Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МНС РФ от 21.04.2004 N САЭ-3-18/297@ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"

1.1. "Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень) составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 года, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва, Росархив, 2002), других нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

: В связи с утратой силы Основ законодательства РФ от 07.07.93 N 5341-I и Положения об Архивном фонде РФ, следует руководствоваться принятым взамен Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании деятельности учреждений, организаций и предприятий (далее - организации) системы налоговых органов Российской Федерации.

1.3. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов, используется при подготовке номенклатур дел, разработке схем классификации документов и при формировании дел в процессе делопроизводства.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при работе экспертных комиссий, определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение и пополнении Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в организациях МНС России.

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций МНС России.

2.2. Перечень состоит из 19 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую организационные, распорядительные функции управления, функции правового обеспечения деятельности налоговых органов, функции организации контроля за соблюдением налогового законодательства и деятельностью налоговых органов, а также функции документационного обеспечения управления, организации архивного хранения документов и модернизации информационных технологий в налоговых органах;

- разделы 2 - 5 включают документы по стратегическому и оперативному планированию, финансированию и страхованию, учету и отчетности налоговых органов;

- раздел 6 включает документы о налоговой политике, совершенствовании налогового администрирования, прямого и косвенного налогообложения;

- раздел 7 посвящен государственной регистрации и учету юридических и физических лиц, государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, ведению Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, Единого государственного реестра налогоплательщиков, анализу информации о государственной регистрации юридических лиц и учету налогоплательщиков;

- раздел 8 содержит документацию о налогообложении юридических и физических лиц; регулировании прибыли некоммерческих, коммерческих, финансово-кредитных и страховых организаций, внешнеэкономической деятельности, валютных операций, подакцизных товаров, малого и игорного бизнеса, индивидуального предпринимательства; координации контроля за крупнейшими налогоплательщиками; по единому социальному налогу; сборах за использование патентованных наименований и документацию о взыскании налоговой задолженности;

- раздел 9 включает документацию о лицензировании и контроле производства и хранения алкогольной и табачной продукции;

- раздел 10 посвящен ведению государственного реестра контрольно-кассовой техники и контролю за ее применением и техническим обслуживанием;

- раздел 11 включает документацию по научному, информационному и телекоммуникационному обеспечению налоговых органов, нормативно-методическому и организационному обеспечению информатизации налоговых органов, разработке, внедрению и эксплуатации информационных средств, обеспечению защиты информации, взаимодействию со средствами массовой информации;

- раздел 12 содержит документы о международном сотрудничестве с международными организациями, со странами ближнего и дальнего зарубежья;

- раздел 13 включает документацию по управлению персоналом, организации и нормативно-методическом обеспечении приема, перевода, увольнения, аттестации, профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров, о стимулировании труда работников налоговых органов;

- раздел 14 включает документы по нормированию, тарификации и охране труда;

- разделы 15, 16 содержат документацию по капитальному строительству, ремонту и реконструкции, по эксплуатации зданий и сооружений, организации материально-технического обеспечения, хранения материально-имущественных ценностей, материально-технического снабжения, транспорта, связи;

- раздел 17 содержит документацию по организации охраны и безопасности, пропускного режима, пожарной безопасности, гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях;

- раздел 18 содержит документацию, отражающую социально-бытовое и медицинское обеспечение;

- раздел 19 посвящен документации, отражающей деятельность общественных организаций.

2.3. Документация в разделах и подразделах Перечня обобщена в статьях, систематизированных по функционально-предметному принципу в логической последовательности их значимости. Статьям присвоена единая последовательная нумерация. Статьи Перечня зачастую не содержат конкретных наименований видов, а тем более разновидностей документов. В статье Перечня объединяются в комплекс документы разных видов, относящихся к конкретному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения. Наименования основных видов документов, включенных в отдельные статьи, перечисляются в скобках.

2.4. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы N 3 - 6), распространяются на соответствующие организации налоговой системы, независимо от того, подлежат ли документы хранению в государственных, муниципальных архивах или не подлежат.

Графа N 3 Перечня содержит указания о сроках хранения документации Центрального аппарата МНС России. Графа N 4 Перечня содержит указания о сроках хранения документов Межрегиональных инспекций МНС России по федеральным округам и управлений МНС России по субъектам Российской Федерации. Графа N 5 содержит указания о сроках хранения документации Межрегиональных инспекций МНС России по крупнейшим налогоплательщикам, межрегиональной и межрайонных инспекций МНС России по централизованной обработке данных, инспекций межрайонного уровня, инспекций МНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, научно-исследовательских, проектно-конструкторских организаций и учебных заведений МНС России. Графа N 6 Перечня содержит указания о сроках хранения документации в подведомственных МНС России организациях, учреждениях и предприятиях хозяйственного, медицинского и социально-бытового назначения.

2.5. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "После истечения срока действия договора", "После замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности. В графе "Примечание" при необходимости дается поясняющая отметка: "Информация в электронном виде", "База данных" и т.п.

2.6. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

2.7. Организации налоговой системы применяют указанные в Перечне сроки хранения документов в установленном порядке при отборе документов на хранение в соответствующие государственные, муниципальные архивы и при организации экспертизы ценности документов для дальнейшего ведомственного хранения и к уничтожению.

Организации налоговой системы, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (графа N 6), применяют постоянный срок хранения по Перечню к своим документам до ликвидации организации (ДЛО). В случае ликвидации организации социально значимые документы по личному составу передаются на хранение в соответствующие государственные, муниципальные или ведомственные архивы (архив организации) в установленном порядке.

Для определения сроков хранения документов при проведении экспертизы их ценности необходимо руководствоваться соответствующими статьями Перечня, проводя полистный просмотр дел. Отбор на хранение или уничтожение документов (дел) только по заголовкам не допускается.

Срок хранения документов на машинных (компьютерных) носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционной бумажной основе. Некоторые виды документов налоговой системы не имеют бумажного аналога и существуют только в электронном виде, о чем сделаны отметки в графе "Примечание" Перечня (см. п. 2.5).

2.8. Архивы должны принимать на хранение документы преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

2.9. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.

2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

2.12. Документы, образовавшиеся в деятельности налоговых органов, но не вошедшие в Перечень, вносятся в номенклатуру дел соответствующего налогового органа (организации). Сроки хранения этих документов определяются на основании изучения их научной и практической ценности и устанавливаются решением ЭПК органа управления архивным делом, если организация состоит на учете государственного, муниципального архива, или решением ЭК организации, утвержденной ее руководителем.

2.13. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций налоговой системы.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня, только по решению ЦЭПК Росархива или, в крайнем случае, ЭПК архивного органа субъекта РФ.

2.14. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

2.15. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами МНС России, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

2.16. Отбор документов на постоянное, временное хранение и на уничтожение должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций, а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "Постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

2.17. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

2.18. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации, направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с соответствующим ЭПК и утверждаются руководителем организации.

2.19. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

2.20. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись дел постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

2.21. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

2.22. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

2.23. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом (учреждением) описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой, согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации, ответственность в установленном законом порядке.

2.24. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

2.25. С введением данного Перечня прекращает действие ряд ранее изданных отраслевых нормативных и организационно-распорядительных документов, регламентировавших сроки хранения документов:

совместное письмо Госналогслужбы России от 10.02.1994 N ВГ-6-09/38 и Государственной архивной службы от 10.02.1994 N 5/200-П "Об обеспечении сохранности документов государственных налоговых инспекций и отборе их в состав Архивного фонда России" с приложением "Примерный перечень документов постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в процессе деятельности госналогинспекций и подлежащих передаче в состав Архивного фонда России";

решение ЦЭПК при Росархиве и ЦЭК ГНС РФ от 27.06.1996 "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета". Письмо Госналогслужбы России от 25.07.1996 N ПВ-6-25/512;

Приказ МНС России от 16.10.2001 N БГ-3-18/413 "Об утверждении Перечня специфических документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков хранения".

Наряду с настоящим Перечнем рекомендуется использовать "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения". М., Росархив, 2000, и другие действующие типовые перечни, утвержденные Росархивом.