивы управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.6. Информация, используемая в автоматизированной системе документационного обеспечения в машиночитаемой форме, хранится на жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения этого срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стример).

Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах) устанавливается в соответствии с номенклатурами дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В том случае, когда срок хранения информации превышает 5 лет, целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.

14.7. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения (п. 15.9.2).

14.8. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.