Законодательная база Российской Федерации

"ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" от 18.06.97 N 61 (утв. Приказом ЦБ РФ от 18.06.97 N 02-263) (План счетов, Части I - III)

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "О бухгалтерском учете" и на основании Правил бухгалтерского учета, установленных Банком России, кредитная организация разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производится с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах. Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники.

Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

1.1. Бухгалтерские операции выполняют работники, выделенные для этого, независимо от того, в каком структурном подразделении кредитной организации эти работники состоят. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно - денежных и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

Все бухгалтерские работники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру кредитной организации.

1.2. Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

Конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах.

Конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

1.3. Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня, в течение которого производится обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего дня). Конкретное время начала, конца операционного дня (времени) определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры.

1.4. Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

1.5. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.

1.5.1. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

1.5.2. Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в учреждениях Банка России и других кредитных организациях, то такие документы учитываются внесистемно (каждым работником ведется реестр этих документов с указанием в нем даты и времени (часы и минуты) приема документа, даты его выписки, группы очередности, суммы, номера лицевого счета плательщика, итога суммы всех принятых документов). Реестр можно вести с использованием ЭВМ.

Оплата денежно - расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором.

1.5.3. Не позднее утра следующего дня реестры с приложенными документами передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти платежные документы с обобщенным реестром передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов, операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

1.5.4. Выписки по корреспондентским счетам кредитные организации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий рабочий день до начала рабочего дня кредитной организации, обрабатывать и проводить по счетам получателей и плательщиков средств и включаться в баланс истекшего дня, то есть эти операции на счетах отражаются днем их проводки по корреспондентским счетам. Одновременно с выпиской по корреспондентским счетам кредитная организация получает документы, на основании которых зачислены средства на корреспондентский счет.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками - нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними.

1.5.5. Чтобы обеспечить выполнение требований, изложенных в пп. 1.5.2 - 1.5.4, кредитная организация должна предусмотреть в договорах банковского счета об установлении корреспондентских отношений обязанности и ответственность каждой стороны.

1.5.6. Прием документов оформляется бухгалтерскими работниками различно в зависимости от сроков оплаты документов. На документах, оплачиваемых в день приема, расписка содержит текст: "Принято и оплачено "__" ______ 199_ г.", оплачиваемых на следующий рабочий день: "Принято "__" _____ 199_ г.", "Оплачено "__" _____ 199_ г.". Расписка подписывается работником (работниками) бухгалтерии.

1.5.7. При подписании документов фамилия подписавшего работника банка должна быть также обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

1.5.8. Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, организации, должны быть отправлены в тот же день (оформления приема, подписания).

1.5.9. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица - вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности и позже.

1.5.10. Оплата документов со счетов клиентов, с корреспондентских счетов производится с соблюдением установленной законодательно очередности платежей.

1.5.11. Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут передаваться в кредитные организации с применением технических средств. Кредитная организация определяет порядок приема информации по техническим средствам, ее защиты, оформления, отражения в учете, подтверждения и помещения подтверждающих документов в документы дня.

1.6. Документы по операциям, связанным с перечислением средств через учреждения Банка России, оформляются в соответствии с установленным порядком Банка России и требованиями РКЦ, принимающего документы к исполнению.

При осуществлении расчетных операций через другие кредитные организации (их филиалы) документы оформляются в порядке, установленном договором о корреспондентских отношениях, в котором должны найти обязательное отражение следующие вопросы:

- какими документами оформляются расчеты между банками - корреспондентами;

- порядок направления документов и используемые технические средства;

- способы удостоверения права распоряжения денежными средствами;

- контроль и выверка расчетов.

1.7. Прием к исполнению документов клиентов. Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их расчетных (текущих) счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленных в соответствии со следующими требованиями.

1.7.1. Представляемые клиентами документы на осуществление расчетов по их поручению в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению расчетов.

Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с требованиями положений Банка России о порядке ведения кассовых операций.

Для осуществления валютных операций клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России.

1.7.2. Клиент обязан указывать в тексте платежных (расчетных) документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Чеки и платежные поручения принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в банк, если клиентом указана другая дата, то она исправляется на всех экземплярах документа. Исправление заверяется подписью работника банка.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа, например сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты.

1.7.3. При передаче распоряжений владельцев счетов электронными средствами должно быть обеспечено использование в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом. В этих случаях для совершения операции кредитная организация оформляет распечатку на бумажном носителе электронного образца документа, соответствующую бланку установленной формы, либо содержащую все реквизиты, содержащиеся в нем.

1.7.4. Кредитная организация отказывает в приеме платежного (расчетного) документа, если удостоверение прав распоряжения счетом будет признано сомнительным либо при нарушении требований по оформлению документа.

Денежно - расчетные документы с исправлениями таких реквизитов, как сумма, наименования клиентов и номера их счетов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему банком к исполнению. Исключения допускаются в случае исправления номера счета доходов банка при уплате клиентами процентов по кредитам, комиссий и прочих доходов.

1.7.5. Если отдельная частная сумма, включенная в сводное платежное поручение не может быть зачислена на счет получателя или списана со счета плательщика, то соответствующая сумма по просьбе клиента может быть вычеркнута в момент приема документа с исправлением общей суммы сводного поручения. Каждое такое исправление оформляется подписью бухгалтерского работника и заверяется контрольной подписью главного бухгалтера кредитной организации или его заместителя.

При приеме распоряжений владельцев счетов с использованием электронных средств, а также при осуществлении межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается.

1.7.6. При приеме денежно - расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - могут проставляться работниками банка), соответствует ли печать и подписи (их аналоги) распорядителя счетом заявленным банку образцам.

Платежные (расчетные) документы, принятые кредитной организацией к исполнению, должны оформляться подписью бухгалтерского работника, осуществившего их прием и проверку, с указанием даты приема.

1.7.7. Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на кредитную организацию или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.

1.7.8. Жалобы на действия работников банка и другие претензионные письма по бухгалтерскому учету принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) банка или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены путем вывешивания объявлений. Бухгалтерским работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

1.8. Особенности совершения кассовых операций.

1.8.1. Кассовые операции совершаются с соблюдением требований Банка России по этим вопросам.

1.8.2. Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются централизованно контролером, рабочее место которого размещается по возможности в непосредственной близости от кассы. Этот контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих операционных работников и контролера банка;

в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

1.8.3. Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником на соответствующих бланках в двух экземплярах.

1.8.4. При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций, одновременно все листы кассового журнала после сверки оборотов с кассой.

1.8.5. Направление расходных кассовых документов контролером в кассу для оплаты производится внутренним порядком. Передача документов в кассу оформляется в специальном журнале под расписку. Журнал ведется ежедневно по следующей форме:

Дата указывается в начале записей за день.

Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первый экземпляр.

Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции, находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством, то по усмотрению руководителя кредитной организации может быть установлен порядок передачи кассовых расходных документов контролером кассиру, без его расписки.

1.8.6. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. При этом документы, подтверждающие взнос во вклад, и (или) банковская книжка выдаются вкладчику только после фактического поступления денег в кассу.

Приходный кассовый документ (объявление на взнос наличными), принятый или составленный бухгалтерским работником, подписывается им, заносится в кассовый журнал и внутренним порядком передается в кассу вместе с выписанной квитанцией за подписью бухгалтерского работника. При приеме денег от работников банка для зачисления на счет внутрибанковского значения приходный кассовый ордер выписывается в трех экземплярах, из которых один - это объявление на взнос наличными, второй - квитанция, третий - ордер.

Получив обратно из кассы ордер с подписью кассира, свидетельствующей о приеме им денег, второй экземпляр ордера, при приеме денег от работника банка бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на ордерах по ее образцу и делает в кассовом журнале условную отметку о возврате этих документов, после чего передает их на обработку по отражению операции в бухгалтерском учете.

Кассовый журнал по приходу кассы может вестись централизованно.

Суммы государственных доходов и платежей по обязательному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня бухгалтерским работником (ответственным исполнителем), ведущим эти операции на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.

1.8.7. Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешается составлять на листе бумаги на счетной машине в двух экземплярах с выведением частных итогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи в лицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанного на ленты, после проверки записей в лицевые счета прилагаются вместе с ордерами к объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам по счетам клиентов. Правильность заполнения этих ордеров проверяется бухгалтером - контролером вечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов - ответственными исполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписью бухгалтера - контролера или ответственного исполнителя на ордере к объявлениям.

1.8.8. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другой банк, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель или начальник отдела, который одновременно должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который обязан составить ордер на закрытие счета и представить его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю или начальнику отдела.

Неиспользованные расчетные чеки при наличии остатка на счете по учету задепонированных средств принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником, который одновременно проверяет и подписывает платежное поручение клиента на закрытие лицевого счета по учету задепонированных оставшихся неиспользованных средств.

Сданные неиспользованные чеки, погашенные в указанном выше порядке, помещаются в документы дня.

1.8.9. По денежному чеку (именному) деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не допускается, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским кодексом РФ.

1.8.10. Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки, как денежные, так и расчетные, должны быть обязательно заполнены в один прием от руки чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование кредитной организации в чеках и объявлениях могут обозначаться штампами.

1.8.11. Порядок нумерации объявлений на взнос наличных денег, а также квитанций к ним устанавливается главным бухгалтером банка или его заместителем в тех случаях, когда при приеме денег плательщику выписывается квитанция, в объявлении работником банка проставляются 3 последних знака номера выданной вносителю квитанции.

В выдаваемых банком квитанциях сумма прописью начинается обязательно в самом начале строки, свободное место в реквизите "сумма цифрами" и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.

Квитанции в приеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами или пастой шариковой ручки.

1.8.12. На денежных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей (чернилами или шариковой ручкой).

Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение этих отметок самими получателями, причем бухгалтерский работник банка, после проверки им предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, должен проверить правильность заполнения реквизитов этого документа, сличить имеющийся в нем образец подписи с распиской получателя на чеке или расходном ордере. Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющем личность получателя, заверяется подписью бухгалтерского работника на чеке или ордере.

1.8.13. Кредитная организация определяет документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам. При этом из кассы чеки должны выдаваться оформленные штампом банка, выдающего чеки, с указанием на каждом чеке номера счета, с которого будет оплачиваться чек, при выдаче чеков за плату - после внесения (перечисления) денежных средств. Выданные (проданные) за день чеки списываются с внебалансового счета по их учету на основании мемориального ордера, выписанного бухгалтерским работником.

Другие бланки строгой отчетности и разные документы и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков, ценностей и документов.

1.9. Все операции осуществляются кредитной организацией в соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" и перечнем операций, установленных лицензией Банка России.

Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящих Правил либо нормативных документов Банка России по отдельным операциям.

1.9.1. Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, должны при этом оформляться также с учетом требований Минфина РФ и Госналогслужбы РФ.

1.9.2. Операции проводятся, как правило, на основании принятых к исполнению документов клиентов.

Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласно требованиям настоящих Правил и нормативных документов Банка России по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др.

1.9.3. В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежных поручений, в кассовых ордерах и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

1.9.4. Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

1.9.5. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь:

контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

дату проводки;

подпись бухгалтерского работника, оформившего документ и совершившего операцию, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подпись контролирующего работника.

1.9.6. Счета, операции по которым должны проводиться с контрольной подписью контролирующего работника, приведены в Приложении к настоящим Правилам (Приложение N 9).

1.9.7. При совершении операций с использованием ЭВМ документ может быть оформлен путем распечатки на бумажном носителе его электронного образца, соответствующей бланку установленной формы, либо содержащей все реквизиты, предусмотренные бланком. При этом могут использоваться аналог собственноручной подписи, коды, пароли и иные средства, позволяющие однозначно идентифицировать ответственного исполнителя и контролера.

Дата, контировка и аналог подписи подлежат фиксации в электронном образце документа и обеспечиваться при его распечатке.

Подписями работников кредитной организации либо их аналогами оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в качестве оправдательных по совершенным операциям, так и экземпляры, подлежащие приложению к выпискам из счетов клиентов и к документам по межбанковским расчетам.

1.9.8. Проверка наличия на расчетно - денежных документах соответствующих подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции, а также правомерности исправления номеров счетов клиентов на расчетно - денежных документах возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на ВЦ. В кредитных организациях, учет которых механизирован на вычислительных машинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка, а также возможных изменений номеров счетов клиентов, которые могут вноситься в расчетно - денежные документы работниками банка. Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

1.9.9. Право подписания расчетно - денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно - денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.

Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно - денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Главный бухгалтер кредитной организации банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, группе переводного ключа, абонентскому телеграфу. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе, особенно в связи с увольнением работников банка.

Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно - денежных документах.

Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно - денежных документах утвержденным образцам работники должны иметь образцы их подписей.

Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.

1.9.10. В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных банком данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

2.1. Документами аналитического учета являются:

Лицевые счета. Порядок отражения операций по лицевым счетам определен при характеристике каждого счета (часть II). Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Реквизиты открываемых счетов и порядок их нумерации приведены в Приложении N 1 к настоящим Правилам.

Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. Используемые при нумерации лицевых счетов признаки закрытых договоров (счетов) могут присваиваться новым счетам с данным клиентом по истечении отчетного года (после 31 декабря), в котором был закрыт старый договор. В лицевых счетах должны показываться: дата предыдущей операции по счету, входящий остаток на начало дня, обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу (сводному документу), остаток после отражения каждой операции и на конец дня. Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах. В колонках лицевых счетов целесообразно отражать следующее: дата совершения операции, номер документа, номер корреспондирующего счета, суммы - отдельно по дебету, по кредиту, остаток.

В соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" порядок открытия, ведения и закрытия банком счетов клиентов, как в рублях, так и в иностранной валюте, устанавливается Банком России. Для открытия счета клиент представляет необходимые документы юридической службе кредитной организации, которая проверяет правильность оформления документов, оформляет договор банковского счета. Сформированное юридическое дело хранится в юридической службе. Иной порядок и место хранения юридического дела может устанавливаться внутренним регламентом кредитной организации.

Для открытия счета в бухгалтерию (главному бухгалтеру, его заместителю, начальнику отдела - в зависимости от порядка, установленного в банке) представляется распоряжение руководства банка об открытии счета с приложением карточки образцов подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиска печати, заверенной в установленном порядке. В распоряжении должен быть указан владелец счета, номер и дата договора банковского счета, порядок и периодичность выдачи выписок счета. Распоряжение после открытия счета с отметкой должностных лиц бухгалтерии, указанных выше, передается в юридическую службу для помещения в юридическое дело клиента.

Необходимое количество экземпляров карточек образцов подписей и печати для использования в работе ксерокопирует кредитная организация. Ксерокопии заверяет своей подписью главный бухгалтер кредитной организации или его заместитель.

Открытые счета клиентам регистрируются в книге регистрации открытых счетов. В этой книге должны быть следующие данные:

дата открытия счета;

дата и номер договора об открытии счета;

наименование клиента;

наименование (цель) счета;

номер лицевого счета;

порядок и периодичность выдачи выписок счета;

дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;

дата закрытия счета;

примечание.

В книге для каждого номера и наименования счета второго порядка открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу (сейфе). Ведение книги открытых счетов в ЭВМ нецелесообразно. В целях облегчения нахождения клиентов по книге регистрации открытых счетов в ЭВМ может вестись база данных - наименование клиента, номер лицевого счета, страница в книге регистрации.

Счета физических лиц по вкладам (депозитам) открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации (гл. 48). Открытые физическим лицам счета по вкладам (депозитам) отражаются в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях.

Если законодательством Российской Федерации не предусматривается сообщать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе "дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета" делается надпись "не требуется".

Лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п., также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям.

Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может осуществляться только с санкции главного бухгалтера либо его заместителя.

После открытия счета завизированные главным бухгалтером или его заместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, карточки образцов подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и периодичности выдачи выписок счета (распорядителям счета по доверенности, которая хранится вместе с карточкой образцов подписей, почтой, через специальные абонентские ящики, ежедневно, один раз в 3, 5, 10 и т.д. дней) передаются соответствующим работникам банка.

При временной замене документов (карточек с образцами подписей и других) по действующим расчетным, текущим и бюджетным счетам документы принимаются главным бухгалтером, или по его поручению - заместителем главного бухгалтера, либо начальником отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью.

В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание, куда перечислить остаток средств.

Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.

Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре.

Выписки лицевых счетов, изготовленные на ЭВМ, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации. Если по каким-либо причинам счет велся вручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью бухгалтерского работника, ведущего счет, и штампом кредитной организации. В таком порядке оформляется каждый лист выписки.

Выписки выдаются в порядке и сроки, указанные в карточках образцов подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первом экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп "Выписка выдана за "__" _______ 199_ г. в порядке ________________________.

Подпись работника банка _________________________

Дата "__" _______________ 199_ г.".

Изменение порядка выдачи выписок может быть допущено только в случаях, если выписку желают получить распорядители счетом (один из них). В других случаях отступление от согласованного с клиентом порядка может разрешить главный бухгалтер, его заместитель, начальник отдела.

По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.

На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, которым оформляются выписки из лицевых счетов, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.

Не заверяются оттиском указанного штампа лишние экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом банка на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.

Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок письменно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

Письменные и устные справки выдаются по счетам только в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" и другими законодательными актами.

В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или его заместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации, физическим лицом - владельцем счета. На титульной части дубликата делается надпись: "Дубликат выписки за "__" ____________ 199_ г.".

Дубликаты выписок из лицевых счетов составляются на бланках лицевых счетов с защитной сеткой. Если имеется техническая возможность, дубликаты выписок из лицевых счетов могут составляться на ЭВМ или получаться посредством ксерокопии.

Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером или его заместителем, или начальником отдела, скрепляется оттиском печати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.

На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись: "__" __________ 199_ г. Выдан дубликат выписки".

Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.

После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов;

бухгалтерский журнал, который предназначен для регистрации всех операций, проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путем в кредитной организации. Журнал ведется по форме, приведенной в Приложении N 10, в двух экземплярах. Кассовые журналы составляются в порядке, установленном по кассовой работе, в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документы дня, второй приобщается к бухгалтерскому журналу. Журналы хранятся в установленном порядке;

ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам. Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства кредитной организации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам. Ведомость остатков по счетам ведется по форме, приведенной в Приложении N 11;

ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств. Ведомость ведется по форме, приведенной в Приложении N 12, программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

2.2. Документами синтетического учета являются:

ежедневная оборотная ведомость. Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам, по форме, приведенной в Приложении N 13. Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого, на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты - нарастающими оборотами с начала года;

ежедневный баланс. Форма баланса приведена в Приложении N 14. Требования, которым должен отвечать баланс, изложены в первой части настоящих Правил. Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией. Балансы для публикации составляются на основе баланса по счетам второго порядка по формам, принятым в кредитной организации.

2.3. Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их поручению - заместителями.

Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

2.4. Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением в ЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению работник банка должен сверить:

соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале, оборотам, показанным в оборотной ведомости;

соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;

соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.

О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке.

При выявлении расхождений выясняются причины этого расхождения и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.

Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.

3.1. В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.

По лицевым счетам проверяется, все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов, правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведены исходящие остатки - соответствие их ведомости остатков по счетам, правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам, соблюдения правил выдачи клиентам выписок по счетам, правильность совершения исправительных записей, если они делались.

О произведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале за подписью лиц, проводивших проверку.

3.2. Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Контроль должен быть направлен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация, исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются бухгалтерскими работниками, ведущими соответственно дебетуемый и кредитуемый счета, только после проверки уже оформленного документа специально выделенным сотрудником (контролером).

При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручной подписью бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

В любом случае по операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником.

В дальнейшем под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии со ст. 160 ГК РФ.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель банка, наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетно - денежных документов по назначению.

Руководители банков обязаны обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя банка или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Штампы, кроме угловых (бланковых), в эту книгу не включаются.

Надежно должны храниться фирменные бланки с названием кредитной организации.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка, к экранам ЭВМ.

При применении технических средств руководителем кредитной организации должно быть обеспечено:

- ограничение доступа к совершению операций;

- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;

- невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;

- применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа.

3.3. Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль.

Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.

При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций.

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника проверялась в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в год.

Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных работников по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов, определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых учреждением банка операций.

Результаты последующих проверок должны оформляться справками; руководящие работники банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

3.4. Исправление ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров производится в следующем порядке:

3.4.1. Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей, до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись: "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляется текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником.

3.4.2. Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов, и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств.

Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.

В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах.

В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер.

Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

3.5. В случае, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета на другой счет либо в другой банк, то бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета.

3.6. В целях обеспечения составления годового отчета в целом по кредитной организации, получения полной и достоверной информации о работе кредитной организации часть операций за истекший год проводятся заключительными оборотами в соответствии с указаниями по составлению годового бухгалтерского отчета.

Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам и операциям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшего года.

Предельный срок совершения заключительных оборотов устанавливается Банком России. Главный бухгалтер кредитной организации имеет право устанавливать срок совершения заключительных оборотов только по внутрибанковским счетам, не включая счета клиентов, с таким расчетом, чтобы не задержать перечисление остатков централизованных счетов и высылку годового отчета банка в установленный срок с учетом указаний Банка России по этому вопросу.

Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся к прошлому году.

По внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.

В течение периода с 1 января по день окончания заключительных оборотов ведутся отдельные бухгалтерские журналы по этим оборотам, в которых январь месяц обозначается числом "13". Журналы эти брошюруются по дням проводки вместе с журналами по операциям нового года. На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись "По заключительным оборотам". Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельную пачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям нового года.

Сверка аналитического учета с синтетическим по оборотам производится раздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а остатки сверяются в обычном порядке.

До перечисления вышестоящему банку остатки по транзитным счетам сверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов.

По окончании заключительных оборотов составляется оборотная ведомость по всем заключительным оборотам, а также оборотная ведомость за год и баланс на 1 января, с включением заключительных оборотов.

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

4.2. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

4.3. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются после этих мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно - расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

4.6. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

4.7. В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала.

4.8. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

срок хранения ____________________

по операциям с драгметаллами:

бухгалтерские документы

______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ___________________

кассовые документы ______ руб. ___ коп. _________ руб. ___ коп.

срок хранения ____________________

и т.д. по документам с разными сроками хранения.

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись:

"документы сброшюрованы и подшиты ______________________(подпись)."

На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись главного бухгалтера или его заместителя или начальника отдела.

5.1. Бухгалтерская отчетность кредитными организациями представляется в объеме, порядке и сроки, установленными отдельными указаниями Банка России.

* * *

Филиалы, дополнительные офисы (отделения) кредитных организаций ведут бухгалтерский учет в порядке, установленном настоящими Правилами.

Главный бухгалтер -
Директор Департамента
бухгалтерского учета и отчетности
Банка России
Л.И.ГУДЕНКО