Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

15.1. Главные задачи архивов

Главными задачами архивов являются:

комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен положениями об архивах;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архивах, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.

15.2. Основные функции архивов

Архивы в целях выполнения своих главных задач осуществляют следующие основные функции:

принимают на хранение в соответствии с порядком, установленным подпунктами 14.4 - 14.8 настоящей Инструкции, документы отделов и других структурных подразделений управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архивы дел, документов;

составляют научно - справочный аппарат к хранящимся в архивах документам;

проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах; ежегодно представляют на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвуют в работе ЭК указанных таможенных органов; оказывают методическую помощь в проведении отделами и другими структурными подразделениями экспертизы ценности документов;

подготавливают и в установленном настоящей Инструкцией порядке (подраздел 15.10) передают на государственное хранение документы. В этих целях осуществляют или организуют ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива; оказывают методическую и практическую помощь отделу (отделению, группе) документационного обеспечения в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

представляют ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архивах;

осуществляют использование документов, хранящихся в архивах (информируют руководство и сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе и содержании документов архивов; по поручению руководства указанных таможенных органов осуществляют выявление документов; выдают в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняют запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки; консультируют организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведут учет использования документов, хранящихся в архивах);

осуществляют проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве таможенных органов;

участвуют в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников документационного обеспечения таможенных органов;

участвуют в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.

15.3. Обеспечение сохранности документов архива

15.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

учет документов (подраздел 15.6), проверка их наличия и состояния;

обеспечение физико - химической сохранности документов.

15.3.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением планово - предупредительного его ремонта;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

созданием оптимального температурно - влажностного режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

15.3.3. При отсутствии специальных помещений для архивов выделяются приспособленные помещения в здании управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и рабочей комнаты для сотрудников архива.

Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.

Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

15.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.

15.3.5. Помещения архивов до размещения в них документов принимаются комиссиями, которые назначаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. В комиссии должны входить представители отделов (отделений, групп) документационного обеспечения, соответствующего госархива и пожарной охраны.

Комиссии проверяют исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляются акты. Акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Осмотр состояния помещений архивов проводится в дальнейшем по требованию заведующих архивами, но не реже одного раза в 5 лет.

15.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.

Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются пожарной сигнализацией.

15.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

15.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за температурно - влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 35). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры, принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от установленных норм.

15.3.9. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.

15.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

15.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ, а также проводится систематическая влажная уборка помещений хранилищ.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения архива может использоваться бытовой электропылесос.

15.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

15.3.13. Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

15.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения.

15.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

Для выяснения причин происшествий, определения физического состояния документов и проверки их наличия начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии. Результаты работы комиссий оформляются актами.

15.3.16. Архивами разрабатываются планы мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в которых предусматриваются порядок и место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

Планы эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайных происшествий утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.3.17. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно ставится в известность начальник таможенного органа.

15.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, оперативного их использования.

Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого отдела или другого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

15.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках <*>.

<*> Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся на полках, поставленными вертикально, без связок.

К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в которых указываются: наименования управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; наименования отдела или другого структурного подразделения, номер фонда и описи; год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.

15.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

15.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 36).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

15.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилища:

для работы в рабочей комнате архива;

во временное пользование вне архива (отделам или другим структурным подразделениям, таможенным органам, а также судебным и следственным органам).

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в отделы или другие структурные подразделения (приложение 37);

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (приложение 38).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: выдачи дел в рабочие помещения таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (приложение 38), который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю. Акты подписываются руководителями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и руководителями организаций - получателей, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Дела выдаются из хранилища для использования только в обработанном виде.

Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель (приложение 39), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после исполнения, проверяется в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел;

при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

при реорганизации и ликвидации таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица.

Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 40). После утверждения акта руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по всем его пунктам в учетные документы (лист фонда и др.) вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2 и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим госархивом.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных номеров дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 41), затем в акте проверки.

Дела, выданные в структурные подразделения управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, проверяются на общих основаниях по книге выдачи дел из хранилищ (приложение 42). Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело фонда.

При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело карточку (приложение 43).

По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск необнаруженных дел в отделах и других структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив;

изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.

Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием должности и даты.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:

о выделении документов и дел к уничтожению;

о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 44);

о неисправимых повреждениях дел (приложение 45);

передачи дел в другие архивы и организации.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и утверждаются начальниками указанных таможенных органов.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их согласования с соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры, обеспечивающие физическое и санитарно - гигиеническое состояние документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК госархива.

15.4. Классификация документов архива

15.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению <*>.

<*> Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному наименованию фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.

15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при составлении номенклатур дел, при подготовке дел к передаче в архивы указанных таможенных органов.

Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.

Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии с отделами или другими структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по их значимости.

При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

15.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и законченных описей дел фонда

15.5.1. В архиве на основе описей дел структурных подразделений (подразделы 10.16 и 10.17) составляются годовые разделы сводных описей дел всего управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архивов указанных таможенных органов является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования, оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

15.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, или при отсутствии указанных справок (подпункт 12.2) архивом совместно с отделом (отделением, группой) документационного обеспечения и структурным подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов архивом составляются акты недостачи дел, которые утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения и архиве и по одному экземпляру передается в ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЭК и ЭПК.

15.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в подпунктах 12.2 - 12.4 настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела N ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п. 15.4.4).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 46). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (подпункт 12.3).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п. 15.5.5); при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты.

Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателей к разделу и их виды определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений; названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел; указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 47) заверительная надпись; в ней указываются общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Годовые разделы сводных описей дел составляются в 4-х экземплярах и подлежат рассмотрению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. После рассмотрения и одобрения ЭК годового раздела в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.

На рассмотрение ЭПК госархива архивами указанных таможенных органов представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годовых разделов ЭПК госархива разделы утверждаются руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив; остальные остаются в указанных таможенных органах.

15.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годовых разделов сводных описей ЭПК госархива и руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и хранятся в архивах указанных таможенных органов до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

15.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (п. 15.5.3), считаются законченной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер (п. 15.6.6).

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 47) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел (п. 15.5.3).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 48).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного или временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При составлении титульного листа законченной описи учитывается следующее:

название фонда пишется в виде официального наименования фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

В оглавлении к законченной описи перечисляются:

предисловие (общее);

названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);

названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с проставлением номеров листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (п. 15.5.3).

Для составления предисловия к законченной описи используются официальные издания ГТК России, таможенных управлений и таможен, документы фонда, учетные документы и научно - справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в один указатель, который помещается в конце законченной описи; при этом указатели к годовым разделам изымаются.

Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющих опись (п. 15.5.3). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

15.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 49). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в двух экземплярах и одобряются вначале ЭК, а затем утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 49).

15.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 50). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава <*>;

<*> В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.

При передаче личных дел из архива таможенного органа в Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и акта приема - передачи).

лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту <*>.

<*> В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.

При передаче личных дел из архива таможенного органа в Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и акта приема - передачи).

Годовые разделы сводных описей дел по личному составу печатаются в трех экземплярах, подписываются составителями и представляются на рассмотрение ЭК. После одобрения разделов ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению руководством указанных таможенных органов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.5. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 48).

15.6. Учет документов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица

15.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.

Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе, содержании документов.

15.6.2. В архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица учет документов ведется по фондам, единицам хранения (делам).

Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

список фондов (приложение 52) - для суммарного и индивидуального учета фондов и присвоения им номеров;

лист фонда (приложение 53) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

описи дел (приложения 33, 46, 49, 50) - для поединичного и суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел);

утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу <*> составляется лист - заверитель дела (приложение 30), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (подраздел 11.5) и в делах по личному составу <*> составляются внутренние описи документов (приложение 31). На каждый фонд ведется дело фонда.

<*> См. примечание к подразделу 11.5.

15.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в архивах таможенных управлений, таможен, а также таможенных постов со статусом юридических лиц, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (приложение 54).

15.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01 каждого года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

15.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет достигается составлением итоговой записи к описям (пп. 12.5 и 15.5.3).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (п. 15.5.5). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом обща? итоговая запись пересоставляется.

Описи дел отделов и других структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (п. 15.5.5). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

15.6.7. Учетными документами для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, являются сводные номенклатуры дел управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, в которых делаются итоговые записи.

15.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

15.6.9. В листе фонда (приложение 53) в графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования и подведомственность фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в наименовании и подведомственности указанных таможенных органов вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

описей структурных подразделений и годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

акта приема - передачи дел в государственный архив;

акта о выделении к уничтожению дел; акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акта о неисправимом повреждении дел;

акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи отделов и других структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например, если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда.

15.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 54) составляется в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий госархив, второй - остается в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в архивах указанных таможенных органов. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе фонда.

15.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их фондов: историческая справка (п. 15.7.5), схема систематизации фонда (подраздел 15.4), старые листы фонда; акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

15.7. Научно - справочный аппарат к документам архива

15.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архивах таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица создается научно - справочный аппарат к документам архивов (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архивах указанных таможенных органов. Состав НСА определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

15.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно - регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

15.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в информации о составе и содержании документов архивов.

Картотеки создаются на наиболее часто используемые документы (организационно - распорядительная документация, документы по личному составу, научно - техническая документация и т.д.).

Основой картотек, создаваемых в архивах таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, могут служить учетно - регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве указанных таможенных органов и поступившие в архивы вместе с документами.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками - разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально - правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество сотрудника; ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

15.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в нем (пп. 15.5.3, 15.5.5).

15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица) и фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации указанных таможенных органов;

крайние даты деятельности указанных таможенных органов;

задачи, функции указанных таможенных органов и их изменения;

масштаб деятельности указанных таможенных органов, состав системы подведомственных организаций;

изменения в наименовании и подчиненности указанных таможенных органов;

структура указанных таможенных органов и ее изменения.

Во втором разделе:

количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

время поступления фонда в архив;

изменения в составе, объеме фонда и их причины;

указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

место передачи;

степень сохранности документов.

В третьем разделе:

обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию;

НСА к фонду;

использование документов фонда (в каких целях).

Исторические справки дополняются при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и т.д.

Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

15.8. Использование документов архива

15.8.1. Документы архивов используются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица, заинтересованными государственными и общественными организациями, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Основными формами использования документов архивов являются: информирование руководства и структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально - правового характера.

Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам государства или гражданам, для использования не предоставляются.

Использование документов проводится только с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Организации и граждане при использовании документов архивов указанных таможенных органов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

15.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке письма таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименования документа: "Архивная справка".

В справке приводятся наименования документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фонда, описей и листов дел).

Архивные справки подписываются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и заведующими архивами. Справки заверяются гербовыми печатями указанных таможенных органов. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

15.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письма, содержащие сведения об отсутствии в архивах документов вследствие их гибели или утраты, заверяются гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.8.4. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на основании хранящихся документов выдают организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименований: "Архивная копия", "Архивная выписка". Наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписями заведующих архивами и гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии и выписки направляются с письмами, подписанными руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения указанных таможенных органов.

15.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделением и другим таможенным органам. Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в п. 15.3.22.

15.8.6. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица исполняют запросы организаций, заявления граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) <*> социально - правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в п. 15.8.2.

<*> В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально - правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также используются регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.

Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивные справки, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справки продолжаются на втором и последующих листах. При этом каждый лист справок заверяется гербовыми печатями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

15.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Учет исполнения социально - правовых запросов осуществляется в установленном порядке.

Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 42).

15.9. Организация работы архива

15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав документов, поступающих на хранение; задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положения об архивах утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция (приложение 55), которая должна быть оформлена в соответствии с Приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.

15.9.2. В архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы - графики приема дел, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.

Планы - графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующего госархива.

В планах предусматриваются санитарные дни для проведения санитарно - гигиенических работ (п. 15.3.13).

Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 56).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела (отделения) документационного обеспечения.

В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).

15.9.3. Учет труда в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица ведется в дневниках учета труда, в которых ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.

В дневнике записываются: даты, виды и объем работ; затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов - графиков (п. 15.9.2), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

15.10. Порядок передачи архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица документов на государственное хранение

Передача документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в государственный архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством указанных таможенных органов и соответствующего госархива.

Документы указанных таможенных органов передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи (приложение 57), составляемым в двух экземплярах.

Перед передачей документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на государственное хранение представитель государственного архива осуществляет в указанных таможенных органах проверку физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляются акты; устранение обнаруженных дефектов проводится силами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При передаче документов в государственный архив передается 2 экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертые экземпляры описей вместе с экземплярами акта остаются в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в актах приема - передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемых к актам справках таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Указанные таможенные органы обязаны принять меры к розыску отсутствующих дел.

15.11. Порядок приема - передачи документов при смене начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы), а также при реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов

15.11.1. При смене начальников управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно - справочного аппарата к ним отражается в актах приема - передачи указанных таможенных органов.

В соответствии с учетными данными отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве.

15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием - передача документов и учетно - справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 58).

Для приема - передачи дел заведующими архивами приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

Прием - передача дел лицами, ответственными за архивы, вновь назначаемым лицам производится в присутствии третьих должностных лиц, назначаемых начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При приеме - передаче дел проверяются наличие и состояние:

документов архива;

учетных документов и НСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

печатей и штампов архива;

противопожарного и охранного оборудования;

а также проверяются условия хранения документов.

Акты приема - передачи документов при смене заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы) подписываются сдающими и принимающими документы архива, членами комиссии (третьими лицами) и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В случае обнаружения при приеме - передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство указанных таможенных органов и принимаются меры к их розыску.

15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при реорганизации или ликвидации последних предусматривается приказами о реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.

Передача документов ликвидируемых указанных таможенных органов входит в обязанность комиссий, образованных для передачи дел и имущества.

При реорганизации указанных таможенных органов с передачей их функций другим организациям последние принимают по актам незавершенные делопроизводством дела управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их архивы.

Перед передачей документов ликвидируемых или реорганизованных указанных таможенных органов осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

Согласовано
Заместитель руководителя Росархива
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
3 марта 1999 года