Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

2.2.1. Организация документов по исторически и/или логически связанным совокупностям документов

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.5).

2.2.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность - наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица - наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

- архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

- объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц

- родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

2.2.1.2. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

2.2.2. Организация документов по степени их ценности

2.2.2.1. Все документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящее значение для культуры страны, нужд государственного управления, обороны, международных отношений, для научных исследований, невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности или внешних признаков. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования (см. пп. 4.9-4.10).

2.2.2.3. В составе особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации выделяется часть документов, которые по своей исключительно высокой общекультурной, общеисторической, реликвийной значимости и материальной ценности имеют уникальный характер. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (см. п. 4.9), им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования.

2.2.2.4. Документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 6.1.5).

2.2.3. Организация документов по категориям доступа к ним

По категориям доступа документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.2.3.1. Открытыми являются все документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не отнесенные в установленном законодательством порядке к документам ограниченного доступа, а также документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, для которых их собственники не установили каких-либо ограничений по доступу.

2.2.3.2. К документам ограниченного доступа относятся документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащие государственную тайну (секретные), и документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера).

Использование документов ограниченного доступа до утраты ими секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке (см. п. 8.6).

2.2.3.3. Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в архив на постоянное хранение в собственность государства или на временное, в т.ч. депозитарное хранение, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре) (см. п. 8.6).