Законодательная база Российской Федерации

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда пользования

5.6.1.1. Объем страхового фонда измеряется в единицах учета и единицах хранения, а также в:

- кадрах - для копий документов на бумажной основе и фотодокументов;

- метрах - для копий кинодокументов;

- времени звучания - для копий фонодокументов;

- в мегабайтах - для копий машиночитаемых (электронных) документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии и копии фонда пользования, отснятые с документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; машиночитаемых (электронных) документов.

5.6.1.2. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения N 36, 36а) и описям страхового фонда (приложения N 37, 37а). Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение (приложение N 25) и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется запись о количестве поступивших в течение года страховых копий.

Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах.

Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в специальное хранилище, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования документов и передачи страховых копий в специальное хранилище к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).

5.6.1.3. В описях в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения, единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи.

5.6.2. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке

5.6.2.1. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке (приложение N 36), в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

5.6.2.2. На все страховые копии вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда (приложение N 37), нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

5.6.2.3. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

5.6.3. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах

5.6.3.1. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах (приложение N 36а), каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому фонду и описи отдельно.

5.6.3.2. Описи страхового фонда на микрофишах (приложение N 37а) составляются раздельно на страховые копии каждого фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром - соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования.

5.6.4. Особенности учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов

5.6.4.1. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов.

Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

5.6.4.2. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях 1.

5.6.4.3. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль - негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

5.6.5. Учет копий документов, созданных в процессе научно-информационной и иной деятельности архива и включенных в фонд пользования

5.6.5.1. Учет копий документов ведется в книге учета копий документов, состав реквизитов которой зависит от способа изготовления копий.

При значительных объемах копий, изготовленных разным способом, ведутся различные книги учета копий:

- на микрофильмах и микрофишах;

- фотокопий;

- на широкопленочных негативах, изготовленных при съемке графических материалов;

- на бумажной основе.

За единицу хранения копий документов в зависимости от способа их изготовления принимается:

- физически обособленный рулон микрофильма, комплекс микрофиш, отснятых с одного или нескольких дел;

- один или несколько фотодокументов определенного вида;

- комплекс листов копий документов, изготовленных машинописным или электрографическим способом.

Нумерация единиц хранения осуществляется по книге учета копий документов.

5.6.5.2. Одновременно с учетом копий в книгах учета на них составляются учетно-справочные карточки, или соответствующая информация вводится в БД. Учетно-справочные карточки составляются отдельно на каждую единицу хранения, единицу учета, при необходимости - на каждый документ и формируются в картотеки (по способу изготовления копий). Внутри каждой из картотек карточки располагаются в порядке возрастания номеров фондов, описей, единиц хранения, единиц учета, листов.

Отметка о наличии копий фонда пользования проставляется в графе "Примечания" описи напротив заголовка соответствующей единицы хранения, единицы учета.